Kriterien & Tipps, wenn Sie die richtige PIM-Software auswählen wollen

Die Auswahl der richtigen PIM-Lösung ist eine strategische Entscheidung, die Ihr Produktdatenmanagement maßgeblich beeinflusst. Mit über 50 PIM-Anbietern am Markt kann die Frage, wie man die passende Pim-Software auswählen soll, schnell überwältigend komplex erscheinen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen ein strukturiertes Vorgehen für eine fundierte Kaufentscheidung.
Falls Sie noch unsicher sind, ob ein PIM-System für Ihr Unternehmen geeignet ist, empfehlen wir zunächst unseren Artikel zu den Grundlagen lesen.

Warum die PIM-Software-Auswahl so kritisch ist

Die Wahl der falschen PIM-Plattform kostet nicht nur Zeit und Budget, sondern kann Ihr gesamtes Produktdatenmanagement behindern. Studien zeigen, dass 40% der Unternehmen ihre erste PIM-Lösung innerhalb von drei Jahren wechseln müssen – meist aufgrund unzureichender Analyse der Anforderungen.

Die richtige PIM-Software hingegen:

• reduziert ihre Markteinführungszeit um bis zu 25 %
• verbessert die Datenqualität messbar
• skaliert mit Ihrem Unternehmenswachstum
• integriert nahtlos in bestehende Infrastrukturen

Strukturiertes Bewertungsframework: Die 5 Kern-Dimensionen

1. Funktionale Anforderungen (Gewichtung: 35%)

Datenmodellierung & -verwaltung:

• Flexible Attributstrukturen für Ihre Produktkategorien
• Unterstützung von Varianten, Bundles und konfigurierbaren Produkten
• Mehrsprachige Datenpflege und lokalisierte Inhalte
• Versionierung und Audit-Trail für Compliance

Integration & Konnektivität:

• Standard-Schnittstellen (REST API, GraphQL, EDI)
• Vorgefertigte Konnektoren zu ERP, E-Commerce, DAM-Systemen
• Echtzeit-Synchronisation vs. Batch-Verarbeitung
• Import/Export-Flexibilität für verschiedene Datenformate

2. Technische Architektur (Gewichtung: 25%)

Skalierbarkeit & Performance:

• Cloud-native vs. On-Premise-Deployment
• Horizontale Skalierung bei steigenden Datenvolumen
• Response-Zeiten bei komplexen Suchanfragen
• Unterstützung für gleichzeitige Benutzer

Sicherheit & Compliance:

• DSGVO-Konformität und Datenresidenz
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Verschlüsselung in Übertragung und Speicherung
• SOC 2, ISO 27001 Zertifizierungen

3. Benutzerfreundlichkeit (Gewichtung: 20%)

Nutzererlebnis:

• Intuitive Bedienoberfläche für verschiedene Nutzergruppen
• Bulk-Editing-Funktionen für Massendatenbearbeitung
• Workflow-Management mit Freigabeprozessen
• Mobile Zugänglichkeit für unterwegs

4. Anbieterfaktoren (Gewichtung: 12%)

Anbieter-Stabilität:

• Finanzielle Stabilität und Marktposition
• Roadmap-Transparenz und Innovationsgeschwindigkeit
• Kundenbasis und Referenzen in Ihrer Branche
• Support-Qualität und Service Level Agreements

5. Gesamtbetriebskosten (Gewichtung: 8%)

Kostenstruktur-Analyse:

• Lizenzmodell: Per User, per SKU, oder Flatrate
• Implementierungskosten und Projektdauer
• Laufende Wartung, Support und Updates
• Schulungsaufwand und Change Management

Die wichtigsten PIM-Anbieter im Überblick (Vendor Landscape)

Für Unternehmen (Enterprise-Segment)

• Akeneo: Open-Source-Basis, starke Community, entwicklerfreundlich
• Salsify: E-Commerce-fokussiert, umfangreiche Marketplace-Integrationen
• Stibo Systems: Manufacturing-Spezialist, komplexe B2B-Szenarien

Für den Mittelstand (Mid-Market-Segment)

• Pimcore: Open-Source-Flexibilität, DAM-Integration, kosteneffizient
• Plytix: SaaS-First, schnelle Implementierung, KMU-optimiert
• Catsy: Channel-Management-Fokus, Retail-orientiert

Speziallösungen

• InRiver: B2B-E-Commerce-Spezialist, komplexe Produktkonfigurationen
• Syndigo: Content-Experience-Plattform, Marketing-Integration

Systematische Anbieter-Bewertung (RFP-Template)

Phase 1: Anforderungserfassung

1. Business Requirements Document (geschäftliche Anforderungen): Definieren Sie Ihre unverzichtbaren Kriterien und wünschenswerten Extras
2. Technische Spezifikationen: Dokumentieren Sie Integrationsanforderungen und Systemlandschaft
3. Erfolgsmetrik: Legen Sie messbare KPIs für die PIM-Einführung fest

Benötigen Sie Hilfe bei der Einschätzung Ihres PIM-Bedarfs? Unser Guide “PIM einfach erklärt” hilft Ihnen bei der grundlegenden Bewertung.

Phase 2: Vorauswahl der Anbieter

• Erstellen Sie eine Long List von 8-10 potentiellen Anbietern
• Führen Sie eine Bewertung anhand Ihrer gewichteten Kriterien durch
• Reduzieren Sie die Liste auf 3-4 Anbieter für detaillierte Evaluierung

Phase 3: Demo-Bewertung

Standardisierte Demo (90 Minuten):

• Datenimport und -modellierung (20 Min.)
• Workflow Management und Freigabeprozesse (20 Min.)
• Integrationsszenarien mit Ihren Systemen (25 Min.)
• Berichts- und Analysefunktionen (15 Min.)
• F&A zu spezifischen Anwendungsfällen (10 Min.)

Demo-Bewertungscheckliste

Funktionale Bewertung:

• Handhabung Ihrer spezifischen Produktkomplexität
• Leistung bei realistischen Datenvolumen
• Anpassbarkeit ohne Programmierung
• Integrationsszenarien funktionsfähig demonstriert
• DAM-Funktionen verfügbar (nativ integriert oder separate Integration erforderlich)

Check des Benutzererlebnisses:

• Lernkurve für verschiedene Nutzergruppen akzeptabel
• Massenbearbeitungen effizient durchführbar
• Responsives Design auf verschiedenen Geräten
• Suchfunktionen intuitiv und performant

Praxistipps für die finale Entscheidung

Referenzanrufe strukturieren

Sprechen Sie mit mindestens zwei Referenzkunden je Anbieter auf Ihrer Shortlist. Konzentrieren Sie sich dabei auf:

• Implementierungsdauer und -herausforderungen
• Leistungsverhalten bei vergleichbaren Datenvolumen
• Support-Qualität in kritischen Situationen
• Unvorhergesehene Kostenfaktoren

Machbarkeitsnachweis definieren

Lassen Sie den bevorzugten Anbieter einen Nachweis der Machbarkeit (Proof of Concept, PoC) mit Ihren realen Daten durchführen:

• 2-3 repräsentative Produktkategorien
• Typische Integrationsszenarien
• Leistungstests mit Ihren Datenvolumen
• Benutzerakzeptanztests mit verschiedenen Interessengruppen

Vertragsverhandlungen vorbereiten

• Dienstleistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) klar definieren
• Skalierungsszenarien und Preisgestaltung verhandeln
• Ausstiegsstrategien und Datenportabilität sicherstellen
• Implementierungsgarantien und Etappenzahlungen

Der Weg zur optimalen PIM-Software-Entscheidung

Wenn Sie Ihre PIM-Software auswählen, können Sie nur selten einem allgemeinen Standardprofil folgen – sie muss zu Ihren spezifischen Anforderungen, Ihrer IT-Landschaft und Ihren Ressourcen passen. Das strukturierte Vorgehen mit gewichteten Bewertungskriterien minimiert jedoch das Risiko von Fehlinvestitionen.
Investieren Sie ausreichend Zeit in die Anforderungsanalyse und scheuen Sie sich nicht, detaillierte PoCs zu verlangen. Die beste PIM Software ist die, die nicht nur heute Ihre Bedürfnisse erfüllt, sondern auch in drei Jahren noch Ihr Wachstum unterstützt.

Sie möchten erfahren, wie eine integrierte DAM + PIM-Lösung Ihr Unternehmen optimal unterstützen kann? Vereinbaren Sie gleich Ihre persönliche Demo von Canto PIM