Deshalb hat das Erzbistum Bamberg von On-Premise in die Cloud gewechselt

Erzbistum Bamberg

Das Erzbistum Bamberg umfasst fast den gesamten Regierungsbezirk Oberfrankens, weite Teile von Mittelfranken und kleinere Gebiete von Unterfranken und der Oberpfalz. Von den knapp rund zwei Millionen Menschen, die hier leben, bekennen sich etwa 657.000 zur römisch-katholischen Kirche. (Stand: Dezember 2019)

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Dekanate10
Pfarreien367
Katholiken657.000
Seelsorgebereiche35

Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt setzen Canto ein. Wir stellen vor, wie Canto in unterschiedlichen Branchen und Situationen zum Einsatz kommt. Dieses Mal haben wir mit Jürgen Eckert gesprochen, Internet-Redakteur beim Erzbistum Bamberg.

Was ist Ihre Aufgabe?

Der Schwerpunkt meiner Tätigkeit als Internet-Redakteur beim Erzbistum Bamberg liegt in der Betreuung von Webseiten, die wir bei der Diözese betreiben. Wir haben derzeit mehrere Redaktionssysteme im Einsatz und bieten unseren Trägern – zum Beispiel Pfarreien, Kindergärten und anderen kirchlichen Trägern – an, diese für ihre Webseiten zu nutzen. In den 20 Jahren, in denen ich für die Diözese arbeite, sind so bereits fast 1.400 Homepages entstanden, die wir betreuen und weiterentwickeln.

Ich komme selbst nicht direkt aus der IT oder dem Journalismus – letzterer war für mich im Studium „nur“ ein Nebenfach. Meine akademische Ausbildung ist eigentlich Diplom-Pädagoge. Deshalb ist mir die berufliche Weiterbildung ein wichtiges Anliegen. Wir möchten unsere Redakteure daher soweit aus- und weiterbilden, dass sie mit Hilfe unserer Redaktionssysteme die Webseiten selbstständig pflegen können. Bei der Anzahl an Webseiten lässt sich das auch letztlich gar nicht anders bewerkstelligen.

Neben dieser Haupttätigkeit gibt es auch Zusatzprojekte und eines dieser Projekte war für uns das Thema „Bilddatenbank“.

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Wann sind Sie zum ersten Mal mit dem Thema DAM in Berührung gekommen?

Mit dem Thema digitaler Rechteverwaltung beschäftige ich mich beruflich schon länger. Ich hatte vorher schon mit Ihrem On-Premise-System Cumulus zu tun, das wir ebenfalls im Einsatz hatten. Für unsere Einsatzzwecke war das System aber zu komplex, so dass es nie in dem Maße genutzt wurde, wie es ursprünglich mal geplant war. Zum Vergleich dazu nutzen wir jetzt Canto etwa ein halbes Jahr und haben schon über 1.600 Assets, die wir verwalten.

Was hat dazu geführt, dass Sie von On-Premise in die Cloud gewechselt haben?

Solche grundsätzlichen Entscheidungen ziehen häufig viele Konsequenzen mit sich, die am Anfang nicht absehbar waren. Das Projekt war damals als übergreifendes Projekt aller Diözesen geplant. Aber auch wenn On-Premise-Installationen auf dem Papier nach zehn Jahren günstiger sind, fallen eben noch Wartungskosten an, wie zum Beispiel für das Einspielen neuer Updates. So wird eine On-Premise-Software schnell unattraktiv.

Dass wir mit Canto so zufrieden sind, liegt sicher auch daran, dass wir uns nicht selbst um den Betrieb des Systems kümmern müssen. Auch unser IT-Team, das aus 15-20 Mitarbeitern besteht, hat ganz klar als Vorteil von Canto gesehen, dass kein zusätzlicher großer Administrationsaufwand entsteht, der am Ende die Kosten in die Höhe treibt.

An welchem Punkt fiel bei Ihnen die Entscheidung, Canto einzuführen?

Der Grund, warum wir das Thema bei uns noch einmal angegangen sind, ist eigentlich das Resultat eines Erkenntnisprozesses, der bereits zwei, drei Jahre im Gang ist. Für unsere Pressearbeit sind Bilder Gold wert. Wenn wir neue Bildinhalte kaufen müssen, kostet das zum einen sehr viel Geld. Auf der anderen Seite hat niemand etwas davon, wenn unsere Fotos hier auf unserem Dateisystem herumliegen und niemand darauf Zugriff hat. Da bietet mir Canto die Möglichkeit, eine „Goldgrube“ aufzutun, also unseren Bildschatz zu heben.

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Wie sieht denn ein typischer Workflow bei Ihnen aus?

Es gibt da mehrere Anwendungsfälle bei uns in der Diözese. Sagen wir mal, es gibt einen Trauerfall einer Persönlichkeit. Dann brauchen wir möglichst schnell ein Bild dieser Person für die Medien, die anfragen. Wenn man den eigenen Bildbestand nicht richtig geordnet hat, verliert man sehr viel Zeit damit, dem gesuchten Foto hinterher zu jagen. Mit einer Bilddatenbank kann ich alle Fotos strukturiert ablegen. Somit ist das dann kein Problem mehr, schnell das gewünschte Bild zu finden.

Ein weiterer Anwendungsfall sind Pressemeldungen. Früher haben wir Bilder zu den Texten direkt per E-Mail an die Pressevertreter geschickt. Das hat den Datenverkehr größer gemacht. Jetzt verschicken wir einfach den Link zum Bild in Canto – das macht es uns auch wesentlich einfacher, mit den Redakteuren zu kommunizieren. Eine weitere Stoßrichtung ist der Aufbau eines Portals, bei dem Redakteure dann auch selbst Bildmaterial herunterladen können, etwa wenn sie das Portrait des Bischofs für eine Publikation benötigen. Der Einsatz von Canto macht hier vieles einfacher.

Worin liegt denn hier der Vorteil eines DAM-Systems?

Ein großes Problem, das sicher alle Redakteure kennen, ist das Thema Urheberrecht. Ich brauche ja nicht nur ein gutes Bild, sondern auch eines, das ich für meine Arbeit rechtlich einwandfrei nutzen darf. Wir arbeiten viel mit Fotografen zusammen und haben viele Mitarbeiter, die selbst sehr professionelle Fotos machen. Mit Canto haben wir die Möglichkeit, unseren Bildbestand anderen zur Verfügung zu stellen. Damit machen wir das Leben der haupt- und ehrenamtlichen Redakteure um ein Vielfaches einfacher.

Wir als Kirche sind sicher sehr gut beraten, uns gerade in der aktuellen Situation wirklich gut um unsere Ehrenamtlichen kümmern: Das sind die Menschen, die wirklich etwas bewegen. Wir sollten unsere Ehrenamtlichen unterstützen, wo wir können. Canto ist ein gutes Instrument für uns, um andere in ihrer Arbeit zu unterstützen, weil unsere Redakteure so etwas Arbeitszeit sparen und schneller die Medien bekommen, die sie brauchen.

Als Kirche können wir da natürlich nicht jede beliebige Cloud-Lösung nehmen. Mit Canto sind wir auf der sicheren Seite.

Jürgen Eckert – Internet-Redakteur

Wie lief denn Ihr DAM-Projekt mit Canto ab?

Ein ganz wichtiger Partner für uns war hier unser Kollege des Bistumes Würzburg, Tobias Otto, der uns sehr geholfen hat, das System aufzubauen. Wir hatten am Anfang eher den Ansatz, ein relativ weit verzweigtes Ordner-System anzulegen, um die Fotos darin zu sortieren. Aber alle Konzepte, die wir erwogen haben, waren nicht gerade ein Heureka-Erlebnis.

Die Kollegen in Würzburg hatten ihr ganzes Cumulus-System hingegen schlicht auf sechs Hauptordnern aufgebaut, in denen die Medien vorsortiert werden. Und der Rest wird einfach über die sehr gute Bildersuche mit Metadaten und Verschlagwortung gemacht. Das Konzept haben auch wir übernommen: Wir haben ein sehr einfaches Organisationsprinzip und finden die Fotos über die Filterfunktion. Hier war das Bistum Würzburg wie gesagt ein toller Partner, der uns mitgenommen und an etlichen Stellen sehr weitergeholfen hat.

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Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?

Es gibt zum einen die Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit, der ich selbst auch angehöre. Wir sind derzeit sieben Personen, die Zugriff haben. Unser Partner, der Caritas-Verband, ist ebenfalls mit zwei Redakteuren vertreten. Dann gibt es noch das Erzbischöfliche Jugendamt, das Archiv der Diözese und das Diözesanmuseum als Einrichtungen, die sehr viel Bildmaterial haben und auch an Canto angeschlossen sind. Insgesamt sind es bei uns 13 Mitarbeiter, die mit Canto arbeiten.

Wer ist denn bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Federführend verantwortlich für das System sind meine Kollegin bei der Caritas und ich. Wir administrieren das System. Die anderen Benutzer stellen Bildmaterial ein und laden auch Inhalte aus Canto herunter.

Aber grundsätzlich ist es bisher so, dass der Administrationsaufwand sich sehr Grenzen hält, sobald das System einmal aufgesetzt ist. Hierbei hat uns Ihr Kollege Herr Kühnel sehr gut unterstützt!

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Es geht bei uns in erster Linie um Fotos. Was in naher Zukunft noch kommen wird, sind Pressemeldungen. Denn durch die gute Durchsuchbarkeit von PDFs und die Verknüpfbarkeit von Bild und Text ist es für uns ein interessantes Feature, die Pressemeldungen ebenfalls in Canto zu verwalten.

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Woher kommen die Fotos bei Ihnen?

Aus ganz verschiedenen Quellen, vor allem auch aus alten Archiven. Wir haben zum Beispiel sehr viele Schwarzweißfotos, die für Rückblicke und Chroniken interessant sind. Bei denen wissen aber oft nur noch sehr wenige Personen, wer oder was darauf zu sehen ist. Von daher müssen wir schauen, dass wir da vorwärtskommen. Sonst laufen wir Gefahr, dass am Ende keiner mehr diese Bildschätze nutzen kann.

Sie hatten ja schon erwähnt, dass Sie mit Canto auch eine Zeitersparnis festgestellt haben. Wie zeigt sich das in Ihrer täglichen Arbeit?

Ich merke das vor allem bei den Kollegen: Wenn bei uns Pressemeldungen entstehen, geht das jetzt schneller als vorher. Sprich, wenn wir jetzt eine aktuelle Meldung machen und ein Bild vom letzten Jahr brauchen, wissen wir nun, wo wir nachschauen müssen. Die ganze langwierige Bildsuche, bei der wir zuvor viel Zeit verbrannt haben, ist mit Canto kein Thema mehr.

Auch die Sicherung der Bilder nimmt uns Canto ab. Früher musste man dafür sorgen, dass die Bilder hier bei uns lokal gesichert sind und nicht einfach verloren gehen. Das alles entfällt, seitdem wir Canto einsetzen. Das macht das Handling von Bildern sehr viel einfacher.

Was ist Ihr Lieblings-Feature?

Was wir hier sicher am häufigsten benutzen, sind die Links aus Canto, über die wir Inhalte bereitstellen. Das ist für meine Arbeit eine gute Ergänzung, wenn ich zum Beispiel Schulungsvideos in Canto hochlade und dann über Canto zur Verfügung stelle. Das ist mit Sicherheit unser Lieblingsfeature, weil wir es einfach am häufigsten einsetzen!
Canto ist ein großer Gewinn für unsere Arbeit, weil wir Bilder direkt hochladen und verfügbar machen können. Als Kirche können wir da natürlich nicht jede beliebige Cloud-Lösung nehmen. Mit Canto sind wir auf der sicheren Seite.

Vielen Dank für das Interview.