Was ist ein PIM-System?

Canto PIM
Das Titelbild der PIM-Seite fragt "Was ist PIM?" und zeigt einen Computerbildschirm und zwei Hände, die die Informationssuche symbolisieren.

Ein PIM-System (Product Information Management) zentralisiert, organisiert und verteilt Produktinformationen wie Beschreibungen, technische Daten und Marketing-Assets. Für Unternehmen im Einzelhandel, E-Commerce und der Konsumgüterindustrie ist es die zentrale Datenquelle für konsistente Produktdaten über alle Verkaufs- und Marketingkanäle hinweg. Auf dieser Seite erfahren Sie, was ein PIM-System auszeichnet, welche Vorteile es bietet und wann sich die Einführung lohnt.

Vorteile eines PIM-Systems

Zentrale Datenverwaltung

Ein PIM-System schafft eine einheitliche Informationsquelle (Single Source of Truth) für alle Produktinformationen. Statt Daten in verschiedenen Systemen und Tabellen zu verwalten, haben Teams Zugriff auf aktuelle, vollständige Produktdaten aus einer zentralen Plattform. Das reduziert Fehler und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

Schnellere Markteinführung

Durch automatisierte Workflows und vordefinierte Datenstrukturen beschleunigt ein PIM-System die Produkteinführung. Teams können neue Artikel schneller erfassen, anreichern und über alle Kanäle verteilen – ohne manuelle Datenübertragung zwischen Systemen.

Höhere Datenqualität & Konsistenz

PIM-Systeme überwachen die Vollständigkeit von Produktdaten und warnen bei fehlenden Informationen. Durch Validierungsregeln und standardisierte Datenfelder bleibt die Qualität hoch, während konsistente Formate für einheitliche Darstellung in allen Kanälen sorgen.

Effizientere Prozesse für Produktteams

Von der Dateneingabe bis zur Publikation: PIM-Systeme optimieren Arbeitsabläufe durch klare Zuständigkeiten, automatische Benachrichtigungen und die Möglichkeit, Daten parallel zu bearbeiten. Teams sparen Zeit bei Routineaufgaben und können sich auf strategische Produktentscheidungen konzentrieren.

Für wen eignet sich ein PIM-System?

Unternehmensgrößen: PIM-Systeme eignen sich für mittelständische Unternehmen ab 50 Produkten und Konzerne mit Tausenden von Artikeln. Entscheidend ist weniger die Größe als die Komplexität der Produktdaten.

Branchen: Besonders profitieren E-Commerce-Unternehmen, Einzelhändler, Hersteller von Konsumgütern (CPG), Modeunternehmen und Industrieausrüster mit umfangreichen Produktkatalogen.

Anzeichen für PIM-Bedarf: Ihr Unternehmen ist bereit für ein PIM-System, wenn Sie Produktdaten in mehreren Tabellen verwalten, häufig inkonsistente Informationen zwischen Kanälen auftreten oder die manuelle Datenpflege zunehmend Zeit kostet.

Abgrenzung zu verwandten Systemen

Unterschied PIM vs. ERP

Während ERP-Systeme betriebswirtschaftliche Prozesse wie Finanzen und Lagerverwaltung abbilden, fokussiert sich ein PIM auf marketing- und verkaufsrelevante Produktinformationen. Beide Systeme ergänzen sich: Das ERP verwaltet operative Daten, das PIM die für Kunden relevanten Produktdetails. Lesen Sie dazu auch unseren detaillierten Vergleich von PIM vs. ERP.

Unterschied PIM vs. MDM

Master Data Management (MDM) verwaltet alle Stammdaten eines Unternehmens – von Kunden bis zu Lieferanten. Ein PIM ist speziell auf Produktdaten ausgelegt und bietet tiefere Funktionen für die Anreicherung, Kategorisierung und kanalspezifische Ausgabe von Produktinformationen.

Zusammenarbeit von PIM und DAM

Digital Asset Management (DAM) organisiert digitale Inhalte wie Bilder und Videos, während PIM strukturierte Produktdaten verwaltet. In Kombination schaffen beide Systeme eine vollständige Content-Plattform: Das PIM liefert die Daten, das DAM die passenden visuellen Assets.

Eine Frau an einem Laptop betrachtet verschiedene Produktabbildungen mit zugehörigen Informationen in einem PIM-System.

Typische Funktionen eines PIM-Systems

Datenimport/-export: Automatische Übernahme von Produktdaten aus bestehenden Systemen und Export in verschiedene Formate für unterschiedliche Kanäle.

Channel-spezifische Ausgabe: Anpassung der Produktdaten an die Anforderungen verschiedener Verkaufskanäle – vom Online-Shop bis zum Printkatalog.

Workflow-Management: Strukturierte Freigabeprozesse mit definierten Verantwortlichkeiten und automatischen Benachrichtigungen bei Statusänderungen.

Rechte- & Rollensteuerung: Granulare Benutzerrechte bestimmen, wer welche Produktdaten einsehen, bearbeiten oder freigeben darf.

Für eine detaillierte Übersicht lesen Sie unseren Guide: Welche Funktionen hat ein PIM-System?

Beispielhafter Einsatz in der Praxis

Modeunternehmen: Ein Bekleidungshersteller nutzt das PIM-System, um für jeden Artikel Größentabellen, Materialzusammensetzung, Pflegehinweise und saisonale Kollektionszuordnungen zu verwalten. Die Daten werden automatisch an Online-Shops, Printkataloge und Retail-Partner übertragen – jeweils im passenden Format.

Elektronik-Einzelhandel: Ein Händler für Unterhaltungselektronik pflegt technische Spezifikationen, Kompatibilitätsinformationen und Zubehörempfehlungen zentral. Bei Produktupdates oder neuen Geräten werden alle Verkaufskanäle automatisch mit aktuellen Daten versorgt.

Nächste Schritte zur Einführung eines PIM

Interne Vorbereitung: Definieren Sie zunächst Ihre Datenstrukturen und Prozessanforderungen. Welche Produktattribute sind geschäftskritisch? Wie sollen Freigabeprozesse ablaufen?

Auswahlkriterien für PIM-Lösungen: Achten Sie auf Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit. Cloud-basierte Lösungen bieten oft mehr Flexibilität als On-Premise-Installationen.

Produktabbildungen in einem PIM-System, dazu ein Satz Symbole, der eine Kategorisierung in verschiedene Produktarten symbolisiert.

Häufige Fragen zu PIM (FAQ)

Ein PIM-System ist wie ein zentraler Produktkatalog, der alle wichtigen Informationen zu Ihren Artikeln sammelt und automatisch an verschiedene Verkaufskanäle verteilt. Lesen Sie dazu unseren Artikel PIM einfach erklärt. Die Hauptvorteile sind: einheitliche Datenqualität, schnellere Markteinführung neuer Produkte, effizientere Teamarbeit und konsistente Produktdarstellung über alle Kanäle. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Cloud-Lösungen starten oft bei wenigen hundert Euro monatlich, während Enterprise-Systeme mehrere tausend Euro kosten können. Der Markt bietet verschiedene Lösungen von spezialisierten PIM-Anbietern bis zu integrierten Plattformen. Eine Integration ist sinnvoll, aber nicht zwingend erforderlich. Die Verbindung ermöglicht jedoch automatische Datenabgleiche zwischen operativen und marketing-relevanten Produktinformationen.

Fazit

Ein PIM-System ist für datenintensive Unternehmen ein strategisches Werkzeug zur Optimierung von Produktprozessen. Es schafft die technische Grundlage für konsistente, hochwertige Produktinformationen und ermöglicht effiziente Marktbearbeitung über mehrere Kanäle hinweg.