Software as a Service (SaaS) hat bei der Interaktion zwischen Software und ihrer Geschäftsumgebung einen Wandel ausgelöst. Mit Funktionen für eine vereinfachte Integration und die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, hat SaaS die Arbeitswelt nachhaltig verändert.

Tatsächlich gestaltet SaaS die Arbeitsabläufe so grundlegend um, dass nicht nur die Arbeitsweise traditioneller IT-Abteilungen geändert werden muss, sondern auch die Medienbibliothek davon berührt wird. Diese muss nun nicht länger ein Durcheinander von falsch abgelegten Dateien in nicht zusammenpassenden Ordnern sein. Mit einer SaaS-Medienbibliothek, die über die Funktionen einer Digital Asset Management (DAM)-Software verfügt, lassen Sie die Grenzen gewöhnlicher Cloud-Speicher weit hinter sich.

Hier sind einige der Hauptargumente, warum eine digitale Saas-Medienbibliothek anstelle eines lokal installierten Systems verwendet werden sollte.

Grund Nr. 1: Geringere Kosten

Softwaresysteme einzuführen war in der Vergangenheit ein kostspieliges Unterfangen. Die Einführung eines SaaS-Systems ist hingegen äußerst kostengünstig. Aufgrund des Geschäftsmodells ‘Zahlung gemäß Bedarf’ eignet es sich für Budgets jeder Größenordnung.

Bei SaaS zahlen Sie lediglich für die von Ihnen gewünschten Services, ohne die Mehrkosten für Lizenzen oder sonstige ungenutzte Ressourcen zu tragen. SaaS bietet auch die Möglichkeit zeitbasierter Abonnements, bei denen Sie eine Pauschale für einen bestimmten Nutzungszeitraum pro Anwender zahlen.

SaaS bietet noch weiteres Einsparpotential – logistisch gesehen entfallen die Kosten für Installation, Wartung und Upgrade. Direkt nach Abschluss des Abonnements ist die Software einsatzbereit und bleibt dank geplanter automatischer Updates immer auf dem neuesten Stand. Der einfache Einstieg und die reduzierten Basiskosten wiegen einige der eher hinderlichen Risiken teilweise wieder auf, die sich aus einer solchen Entscheidung ergeben können.

Grund Nr. 2: Unbegrenzte Skalierbarkeit

Ein weiterer Grundsatz von SaaS lautet ‘Zahlung gemäß Ihrem Wachstum’. Flexibilität und Erweiterungsfähigkeit sind gerade bei Medienbibliotheken entscheidende Faktoren, da sie so umfangreiche Datenbestände enthalten. Normalerweise sind die anfänglichen Speicherkapazitäten recht groß, wie auch die Benutzerlizenzpakete.

Ist allerdings der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie für weiteres Wachstum bereit sind, brauchen Sie Ihr Abonnement nur an die veränderten Bedürfnisse Ihrer Medienbibliothek anzupassen. SaaS bietet die Möglichkeit, immer dann zu wachsen, wenn Sie es auch tun.

Zwei Kollegen sitzen an einem Schreibtisch vor einem Computer und diskutieren über die SaaS Medienbibliothek.
Ihre SaaS Medienbibliothek wächst, wenn Sie neue Kapazitäten benötigen.

Grund Nr. 3: Mehr Unabhängigkeit von IT-Abteilungen

Automatisierung ist das Aushängeschild für SaaS, und sie erstreckt sich von der Installation über Updates bis hin zur Wartung. Bislang wurden diese Aufgaben von den IT-Abteilungen vor Ort übernommen. Bei SaaS werden alle diese Aufgaben automatisch ausgeführt, so dass Ihre IT-Abteilung sich nicht darum zu kümmern braucht.

Außerdem gibt es im Rahmen der Cloud-Speicherung ein zentrales Rechenzentrum, in dem die Informationen automatisch gesichert werden. Zu den vielfältigen Vorteilen zählen u. a. weitere Sicherheits- und Datenrettungsfunktionen. Somit können Sie sich darauf verlassen, dass beim Hochladen Ihrer Mediendateien in ein DAM-System Ihre Daten geschützt und wiederherstellbar sind.

Grund Nr. 4: Neufokussierung der IT auf Aufgaben mit Mehrwert

Wenn Ihre IT-Abteilung effizienter arbeitet, können Sie sich ganz auf die dringendsten Probleme in Ihrem Unternehmen konzentrieren. So kann Ihre IT beispielsweise zur Beratung herangezogen werden. Mit Einführung von SaaS wurde der Markt mit Software übersättigt, die möglicherweise nicht den Anforderungen oder dem Umfang Ihres Unternehmens entspricht. Hier bedarf es der sachkundigen Beratung, die auch das Abteilungsbudget berücksichtigt – Ihre IT-Abteilung ist dafür der richtige Ansprechpartner.

Zwei IT-Mitarbeiter in einem Serverraum unterhalten sich über die optimalen Eigenschaften einer SaaS Medienbibliothek.
Dank der SaaS Medienbibliothek kann sich Ihre IT-Abteilung konzentriert anderen Aufgaben widmen.

Natürlich werden auch weiterhin Fehlerbehebung und technischer Kundendienst für die Infrastruktur zu den klassischen Aufgaben der IT-Abteilungen zählen. Doch entstehen auch neue Kompetenzen, die von fachkundigen IT-Profis übernommen werden, wie z. B. die Integration von Drittanbieteranwendungen, Cloud-Sprachen oder serviceorientierte Systemarchitektur.

Die Vielseitigkeit von SaaS und die damit einhergehende organisatorische Struktur einer Medienbibliothek ergeben in Kombination eine leistungsstarke Einheit.