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PIM-System einfach erklärt: So funktioniert Produktdatenmanagement

von Canto  |  29. Juli 2025

Lesezeit 3 Min.
Das Titelbild für den Artikel PIM einfach erklärt zeigt Kosmetikprodukte und ein Dialogfeld mit Produktinformationen in einem PIM-System.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten 1.000 verschiedene Produkte und müssten deren Informationen auf zehn verschiedenen Verkaufsplattformen aktuell halten. Produktname, Beschreibung, Preise, Bilder – alles manuell zu pflegen wäre ein Vollzeit-Albtraum. Genau hier kommt ein PIM-System ins Spiel.

Was ist ein PIM-System?

PIM steht für “Product Information Management” – auf Deutsch: Produktinformationsmanagement. Ein PIM-System einfach erklärt ist wie eine zentrale Kommandozentrale für alle Ihre Produktdaten. Anstatt Produktinformationen überall einzeln zu verwalten, sammeln Sie alles an einem Ort und verteilen es von dort aus automatisch.
Stellen Sie sich ein PIM-System wie den Dirigenten eines Orchesters vor: Er sorgt dafür, dass alle Musiker zur richtigen Zeit das Richtige spielen. Nur dass in diesem Fall die “Musiker” Ihre verschiedenen Verkaufskanäle sind – Onlineshop, Amazon, eBay, Kataloge oder stationärer Handel.

Produktdatenmanagement einfach verstehen: Der Prozess

Der PIM-Prozess funktioniert in drei grundlegenden Schritten:

1. Daten sammeln (Input)

Alle Produktinformationen fließen in das PIM-System:

  • Grunddaten von Lieferanten
  • Produktbeschreibungen vom Marketing
  • Preise aus dem ERP-System
  • Bilder und Videos vom Design-Team
  • Technische Spezifikationen aus der Entwicklung

2. Daten anreichern (Enrichment)

Im PIM werden die rohen Daten veredelt:

  • Übersetzungen in verschiedene Sprachen
  • Kategorisierung nach Produktgruppen
  • SEO-optimierte Beschreibungen
  • Qualitätskontrolle und Vollständigkeitsprüfung
  • Anpassung an verschiedene Zielgruppen

3. Daten verteilen (Distribution)

Die aufbereiteten Daten gehen automatisch an alle Kanäle:

  • Onlineshop erhält vollständige Produktseiten
  • Amazon bekommt marktplatz-optimierte Titel
  • Print-Katalog erhält druckfertige Layouts
  • Außendienst hat aktuelle Produktblätter
Bilder einer Make-up-Marke mit den wichtigsten Produktdetails, mit denen PIM einfach erklärt werden soll.

Wann brauchen Sie ein PIM? Praktische Beispiele

Szenario 1: Der Online-Händler:
Sie verkaufen Elektronik über Ihren Shop, Amazon und Otto. Ohne PIM-Anwendung müssen Sie jede Preisänderung dreimal eingeben. Mit einer PIM-Software ändern Sie den Preis einmal zentral – fertig.

Szenario 2: Der internationale B2B-Anbieter
Ihre Maschinen verkaufen Sie in 15 Ländern. Die PIM-Lösung übersetzt automatisch Produktdaten und passt sie an lokale Standards an. Aus “110V” wird in Europa automatisch “230V”.

Szenario 3: Der wachsende Mittelständler
Sie haben 50 Produkte und wollen auf 500 wachsen. Ohne PIM-System bedeutet das zehnmal mehr manueller Aufwand. Mit PIM skaliert der Prozess automatisch mit.

Die häufigsten PIM-Missverständnisse

“PIM ist nur für Großunternehmen”
Falsch. Schon ab 100 Produkten oder drei Verkaufskanälen rechnet sich ein PIM-System durch gesparte Arbeitszeit.

“Unser Shop-System reicht doch”
Shop-Systeme sind für den Verkauf optimiert, nicht für das Datenmanagement. Bei komplexen Produktstrukturen oder mehreren Kanälen stoßen sie schnell an ihre Grenzen.

“PIM ist zu kompliziert”
Moderne PIM-Systeme sind benutzerfreundlich. Die meisten Mitarbeiter können nach kurzer Einarbeitung damit arbeiten.

Mit einer grafischen Darstellung der Hierarchie von Produktinformationen, wie Versandinformationen, Preise, Produktspezifikationen, SKUs und Produktinformationen, wird PIM einfach erklärt.

Konkrete Vorteile im Alltag

Zeit sparen:
Statt Stunden für Updates auf verschiedenen Plattformen brauchen Sie nur Minuten für zentrale Änderungen.

Fehler reduzieren:
Keine Tippfehler mehr durch mehrfache Dateneingabe. Einmal richtig erfasst, überall korrekt.

Schneller reagieren:
Neue Produkte sind in Minuten auf allen Kanälen live, nicht erst nach Tagen manueller Arbeit.

Besser verkaufen:
Vollständige, einheitliche Produktdaten führen zu höheren Konversionsraten.

Ist ein PIM das Richtige für Sie?

Ein PIM-System lohnt sich, wenn Sie mindestens zwei dieser Punkte bejahen:

  • Sie haben mehr als 50 verschiedene Produkte
  • Sie verkaufen über mindestens drei verschiedene Kanäle
  • Sie planen internationales Wachstum
  • Produktdatenpflege kostet Sie mehr als einen Arbeitstag pro Woche
  • Sie haben häufig Probleme mit veralteten oder falschen Produktinformationen

Der nächste Schritt

Vereinfacht bedeutet Produktdatenmanagement nicht, dass die Implementierung ohne Planung geht. Bevor Sie sich für ein PIM-System entscheiden, müssen Sie verstehen, welche PIM-Funktionen für Ihre Anforderungen unverzichtbar sind. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und definieren Sie klare Ziele.
Überlegen Sie: Welche Ihrer aktuellen Produktdaten-Probleme kosten Sie am meisten Zeit oder Geld? Diese Schmerzpunkte sollten bei der Wahl einer PIM-Lösung im Fokus stehen.
Ein gut implementiertes PIM-System wird schnell vom nützlichen Tool zum unverzichtbaren Geschäftspartner. Es gibt Ihnen die Freiheit, sich auf Produktentwicklung und Kundenservice zu konzentrieren, statt darauf Daten zu jonglieren.

Fazit: PIM-Systeme sind keine Raketenwissenschaft, sondern praktische Lösungen für ein alltägliches Problem. Sie schaffen Ordnung im Produktdaten-Chaos und geben Ihnen die Kontrolle über Ihre Verkaufskanäle zurück.

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