Warum die RWE Canto nutzt

RWE AG

Die RWE AG gehört zu den international führenden Anbietern von erneuerbaren Energien. Der erfolgreiche Umbau der Energieversorgung ist der Schlüssel für eine nachhaltige Zukunft. Deshalb setzt RWE konsequent auf Wachstum und investiert in den Ausbau der erneuerbaren Energien und Speichertechnologien. Die Aktivitäten konzentrieren sich auf die vier Tochtergesellschaften RWE Renewables, RWE Generation, RWE Power und RWE Supply & Trading.

RWE AG Logo
HauptsitzEssen
Gründung1898 (Rheinisch-Westfälisches Elektrizitätswerk AG)
Aktionsraumweltweit
Beschäftigte19.792

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Die RWE AG gehört zu den international führenden Anbietern von erneuerbaren Energien. Wir haben mit Andre Laaks über seine Tätigkeit als Bildredakteur gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe innerhalb der RWE AG?

Ich habe vor 30 Jahren als Fotograf in der Redaktion der RWE Mitarbeiterzeitung angefangen. Im Zuge der Digitalisierung hat sich das Berufsbild Fotograf, vor allem was das Thema digitale Bilddateien angeht, stark verändert. Seit 2006 speichern wir alle unsere Bilder ausschließlich digital. Mittlerweile sind wir als Team so aufgestellt, dass wir als Teil der Public-Relations-Abteilung die komplette visuelle Kommunikation der RWE AG verantworten. Ein Kollege kümmert sich um die Grafik, ein weiterer um Videoinhalte und ich hauptsächlich um den fotografischen Part.

Wie haben sich Ihre Ansprüche an ein Digital Asset Management-System mit der Zeit entwickelt?

Bevor wir Canto eingeführt haben, haben wir verschiedene andere Datenbanksysteme genutzt. Die Einführung war damals für uns eine riesige Hilfe. Bei über 30.000 Mitarbeitern gab es eine Vielzahl an Medienanfragen – sei es für Präsentation, das Intranet oder den Internetauftritt – das hat uns als Team schnell vor große Herausforderungen gestellt. Im Laufe der Zeit konnten die alten Datenbanken unseren steigenden Ansprüchen allerdings nicht mehr gerecht werden. Da wir zunehmend mehr Video-Inhalte produzieren, war uns schließlich klar, dass wir einen Schritt weiter gehen und uns im Zuge der konzernweiten Umstrukturierung modernisieren müssen.

Wir haben uns deshalb den Markt für Digital Asset Management (DAM) Tools erneut angeschaut und verschiedene Anbieter kennen gelernt. Insgesamt war ich von Canto sofort sehr angetan. Nicht nur die hohe Benutzerfreundlichkeit und der moderate Preis haben eine Rolle gespielt, sondern vor allem auch die vielen Anwendungsmöglichkeiten. Am Ende hat Canto dann auch bei unserer öffentlichen Ausschreibung das Rennen gemacht.

Was haben Sie sich von der Einführung eines neuen DAM-Systems erhofft?

Zu Beginn des neuen DAM-Projektes gab es außer der Medienbibliothek noch weitere Speicherorte. So hatte die Kommunikationsabteilung beispielsweise ein eigenes Laufwerk, wo Bilder und Videos abgelegt wurden. Dann gab es noch einen externen Dienstleister, der für unser Intranet und Internet Videos produziert und gehostet hat. Außerdem verfügt die RWE über ein umfangreiches historisches Archiv. Diese verschiedenen Bereiche wollten wir zentral zusammenführen.

Warum haben Sie sich für Canto entschieden? Wie lief die Einführung ab?

Neben einer intuitiven und unkomplizierten Handhabung ist vor allem der Punkt Datenschutz für uns sehr wichtig. In unserem Canto sind nur Bilder von Personen abgelegt, die dazu auch eine Einverständniserklärung ausgefüllt haben, das sogenannte Model Release. Wir produzieren ständig neue Inhalte, es vergeht kaum ein Tag, an dem kein Bild oder Video in Canto hochgeladen wird. Da muss einfach gewährleistet sein, dass die Persönlichkeitsrechte geklärt sind.

Anstatt also alle alten Dateien zu übernehmen, haben wir beim Start des Canto Projekts deshalb ganz bewusst von Null begonnen. Wir wollten einfach sicherstellen, dass alle Bilder, die in die das neue DAM-System kommen, aus urheberrechtlicher und datenschutzrechtlicher Sicht geklärt sind. Wenn ich heute ein Bild in Canto öffne auf der eine Person abgebildet ist, ist automatisch auch das unterschriebene Model Release mit der Datei verknüpft. So entstehen keine Unklarheiten mehr, was Freigaben und Nutzungsrechte angeht.

Insgesamt war die Einführung von Canto reibungslos. Wir haben sofort gewusst, dass Canto uns weiter nach vorne bringt.

Wir verwenden Canto auch, um Videos direkt aus dem Tool zur Verfügung zu stellen. Wir brauchen also keinen zwischengeschalteten Dienstleister mehr. Das ist eine richtig tolle Sache. Jetzt haben wir nur noch ein Tool – ich muss also nicht mehr in irgendwelchen Ordnern rumwühlen oder tausend Anrufe tätigen, bis ich das gefunden habe was ich suche. Es gibt tausend Sachen, die bei Canto einfach klasse sind!

Andre Laaks – Bildredakteur

Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto innerhalb der RWE AG? Wer ist bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Da die RWE AG weltweit tätig ist, nutzen unsere Kollegen von Amerika über Skandinavien bis Australien Canto.

Die Hauptpflege des DAM-Systems liegt dabei bei mir im Team. Wenn Assets hochgeladen werden, bekommen wir eine Benachrichtigung und prüfen die Dateien, bevor sie ins System freigegeben werden. Auch die Verwaltung der Nutzer liegt bei uns. Das geht in Canto zum Glück auch alles schnell und unkompliziert.

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Unser DAM-System zählt mittlerweile knapp 13.000 Assets. Der größte Teil besteht aus Bildern, Videos und Grafiken. Hinzukommen aber auch Mischformen aus Text und Bild zum Beispiel die Posts unseres Social-Media-Teams.

Besonders praktisch finde ich die Möglichkeit, dass man in Canto verschiedene Versionen eines Assets hinterlegen kann. Wenn es zum Beispiel eine neue Version eines Videos gibt, dann aktualisiere ich einfach die bestehende Datei und alle Links und Verknüpfungen bleiben erhalten.

Wir verwenden Canto auch, um Videos direkt aus dem Tool zur Verfügung zu stellen. Wir brauchen also keinen zwischengeschalteten Dienstleister mehr. Das ist eine richtig tolle Sache. Jetzt haben wir nur noch ein Tool – ich muss also nicht mehr in irgendwelchen Ordnern rumwühlen oder tausend Anrufe tätigen, bis ich das gefunden habe was ich suche.

Es gibt tausend Sachen, die bei Canto einfach klasse sind!

Wie ist Ihre erste Erfahrung mit Canto in Bezug auf das tägliche Arbeiten im Team?

Es ist deutlich einfacher geworden. Ich musste mir früher beispielsweise immer Gedanken machen, wie ich eine große Videodatei versenden kann. WeTransfer und Co sind aufgrund unserer IT-Sicherheitsrichtlinien keine Option.
Außerdem ist die Zusammenarbeit mit unseren externen Agenturen durch Canto spürbar einfacher geworden. Dank der Portal-Funktion von Canto haben unsere Dienstleister nun einen eigenen Bereich, in dem auch die entsprechenden Branding Regeln für sie hinterlegt sind.

Mittlerweile haben wir Canto so auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten, dass alle etwas davon haben – bis jetzt konnten wir fast jeden Wunsch unserer Kolleginnen und Kollegen erfüllen.

Gibt es denn schon Pläne, Canto weiter in Ihre Arbeitsprozesse einzubinden?

Was ich besonders spannend finde, ist die Integration mit den verschiedenen Adobe-Programmen, also dass man Canto mit Photoshop verbinden kann, ohne extra etwas herunter- und wieder hochladen zu müssen. Diese Funktion werden wir auf jeden Fall in Zukunft nutzen.

Man gewöhnt sich sehr schnell an den Komfort von Canto. Die Arbeit mit der Lösung ist für uns so wichtig geworden, dass wir heute sagen: Ohne Canto würden wir unser Arbeitspensum nicht mehr bewältigen können.

Was ist Ihr Lieblings-Feature? Warum?

Mein Lieblingsfeature ist die Teilen-Funktion. Egal welche Anfrage kommt, ich stelle mir die benötigten Assets einfach schnell zusammen und kann sie dann unkompliziert per E-Mail oder Link weiterschicken. Und zwar mit wenigen Klicks.

Vielen Dank für das Interview.