So nutzt ESTREL Berlin Canto für PR und Marketing

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Das ESTREL Berlin ist Deutschlands größtes Hotel mit Kongress- und Event-Bereich. Wir haben mit Miranda Meier über ihre Tätigkeit als Pressesprecherin gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe beim ESTREL Berlin?

Ich bin Pressesprecherin und arbeite im PR- und Marketing-Team hier beim ESTREL Berlin. Das ist Europas größter Hotel-, Congress- und Entertainment-Komplex. Gleichzeitig ist das ESTREL auch das größte Hotel Deutschlands mit 1125 Zimmern. Wir richten hier im Jahr bis zu 1.800 Weltkongresse und Tagungen aus, genauso wie auch Medien-Events. Und das beschreibt auch unsere Hauptzielgruppe: Veranstaltungsplaner und Geschäftsreisende. Wir sind dabei eher ein klassisches Kongress-Center mit Hotel als ein Hotel mit einem Veranstaltungsbereich. Außerdem haben wir mit „Stars in Concert“ eine eigene Show-Produktion. Und aus diesen drei Bereichen – Hotel, Veranstaltungen und Entertainment – setzt sich die Dachmarke ESTREL Berlin zusammen.

In der PR- und Marketing-Abteilung sind wir für die Kommunikation und das Marketing aller drei Säulen verantwortlich und kümmern uns um die Pressearbeit, um Anzeigen, um das Design sowie natürlich auch um unsere Internetpräsenzen. Wir sind ein Team aus drei Mitarbeiterinnen und einer Werkstudentin – also relativ überschaubar im Vergleich zu den insgesamt 550 Beschäftigten.

Wann sind Sie zum ersten Mal mit dem Thema Digital Asset Management in Berührung gekommen?

Wir haben einfach eine unglaubliche Menge an Bildmaterial, die sich in den letzten 25 Jahren angesammelt hat, seit es das ESTREL Berlin gibt. Wir fotografieren eben sehr viele Veranstaltungen oder auch Künstler, die bei unseren Shows auftreten, und so haben sich entsprechend viele Bilder auf verschiedenen Datenträgern angehäuft. Diese liegen teilweise auf Netzwerk-Servern in unserem Intranet, teilweise auch auf externen Speichermedien. Die Fotos aus der Frühphase des ESTREL gab es wirklich nur in analoger Papierform. Das ist natürlich schwierig, wenn beispielsweise ein Kollege anruft und sagt: „Habt ihr nicht mal ein Bild von einer Veranstaltung von vor zehn Jahren – das Bild mit dem grünen Teppich!“ Dann fängst du erstmal an zu recherchieren, wo dieses Foto sein könnte. Das war natürlich immer sehr zeitaufwändig. Teilweise waren wir in der PR- und Marketing-Abteilung nur noch damit beschäftigt, Bildmaterial für Kollegen zu recherchieren, das Material dann zuzuschneiden und über Download-Links zu verschicken.

Deshalb war für uns irgendwann der Punkt gekommen, an dem wir gesagt haben: Das muss man doch zentraler steuern und digitaler verwalten können. So sind wir auf Canto gekommen.

Von wem bei ging denn die Initiative in Ihrem Unternehmen aus?

Der Anstoß dazu kam aus der Geschäftsleitung, die das Thema Digitalisierung bis zum Jahr 2020 ganz nach oben gestellt hat. Dementsprechend haben wir in meinem Team überlegt, welche Arbeitsprozesse wir gut und gewinnbringend digitalisieren können. Da waren wir im PR und Marketing schon relativ weit vorne und wollten auch beim Umgang mit digitalen Mediendateien eine Führungsrolle übernehmen.

So haben wir vor gut einem Jahr angefangen zu recherchieren. Sprich, ich habe mich bei Kollegen umgehört, die bei verschiedenen großen Hotelunternehmen arbeiten und habe gefragt, mit welchen Systemen dort gearbeitet wird und wie die Medien-Assets organisiert sind – und da kam als Antwort immer wieder der Name Canto. Dementsprechend haben wir uns das System natürlich angeschaut und dann relativ schnell das Gespräch mit Ihren Experten gesucht.

Wie lief denn die Migration Ihres neuen DAM-Projekts mit Canto ab?

Zunächst haben wir das bestehende Bildarchiv erst einmal in das System hochgeladen. Das war bei etwa 8.000-9.000 Bildern natürlich ein gewisser Aufwand, weil wir uns jedes einzelne Foto noch einmal angeschaut haben, um sicherzustellen, dass es auch richtig verschlagwortet ist. Das haben wir im Team gemacht. Jeder hat zwei, drei Stunden am Tag die Bilder hochgeladen. Insgesamt hat die Startphase etwa dreieinhalb Monate gedauert, von der Vorbereitung des Systems bis zum Start.

Nachdem wir das System gefüllt hatten, haben wir angefangen die ersten Abteilungen als Consumer hinzuzufügen. Als erstes die Vertriebsabteilung mit 14 Personen. Die Kollegen aus dem Sales-Team sind viel unterwegs und hatten früher oft das Problem, dass sie im Gespräch mit einem Kunden gerne ein bestimmtes Foto zu einem Thema zeigen wollten, aber gar nicht die Möglichkeit hatten, dieses Bild so schnell zu finden. Dass Canto auch mobil so gut einsetzbar ist, ist da natürlich extrem praktisch. So können die Kollegen auf dem Mobiltelefon, dem Tablet oder dem Laptop – je nachdem, was sie gerade dabeihaben – schnell das Foto oder das entsprechende Video raussuchen und dem Kunden zeigen.

Wie haben Sie denn den Kollegen den Mehrwert Ihres Systems nähergebracht?

Wir haben für jeweils etwa fünf bis sieben Personen individuelle Workshops abgehalten und dort die neue Medienbibliothek in einem etwa 45-Minuten-Termin vorgestellt. Das reichte, um die wichtigsten Funktionalitäten vorzuführen und das Interesse zu wecken.

Nach und nach haben wir dann auch weitere Abteilungen hinzugefügt, so dass wir jetzt 60 Consumer haben und es kommen immer noch weitere Abteilungen hinzu. Unser altes System schalten wir sukzessive ab, so dass bald alle Mitarbeiter Zugriff auf unsere Bilder über Canto haben. So können wir auch sicherstellen, dass wirklich nur das neuste und beste Bildmaterial verwendet wird, das von uns freigegeben wird und z.B. keine alten Fotos von noch nicht renovierten Zimmern an Kunden rausgeschickt werden.

Wie haben Sie denn Ihr Metadaten-Konzept erarbeitet?

Wir haben uns zu Anfang des Projekts zusammengesetzt und uns überlegt, wie wir die Fotos verschlagworten wollen. Was brauchen wir? Wie arbeiten wir mit den Schlagworten? Legen wir die alle im Singular oder im Plural fest? Wie genau gehen wir ins Detail? Wir haben von Anfang an darauf geachtet, das einheitlich zu machen. Da wir ein kleines Team sind, haben wir uns relativ schnell einigen können. Zwischendurch, während wir die Bilder hochgeladen haben, kamen natürlich auch immer wieder weitere Fragen auf, die wir dann auf Zuruf innerhalb des Prozesses klären konnten. Wir sitzen hier alle in einem Büro und können dadurch solche Dinge schnell und unkompliziert besprechen.

Über welche Arten von Mediendateien sprechen wir bei Ihnen? Sind das vornehmlich Fotos oder sogar ausschließlich?

Nein, wir haben auch Videodateien, also unsere Imagefilme zum Hotel oder zu unseren Shows, aber auch Schnittbilder, die wir Fernsehsendern für Reportagen zur Verfügung stellen. Und wir haben natürlich auch Audio-Dateien, einzelne Songs von unseren Shows. Außerdem überlegen wir, im nächsten Schritt auch alle unsere Broschüren und PDFs mit Canto zu organisieren.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Unser Bildmaterial erstellen wir in erster Linie selbst. Dazu haben wir externe Fotografen, denen wir einen Upload-Link zur Verfügung stellen. So können sie das Bild- oder Video-Material direkt in das System hochladen. Das ist für uns eine ungeheure Erleichterung, die Dateien nicht mehr über We-Transfer-Links oder über eine Dropbox herunterzuladen – was bei uns im Unternehmen ohnehin nicht erlaubt ist – und deshalb immer einen Workaround benutzen zu müssen. Wir haben das Material einfach direkt in unser Medienbibliothek und das ist natürlich extrem hilfreich. Und die Kollegen, die als Consumer eingeloggt sind, sehen gleich: Hey, da ist neues Bildmaterial. Sprich, ich spare mir auch, das noch einmal kommunizieren zu müssen, dass wir jetzt was Neues in den Ordner XY hochgeladen haben. Die Kollegen sehen das neue Material einfach ganz oben auf ihrer Startseite, wenn sie sich einloggen.

Das heißt, die Benutzer sehen bei Ihnen gleich, was für sie relevant ist?

Genau. Zum einen sind die Benutzer die Kollegen aus den anderen Abteilungen. Zum anderen haben wir natürlich auch viele Anfragen von der Presse. Wir unterscheiden deshalb auch zwischen internen und externen Consumern. Die Pressevertreter können sich über unsere Portale einloggen und sehen dann das für sie freigegebene Material und können es auch gleich herunterladen. Das heißt, wenn wir neues Material hinzufügen, schauen wir natürlich auch gleich, wem wir das zuordnen und wer darauf zugreifen darf.

Wer ist denn bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Das ist bei uns eine Team-Aufgabe. Wir sind ein kleines Team. Meine Marketing-Kollegin und ich betreuen hauptsächlich die Fotoshootings und sorgen dann dafür, dass die Mitarbeiter hier im Haus das Bildmaterial über Canto bekommen können. Wir sind sehr froh, dass wir das Tool haben. Für mich und mein Team ist die Arbeit mit Canto einfach eine enorme Zeitersparnis – und die Kollegen aus den anderen Abteilungen sind froh, dass sie auch dann Bilder raussuchen können, wenn wir mal nicht im Büro sind.

Was ist denn Ihr Lieblings-Feature?

Ich liebe die Suchfunktion und die Möglichkeit, die Bilder im System zuschneiden zu können. So muss ich nicht erst die Datei herunterladen, dann mein Grafikprogramm aufmachen und die Größe ändern. Das ist unheimlich komfortabel, diese Schritte alle zu überspringen.

Wie viel Zeit verbringen Sie denn etwa pro Tag mit Canto?

Canto ist bei eigentlich immer in einem Browser-Fenster geöffnet, weil wir eben ständig auf unser Bildmaterial zugreifen. Ich denke, aktiv nutze ich Canto pro Tag vielleicht für eine halbe Stunde. Bei meiner Kollegin ist es etwa das gleiche.

Wenn wir gerade ein großes Foto-Shooting hatten und wir davon 400 Bilder bekommen, verwende ich Canto natürlich etwas länger, aber eine halbe Stunde ist ein realistischer Schnitt. Ich betreue auch unsere Social-Media-Kanäle und benutze deshalb Canto auch gerne von zu Hause aus – so kann ich schnell vom Sofa aus das Bild raussuchen, das ich zusammen mit meinem Artikel posten will.