Der Dokumententyp .xls – eine ausführliche Übersicht zu Excel-Dateien
| 8. Juli 2019
Das Dokumentdateiformat .xls verfügt über leistungsstarke Funktionen, wie beispielsweise die Möglichkeit, den Benutzer bei der visuellen Darstellung von Daten zu unterstützen. Nachfolgend beschreiben wir einige der wichtigsten Aspekte, die bei der Verwendung von XLS-Dateien zu beachten sind.
Was ist eine XLS-Dokumentdatei?
Das XLS-Dateiformat ist die Standarddateierweiterung für jedes Dokument, das mit der Microsoft Excel-Software erstellt wurde. Der Dokumentdateityp .xls verarbeitet Tabellenkalkulationsdokumente und lässt sich mit Microsoft Excel öffnen, bearbeiten und drucken. XLS steht in diesem Zusammenhang für Excel Tabellenkalkulation (‘Excel Spreadsheet’).
So öffnen Sie eine XLS-Dokumentdatei
Die übliche Methode zum Öffnen einer XLS-Dokumentdatei ist das Programm Microsoft Excel aus Microsofts Office-Paket. Dies schließt alle früheren Versionen des Excel-Programms bis zur aktuellsten Version mit ein.
Für Benutzer, die keine Produkte von Microsoft verwenden, gibt es zum Öffnen von XLS-Dateien Alternativen. Die am häufigsten genutzte Möglichkeit ist Microsofts eigenes Programm, der ‘Microsoft Excel Viewer’. Doch gibt es auch Software von Drittanbietern, die den Dateityp .xls öffnen kann, sowie auch Browsererweiterungen, mit denen Anwender XLS-Tabellen öffnen und bearbeiten können.
Die Vorzüge der Verwendung von XLS-Dateien
XLS-Dateien eignen sich hervorragend zum Speichern von Informationen, die in Form von Zeilen oder Spalten sortiert werden müssen. Das Dateiformat ist auch in der Lage, Daten in Form von Texten und Bildern zu verarbeiten. Es wird hauptsächlich im Unternehmensumfeld eingesetzt.
XLS-Dokumente können verschiedene Benutzereingaben so organisieren, dass sie sich gut visualisieren lassen und die Planung zukünftiger Aufgaben unterstützen. So könnten Benutzer beispielsweise Informationen über ihr Einkommen aus verschiedenen Jobs eingeben. Eine XLS-Tabelle könnte diese Daten so anordnen, dass die Anwender in der Lage sind, ihre Arbeit zu priorisieren.
Eine wirkungsvolle Einsatzmöglichkeit für XLS-Dateien ist ihre Unterstützung bei der Analyse wichtiger Daten. Eine weitere ist die Bereitstellung wertvoller visueller Darstellungen von großen Datenmengen, womit sie Unternehmen dabei helfen, diese Daten für die zukünftige Nutzung zu organisieren. Informationen lassen sich unter anderem dann am besten analysieren, wenn sie auf eine Art und Weise strukturiert werden, durch die Anwender einzelne Teilmengen visuell voneinander unterscheiden können. Dies wird durch das XLS-Format besser ermöglicht, als durch jedes andere Programm.
Wie und wann man ein XLS-Dokument konvertiert
Ein möglicher Grund zum Konvertieren einer XLS-Datei ist, dass Sie sie in einem weiter verbreiteten Format versenden wollen. Durch eine Konvertierung ist es einfacher, die Datei zu öffnen und es wirkt außerdem professioneller. Darüber hinaus verhindert diese Maßnahme eine versehentliche Bearbeitung und sonstige unbefugte Änderungen an der Originaldatei.
Die Konvertierung einer XLS- in eine PDF-Dokumentdatei beseitigt viele der Probleme, die Nutzern bei der Verwendung des Dateiformats .xls begegnen. Auch kann die Datei so von einer größeren Gruppe von Anwendern geöffnet werden.
So konvertieren Sie eine XLS-Datei in eine PDF-Datei:
- Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Excel und klicken Sie auf ‘Datei’.
- Klicken Sie auf ‘Exportieren’ und dann auf ‘PDF erstellen’.
- Wählen Sie die Inhalte aus, die Sie im PDF-Format speichern möchten.
- Speichern Sie die Datei am gewünschten Speicherort.
Der Dokument-Dateityp XLS erzeugt eine Struktur von Zellen, die als Felder für die Datenerfassung dienen. Dadurch lassen sich Informationen besser visualisieren, und die Effizienz von Projekten wird gesteigert. Vertiefen Sie Ihr Verständnis darüber, wann und auf welche Weise Sie das Format .xls sinnvoll einsetzen können und unterstützen Sie so den Erfolg Ihres Unternehmens.