Hier kommt Cumulus 9.2

Für mich als Produktmanager ist ein Major Release immer eine besondere Zeit. Endlich kann ich öffentlich verkünden, woran wir die letzten Monate gearbeitet haben – und das ist nicht wenig! Und wie ich es bei der Vorstellung unserer neuen Software-as-a-service-Lösung, Canto Flight, versprochen habe: wir haben Cumulus konsequent weiterentwickelt und auch keine Ressourcen abgezogen. Stattdessen läuft die Cumulus-Entwicklung mit Volldampf und in den nächsten Monaten wollen wir sogar noch einen Zahn zulegen.

Die Neuerungen in Cumulus 9.2 betreffen vor allem die folgenden drei Bereiche:

  • Social DAM
  • Workflows
  • Hybrid Cloud

Das wollen wir uns mal genauer ansehen, und dann noch einen Blick auf die weiteren Verbesserungen werfen.

Social DAM

Viele von uns organisieren ihr Leben mithilfe von sozialen Netzwerken wie Facebook – egal, ob es um die nächste große Party, eine politische Kampagne oder eine Bürgerinitiative geht. Wir gründen Interessensgruppen, schreiben Kommentare, lassen uns über Antworten benachrichtigen und können andere Benutzer direkt ansprechen, indem wir deren Benutzernamen erwähnen. Für die Meisten ist das alles ganz selbstverständlich, und andere gewöhnen sich schnell daran.

Diese Art der spontanen Zusammenarbeit funktioniert wunderbar auf dem Consumer-Markt, warum also nicht auch beim Verwalten von digitalen Assets? Es ist höchste Zeit für Social DAM! Zwar haben wir im Fall von DAM keine Interessengruppen – unser Interesse sind vielmehr die Assets, die wir verwalten. Die Möglichkeit, Dateien zu kommentieren (einschließlich grafischer Anmerkungen) ist daher ein Schlüsselkonzept von Cumulus. Ebenso die Möglichkeit, andere Benutzer zu „erwähnen“, damit sie benachrichtigt werden,  wenn man ihre Zuarbeit benötigt. Und dass man einzelne Dateien abonnieren kann, um automatisch einen Nachricht zu erhalten, wenn jemand diese Dateien verändert.

Die Möglichkeit, andere Benutzer direkt zu benachrichtigen, haben wir bereits in einem der letzten monatlichen Updates eingeführt. Kurz gesagt geht es darum, dass die Eingabe von @Benutzername in einem Kommentar bewirkt, dass eben dieser Benutzer eine Nachricht erhält.

Cumulus 9.2 at mention

Sobald du anfängst, einen Benutzernamen einzugeben, wird eine Liste von möglichen Treffern angezeigt. Wenn du den Kommentar dann abschickst, wird der erwähnte Benutzer per Email darüber informiert. Die Mail enthält auch einen direkten Link zur Kommentarseite, so dass der Benachrichtigte direkt antworten kann.

Außerdem kannst du Dateien jetzt abonnieren. Klicke dazu einfach auf das Abonnieren-Symbol auf der Profilseite einer Datei.

Sobald jemand die Metadaten der Datei ändert oder eine neue Version hochlädt, wirst du per Email darüber informiert. Ein Administrator kann festlegen, für welche Felder so eine Benachrichtigung verschickt wird. Damit wird verhindert, dass Benutzer ständig Mails zu irrelevanten Änderungen erhalten.

Ein anderes wichtiges Tool im Zusammenhang mit Social DAM sind Links zu Kollektionen. In Cumulus kannst du Dateien, die du mit anderen teilen möchtest, sammeln und dann einen Download-Link zu dieser Kollektion verschicken. Andersrum geht es aber auch: du kannst einen Link zu einer Upload-Kollektion verschicken, so dass die Empfänger Dateien hochladen können. Mit der neuen Version wirst du jedesmal per Email benachrichtigt, wenn eine Datei zu deiner Upload-Kollektion hochgeladen wird. Auf der Informationsseite einer Upload- oder Downloadkollektion wird immer angezeigt, wann jemand zuletzt darauf zugegriffen hat.

Mit den Social-DAM-Funktionen bringt Cumulus alles mit, was für eine spontane Zusammenarbeit mit anderen Benutzern nötig ist: Du kannst andere Benutzer benachrichtigen und wirst selbst über deren Änderungen und Updates an den Assets informiert.

Workflows

Die Social-DAM-Funktionen sind wunderbar für die schnelle Zusammenarbeit an einzelnen Dateien. Social-DAM ist aber nicht der richtige Werkzeugkasten, wenn es darum geht, dass jede einzelne Datei einen ganz bestimmten Prozess durchlaufen soll. Wenn du etwa eine rechtliche Freigabe brauchst, bevor eine Datei benutzt werden kann, willst du dich nicht darauf verlassen müssen, dass jemand zufällig die zuständige Person aus der Rechtsabteilung per Kommentar benachrichtigt hat. Stattdessen sollte die Datei der Rechtsabteilung zugewiesen und nicht benutzt werden dürfen, bis sie ordnungsgemäß freigegeben ist.

Cumulus unterstützt jetzt solche Status-basierten Workflows. Zuerst werden die Stati definiert, die eine Datei durchlaufen kann, und es wird bestimmt, welche Mitarbeiter die Datei in welchem Status bearbeiten dürfen. Dann werden noch die Aktivitäten für den Übergang der Datei von einem Status zum nächsten festgelegt. Mit Aktivitäten können Metadaten oder Rechtevorlagen zugewiesen oder Asset-Aktionen ausgeführt werden, wenn ein Benutzer sie aufruft.

Cumulus 9.2 workflow

Wie die Abbildung zeigt, bekommt jeder Benutzer in seiner persönlichen To-Do-Liste die Dateien angezeigt, die ihm momentan zugewiesen sind. Die Toolbox auf der rechten Seite enthält alle Aktivitäten, die gemäß der Workflow-Definition ausgeführt werden können.

Man kann mehrere unabhängige Workflows definieren und diese denselben Dateien zuweisen. Während die Rechtsabteilung noch die Lizenz überarbeitet, kann Marketing bereits einen Bildbearbeitungs-Workflow einleiten. Workflows können automatisch gestartet werden, z.B. wenn eine Datei hinzugefügt oder geändert wird. Im nächsten Service-Update von Cumulus werden diese Status-basierten Workflows noch in RoboFlow integriert, unserer Komponente für automatisierte, integrierte Workflows.

Zum Thema Workflow-Support gehört auch die Möglichkeit, Emails entsprechend den Bedürfnissen der Benutzer zu gestalten. Mit Cumulus 9.2 führen wir Email-Vorlagen ein, die es Administratoren und Integratoren ermöglichen, das Layout jeder von Cumulus versendeten Email komplett anzupassen. Die Texte können in  der Sprache der Empfänger gehalten und das Aussehen der jeweiligen Corporate Identity angepasst werden.

Zu einem guten DAM-Workflow gehört ferner die Möglichkeit zu kontrollieren, was einem Katalog hinzugefügt wird. Mit einem Prefiller beispielsweise müssen Benutzer für jede neue Datei auch gleich bestimmte Metadaten ergänzen. Beim Upload erscheint ein Dialog zur Eingabe der zusätzlichen Informationen, die dann mit den Metadaten der Datei gespeichert werden.

cumulus 9.2 prefiller

Oft möchte man verhindern, dass identische Dateien mehrfach hochgeladen werden. Dafür gibt es jetzt die inhaltsbasierte Dublettenprüfung im Web Client. Wenn der Web Client ein Duplikat entdeckt, kennzeichnet er den Upload als gescheitert und zeigt einen Link zu der bereits existierenden Datei an.

cumulus 9.2 no duplicates

Manchmal reicht eine simple inhaltsbasierte Dublettenprüfung nicht aus. Mit speziellen Upload-Validatoren können Dateien auch noch nach anderen Kriterien geprüft werden werden. Solche Validatoren kommen zum Zug, bevor eine hochgeladene Datei einem Katalog hinzugefügt wird. Sie sind nicht darauf beschränkt, die Datei mit dem zu vergleichen, was bereits in Cumulus enthalten ist, sondern können auch Abfragen an externe Systeme umfassen. Beispielsweise könnten Bilder abgewiesen werden, die das falsche Farbschema benutzen oder solche, für die keine gültige Lizenz vorliegt.

Status-basierte Workflows sind ein großartiges Mittel zur Rationalisierung von Asset Management  Prozessen. Dazu demnächst mehr in einem anderen Blogpost mit einem konkreten Beispiel.

Cumulus Hybrid-Cloud

Die Verwaltung der IT-Infrastruktur ist eine komplexe Angelegenheit. Viele Unternehmen suchen nach Wegen, sich davon zu entlasten. Mit dem neuen Amazon S3 AssetStore ermöglichen wir es Unternehmen, ihre Assets in Amazon S3 zu speichern, so dass sie keinen eigenen Dateiserver mehr verwalten müssen.

Verglichen mit einer Inhaus-Lösung hat die Nutzung von Amazon S3 erhebliche Vorteile.  Amazon S3 bietet ist einen vollständig verwalteten Cloud-Storage-Service mit einer Zuverlässigkeit und Stabilität, die man selbst nur mit mehreren regional verteilten Rechenzentren erreichen könnte. Außerdem bezahlt man mit Amazon S3 auch nur das, was man tatsächlich nutzt – man muss also nicht schon Speicherplatz im Voraus kaufen, lange, bevor man ihn tatsächlich braucht.

Die folgende Darstellung zeigt, wie sich der Amazon S3 AssetStore in die Gesamt-Architektur einfügt:

Cumulus and Amazon Web Services

Die Metadaten einer Datei – einschließlich einer entsprechenden Miniatur – werden am Cumulus Server gespeichert, die Datei selbst in Amazon S3. Wenn ein Benutzer Metadaten ändert, ist nur der Cumulus Server involviert. Beim Herunterladen wird die Datei dann von Amazon S3 an den Benutzer geschickt, völlig transparent und ohne dass der Benutzer noch irgendwas zusätzlich tun muss.

Der Amazon S3 AssetStore benutzt auch Amazon CloudFront. Das ist ein weltweit verteiltes Content Delivery Network (CDN), das den schnellen Dateizugriff von überall her gewährleistet. Wenn ein Benutzer eine Datei anfordert, wird sie von Amazon CloudFront schnellstmöglich bereitgestellt, und zwar immer auch in der aktuellsten Version.

Mit dem Amazon S3 AssetStore stehen alle Einsatz- und Installationsmöglichkeiten zur Verfügung, um eine reine Cloud Lösung oder einen hybriden Ansatz zu realisieren. Der Cumulus Server und weitere Komponenten wie der Web Client können vor Ort in einem Rechenzentrum installiert werden, sie können aber auch in die Cloud verschoben werden. Der Amazon S3 AssetStore ermöglicht den Einsatz von Hybrid-Cloud-Lösungen. Man kann sogar die verschiedenen Speichermöglichkeiten miteinander kombinieren und beispielsweise nur bereits veröffentlichte Dateien auf Amazon S3 ablegen, damit von überall her schnell darauf zugegriffen werden kann. Das werde ich detailliert in einem späteren Blogpost beschreiben.

Sie möchten upgraden oder sich Cumulus 9.2 in einer persönlichen Demo anschauen? Dann kontaktieren Sie uns!

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