Wie haben sich denn Ihre Ansprüche an ein Digital Asset Management-System mit der Zeit entwickelt?
Schlürmann:
Es gab bei uns tatsächlich schon relativ früh, Anfang der 2000er Jahre, eine Digital Asset Management-Lösung. Das war ein Redaktionssystem, in das eine eigene Medienverwaltung mit eingebaut wurde. Es zeigte sich aber damals schon relativ schnell, dass mehr Benutzer Bilder benötigen als die, die tatsächlich damit redaktionell arbeiten. Entsprechend wurde die Medienverwaltung damals wieder aus dem Redaktionssystem herausgelöst und in eine eigene Lösung überführt. Es zeigte sich aber wiederum bald ab, dass es nicht sinnvoll für uns ist, ein solches System selber zu entwickeln, weil das einfach zu viele Ressourcen und eine hohe Kompetenz in diesem Bereich benötigt.
Etwa im Jahr 2004 haben wir deshalb das erste System eingekauft. Dieses DAM-System wurde damals schon extern gehostet mit Hinblick darauf, dass wir von überall darauf zugreifen können müssen. Bald kamen aber neue Anforderungen dazu und wir mussten erneut das System wechseln. Es gab seitdem einen stetigen Wechsel von Systemen, aus denen wir schnell wieder „herausgewachsen“ waren. Es gibt dabei meistens um mehr Möglichkeiten: Mehr Benutzer, neue Features, mehr Benutzerfreundlichkeit…
Was haben Sie sich denn von dem neuen System erhofft?
Schlürmann:
Zunächst ging es uns bei der Entscheidung für Canto darum, ein System zu finden, das mit unseren Ansprüchen mitwachsen kann. Darüber hinaus ist jedoch die größte Erwartung, die wir haben, dass unsere Benutzer eigenständiger arbeiten können. Es geht dabei also viel um Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive Bedienung, die ohne lange Schulungen auskommt. Unsere Benutzer sind über verschiedene Länder verstreut und Sie können sich vorstellen, wie aufwändig es wäre, internationale Schulungen zu organisieren. Canto hat den Zuschlag bekommen, weil es so einfach funktioniert. Wir geben unseren Benutzern nur ein paar Dinge an die Hand und dann können sie im Prinzip schon anfangen zu arbeiten.
Das war deshalb für uns das wichtigste Kriterium – neben dem Preis. Daneben waren für mich aus IT-Sicht die Schnittstellen ein Kriterium: Wie komplex ist die API? Wie einfach ist es etwas zu entwickeln? Auch hier war ich von Canto angenehm überrascht. Tatsächlich war es ziemlich einfach unser Redaktionssystem anzubinden. Die Integration hierfür habe ich selber geschrieben. Alles ist sehr gut beschrieben. Ab und zu habe ich auch Hilfe bekommen von ihren Kollegen vom Support. Das lief sehr gut!
Liedtke:
Das kann ich bestätigen. Mir hat heute Morgen vor unserem Gespräch einer unserer Redakteure noch das Feedback mitgegeben, dass die Anbindung sehr gut läuft.
Wie lief Ihr DAM-Projekt mit Canto ab?
Schlürmann:
Wir – also Frau Liedtke und ich – haben uns erst einmal abgestimmt, wie wir die neue Struktur aufsetzen wollen. Unser altes System war in der Organisationsstruktur sehr detailliert, mit sehr vielen Ordner, sehr vielen Ebenen. Das wurde aber oft gar nicht richtig genutzt. Deshalb war unsere Frage zunächst erstmal, was wir davon überhaupt noch brauchen. Die neue Struktur sollte schlanker und weniger pflegeintensiv sein. Wir haben uns hier auch an den Empfehlungen von Ihren Kollegen orientiert, hier mehr mit der Suche und Metadaten zu arbeiten und weniger mit einem starren Organisationsprinzip.
Das zu klären, war im Prinzip für uns die größte Aufgabe. Als diese Fragen geklärt waren, konnte die Migration starten. Durch die Funktionen, die Canto hier bietet wie den Massen-Upload, ging das recht schnell.
Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?
Liedtke:
Bei uns im Haus sind das überwiegend die Kolleginnen und Kollegen der Kommunikationabteilung, also Marketing, Presse und Öffentlichkeitsarbeit. Das sind diejenigen, die sehr stark mit unseren Ehrenämtlern zusammenarbeiten. Über Canto stellen wir dafür die notwendigen Bilder und Dokumente für Aktionen und Stände zur Verfügung. Aber auch extern arbeiten einige Benutzer mit Canto. Wir haben viele Dienstleister, also Grafiker usw., die an das System angeschlossen sind. Das heißt, diese Dienstleister können sich selber einloggen und kommen mit dem System selber gut zurecht.
Schlürmann:
Insgesamt haben wir derzeit an Benutzern etwa 123 Konsumenten und 22 Redakteure. Wir haben Canto auch an unser Single-Sign-On angeschlossen, was auch sehr gut und einfach funktioniert hat.
Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?
Liedtke:
Neben Bildern und Videos legen wir auch die PDFs von unserem eigenen Magazin in Canto ab. Außerdem speichern wir in Canto auch Rohmaterial für die Filme und Musikclips.
Schlürmann:
Wenn wir uns die Verhältnisse anschauen, machen die 42.000 Bilder aber immer noch die Haupt-Medienart aus. Dann kommen die 1.000 Videos. Dazu kommen noch 1.000 Dokumente, z.B. Jahresberichte, usw.
Wir haben zwei Portale. Das ist zum einen ein öffentliches Portal, da kann jeder darauf zugreifen. Ein weiteres Portal ist mit einer Anmeldemaske versehen, das ist für unsere Dienstleister wie Agenturen gedacht. Die Portale unterscheiden sich vor allem darin, welche Bereiche man überhaupt sieht und welche Metadaten angezeigt werden.
Wie sieht denn ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?
Liedtke:
Wir konnten ja in diesem Jahr noch nicht reisen, so dass wir den Upload aus anderen Regionen noch nicht ausprobiert haben. Aber das ist bei uns unter normalen Bedingungen die Regel, dass Mitarbeiter die Bilder von überall hochladen.
Schlürmann:
Die Bilder werden dann noch einmal gesichtet, nachdem sie hochgeladen werden – es sei denn der Benutzer hat selber die Rechte, um die Inhalte freizugeben und in die Haupt-Bibliothek zu übernehmen. Danach stehen die Dateien zur Verfügung, etwa für die Verwendung durch unsere Agenturen.
Wer ist bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?
Liedtke:
Außer mir gibt es noch weitere Redakteure, die Inhalte sichten und freigeben. Im Grunde sind die Redakteure auch fachlich und inhaltlich verantwortlich. Dafür hatten wir zuletzt auch noch eine Schulung im Rahmen eines Webinars. Das klappt sehr gut.
Wie ist Ihre erste Erfahrung mit Canto in Bezug auf das tägliche Arbeiten im Team?
Liedtke:
Also ich kann sagen, Canto wird bei uns bereits ausgiebig genutzt und wir haben viel Beifall dafür bekommen, dass wir jetzt dieses leistungsstarke System haben. Grundsätzlich sind wir aber mit unserer Nutzung noch am Anfang. Wir sind gerade dabei unseren Mitarbeitern zu vermitteln, dass sie jetzt selber Verantwortung übernehmen für ihre Nutzung. Früher gingen diese Prozesse über mich. Jetzt, bei den Massen von Medien, wäre das gar nicht mehr möglich. Da muss der Redakteur selber entscheiden, welche Medien-Assets er benötigt.
Schlürmann:
Was ich mitbekommen habe, ist bisher sehr positiv. Es wird viel mit Upload-Links gearbeitet. Wir haben im Zuge der Pandemie auch unsere Auslandskontakte eingebunden über diese Funktion. Unsere Mitarbeiter in der Hauptbibliothek haben mir berichtet, dass sie jetzt Bilder viel schneller finden können, weil sie über die Volltextsuche gehen und dadurch jede Menge Zeit sparen im Verhältnis zur Ordnerstruktur. Im Großen und Ganzen wird das System gut angenommen!
Was ist Ihr Lieblings-Feature?
Liedtke:
Was wir am häufigsten benutzen, ist der Share-Link. Den kann man einfach kopieren, in eine E-Mail einfügen und ganz einfach bestimmte Materialien über Canto rausschicken ohne Download. Dieses einfache Teilen wird sehr viel genutzt!
Vielen Dank für das Interview.
