Welche Funktionen hat ein PIM-System? Vollständiger Feature-Überblick

Ein PIM-System ist nur so gut wie seine Funktionen. Doch bei der Vielzahl an verfügbaren Features verlieren Unternehmen schnell den Überblick. Welche PIM System Funktionen sind wirklich unverzichtbar für Ihren Erfolg? Und welche Features können Sie getrost als “wünschenswerte Extras” einstufen?
In diesem umfassenden Leitfaden erhalten Sie eine strukturierte Übersicht der PIM Features mit praktischen Anwendungsfällen und einer klaren Bewertungsmatrix für Ihre Auswahl eines geeigneten Anbieters. Falls Sie zunächst die PIM-Grundlagen verstehen möchten, bevor Sie in die Details einsteigen, empfehlen wir unseren Einsteiger-Guide.

Die Kern-Funktionen eines PIM-Systems

Datenimport und -integration

Was es macht: Automatisierter Import von Produktdaten aus verschiedenen Quellsystemen wie ERP, Excel-Dateien oder Lieferantenkatalogen.
Praktischer Nutzen: Ein Modeunternehmen kann täglich hunderte neue Produktvarianten aus dem Warenwirtschaftssystem übernehmen, ohne manuellen Aufwand. Die Integration erkennt automatisch neue Artikel und ordnet sie den richtigen Kategorien zu.
Bewertung: Unverzichtbar – ohne solide Importfunktionen wird Ihr PIM-System zur Datenbaustelle.

Datenvalidierung und -bereinigung

Was es macht: Automatische Prüfung der Datenqualität mit konfigurierbaren Regeln und Korrekturvorschlägen.
Praktischer Nutzen: Das System erkennt fehlende Produktbeschreibungen, inkonsistente Maßeinheiten oder doppelte Artikelnummern. Statt manueller Fehlersuche erhalten Sie konkrete Korrekturlisten.
Bewertung: Unverzichtbar – schlechte Datenqualität macht alle anderen Features wertlos.

Channel-Management und Multi-Channel-Publishing

Automatisierte Kanal-Aussteuerung

Was es macht: Bereitstellung von Produktdaten für verschiedene Verkaufskanäle mit kanalspezifischen Anpassungen.
Praktischer Nutzen: Ihr Online-Shop erhält hochauflösende Bilder und ausführliche Beschreibungen, während der Marktplatz-Feed nur die wichtigsten Attribute und komprimierte Bilder bekommt.
Bewertung: Unverzichtbar für Multi-Channel-Vertrieb, wünschenswert für reine B2B-Anwendungen.

Template-basierte Ausgabeformate

Was es macht: Erstellung verschiedener Ausgabeformate (XML, CSV, JSON) basierend auf vordefinierten Datenmasken.
Praktischer Nutzen: Amazon benötigt andere Datenstrukturen als Google Shopping oder Ihr eigener Webshop. Mit Vorlagen erstellen Sie alle Formate automatisch aus einer Datenquelle.
Bewertung: Unverzichtbar für E-Commerce, wünschenswert für reine Katalogproduktion.

Workflow- und Kollaborationsfunktionen

Approval-Workflows

Was es macht: Definierte Freigabeprozesse für Produktdaten mit Rollen- und Rechteverwaltung.
Praktischer Nutzen: Marketing erstellt Produktbeschreibungen, Einkauf prüft Preise, Geschäftsführung gibt finale Freigabe – alles automatisch nachverfolgt und dokumentiert.
Bewertung: Unverzichtbar für Unternehmen mit komplexen Freigabeprozessen, wünschenswert für kleine Teams.

Versionierung und Audit-Trail

Was es macht: Nachverfolgung aller Änderungen mit Zeitstempel und Benutzerkennung.
Praktischer Nutzen: Sie können jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Produktdaten geändert hat. Bei Fehlern kehren Sie einfach zur vorherigen Version zurück.
Bewertung: Unverzichtbar für regulierte Branchen, wünschenswert für alle anderen.

Digital Asset Management (DAM)

Medien-Verwaltung

Was es macht: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Produktbildern, Videos und Dokumenten mit automatischer Verknüpfung.
Praktischer Nutzen: Hochgeladene Produktbilder werden automatisch den richtigen Artikeln zugeordnet und in verschiedenen Auflösungen für verschiedene Kanäle bereitgestellt.
Bewertung: Unverzichtbar für bildlastige Sortimente, wünschenswert für technische B2B-Produkte.

Automatische Bildbearbeitung

Was es macht: Automatische Anpassung von Bildgrößen, Komprimierung und Format-Konvertierung.
Praktischer Nutzen: Ein Produktfoto wird automatisch in Web-optimierter Qualität für den Online-Shop und in Druckqualität für Kataloge bereitgestellt.
Bewertung: Wünschenswert – spart Zeit, ist aber nicht geschäftskritisch.

Funktions-Prioritäts-Matrix für Ihre Anbieterauswahl

Geschäftskritische Funktionen (Must-Have Features)

Datenmanagement:

• Bulk-Import/-Export
• Datenvalidierung
• Such- und Filterfunktionen
• Kategorisierung und Attributverwaltung

Benutzerfreundlichkeit:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Responsive Design
• Bulk-Bearbeitung
• Undo/Redo-Funktionen

Integration:

• API-Schnittstellen
• Standard-Konnektoren (ERP*, E-Commerce)
• Webhook-Support

*) Besonders wichtig ist die nahtlose Anbindung an bestehende Systeme. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zur PIM vs ERP Integration.

Wünschenswerte Extras (Nice-to-Have Features, Wettbewerbsvorteile)

Erweiterte Automatisierung:

• KI-basierte Produktkategorisierung
• Automatische Übersetzungen
• Prognoseanalysen
• Automatische SEO-Optimierung

Zusammenarbeit:

• Kommentarfunktionen
• Task-Management
• Social Features
• Mobile Apps

Checkliste zur Evaluation von Anbietern

Technische Anforderungen:

1. Unterstützt das System Ihre spezifischen Datentypen?
2. Sind alle benötigten Integrationen verfügbar?
3. Wie skaliert das System mit Ihrem Produktportfolio?
4. Welche Performance bietet das System bei großen Datenmengen?

Funktionale Anforderungen:

1. Deckt das System Ihre wichtigsten Workflows ab?
2. Sind die unverzichtbaren Funktionen vollständig implementiert?
3. Wie flexibel ist die Konfiguration für Ihre Branchen-Spezifika?
4. Welche Reporting- und Analytik-Funktionen sind verfügbar?

Strategische Überlegungen:

1. Wie sieht die Entwicklungsplanung des Anbieters aus?
2. Welche Integrations-Partner sind bereits verfügbar?
3. Wie sieht der Support und die Implementierungsbegleitung aus?
4. Entspricht das Preismodell Ihrer Nutzungsintensität?

Fazit: Die richtige Feature-Balance finden

Ein PIM-System mit hunderten Features ist nicht automatisch besser als eines mit fokussierten Kernfunktionen. Entscheidend ist die Abdeckung Ihrer spezifischen Geschäftsanforderungen.
Unsere Empfehlung: Starten Sie mit einer klaren Definition Ihrer geschäftskritischen Anforderungen und prüfen Sie diese gegen konkrete Anbieter. Zusatzfunktionen können Sie später ergänzen – solide Grundfunktionen müssen von Anfang an stimmen.

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