Wieder mehr kreativen Freiraum – so nutzt Jenoptik Canto

JENOPTIK AG

Jenoptik ist ein global agierender Technologie-Konzern. Mit dem überwiegenden Teil des Leistungsspektrums ist Jenoptik im Photonik-Markt tätig. Zu den Kunden gehören vor allem Unternehmen der Halbleiterausrüstungsindustrie, der Automobil- und Automobilzulieferindustrie, der Medizintechnik, der Sicherheits- und Wehrtechnik sowie der Luftfahrtindustrie.

Logo von Jenoptik
Gründung 1991
Mitarbeiter4.043
Umsatz855 Mio. Euro in 2019
BrancheOptik und Elektronik

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Die JENOPTIK AG ist einer der größten Technologie-Konzerne in Deutschland. Wir haben mit Kristin Göring über ihre Arbeit als Specialist Corporate Communications gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe?

Ich bin Specialist Corporate Communications bei Jenoptik im Corporate Center und betreue Themen rund um Bilder, Videos und deren Organisation und Verwaltung, was mich zu meiner Aufgabe im DAM-System führt: Ich war an der Konfiguration und Einführung des Systems bei Jenoptik beteiligt, bin jetzt Administrator und betreue das DAM bei uns. Aber natürlich bin ich auch Nutzer.

Wie kam es denn zu der Entscheidung, ein Digital Asset Management-System anzuschaffen?

Unser Geschäft bei Jenoptik ist in operative Divisions aufgeteilt. Innerhalb dieser Divisions haben wir jeweils Teams aus Produkt- und Marketing-Spezialisten, die sehr nah an unseren Kunden arbeiten. Diese Teams hatten häufig das Problem, dass kreative Workflows – wie etwa der Austausch großer Dateien gerade mit Kollegen im Ausland – sehr mühsam und zeitaufwändig waren. Deshalb gab es seitens der Kollegen den Wunsch, unsere kollaborativen Prozesse besser aufzustellen, z.B., um über verschiedene Kontinente hinweg gemeinsam an der Erstellung eines Videos zu arbeiten. Die Frage war, wie unsere dezentralen Teams stärker und besser zusammenarbeiten können. So kamen wir auf Canto.

Das heißt, ein Hauptaugenmerk bei Ihrer Suche nach einem geeigneten DAM-System lag darauf, ihre Teams zusammen zu bringen?

Der Hauptantrieb des DAM-Projekts war es, den Kollegen zu ermöglichen, über Standort- und Ländergrenzen hinweg große Dateien problemlos auszutauschen, sie zu teilen – und mit ihnen produktiv zu arbeiten. Genau das war bis dahin immer schwierig, weil es dafür keine zentrale und leistungsstarke Lösung gab, die unseren Ansprüchen genügt hat.

Zusätzlich gab es aus unserer Sicht – also vom Corporate Center – das Problem, dass viele Medien-Assets auf verschiedenen Servern, Netzlaufwerken, Festplatten etc. lagen. Problematisch wurde das, wenn es hieß „Kannst du mir mal die Vorlage für die Broschüre XY vom letzten Jahr schicken?“ Mit einer zentralen Ablage für wichtige Medien-Assets gewährleisten wir deshalb mehr Klarheit, schnellere Verfügbarkeit und schnellere Bearbeitung.

Was bedeutet schnellere Bearbeitung?

Die Speicherung von Bildern in verschiedenen Formaten und Auflösungen raubte viel Zeit und das führte dazu, dass die gleichen Assets mehrfach vorgehalten wurden – jeweils spezifisch angepasst für die Webseite, für Social Media etc. Diese unnötige Duplizierung von Mediendateien hat das Wiederfinden von Bildern zusätzlich erschwert. Auch das wollten wir lösen.

Wie sind Sie vorgegangen, um aus dieser Situation heraus das richtige DAM-System zu finden?

Wir haben zunächst alle relevanten Anbieter am Markt verglichen, die in Frage kamen. Um das gerade erwähnte Problem der Bildduplikate zu lösen, sollte das neue System zur zentralen Medienschnittstelle werden. Sehr wichtig war uns deshalb auch eine Schnittstelle zu unserem CMS Sitecore, das die eigene Media Library ablösen sollte.

Aus den anfangs verglichenen Anbietern haben wir dann eine Longlist erstellt, die wir anhand unserer Kriterien zu einer Shortlist der Systeme kondensiert haben, die alle unsere Anforderungen potenziell erfüllen konnten. Im Vergleich zur Konkurrenz waren die Features von Canto deutlich robuster, weiterentwickelt und haben einfach einen durchdachteren Eindruck gemacht. Deshalb haben wir uns am Ende für Canto entschieden.

Canto erleichtert meinen Kollegen im Marketing die Arbeit mit digitalen Assets ungemein. Das Auffinden und Suchen klappt sehr gut. Gerade die Kollegen im Ausland schätzen das neue Tool.

Kristin Göring – Specialist Corporate Communication

Wie lief denn die Einführung mit Canto ab?

Wir hatten einen sehr strukturierten Partner von Canto bei der Einführung der Software. Entgegen landläufiger Meinung will ja auch die Einführung einer SaaS-Lösung gut durchdacht sein. Da wurden wir von Canto gut abgeholt mit einer Reihe von Konzept-Workshops, die wir hier mit Ihren Kollegen gemacht haben. Wir wurden sehr gut begleitet und erhielten immer in sehr kurzer Zeit eine Antwort, wenn sich Fragen ergaben. Die Einführung lief wirklich sehr gut ab.

Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?

Wir haben in Canto insgesamt rund 20 Kollegen, die die Inhalte einstellen und pflegen. Sie sind über unser Unternehmen verteilt tätig: Neben Deutschland arbeiten drei Kollegen von den USA aus, ein verantwortlicher Redakteur sitzt in Frankreich, einer in UK, ein weiterer in Asien. Weltweit haben wir einen internen Nutzerkreis von etwa 700-800 Mitarbeitern.

Zusätzlich haben wir ein öffentliches Presseportal, das für jeden zugänglich ist. Dort findet man z.B. unser Pressearchiv, eine Medienbibliothek usw.

Welche Arten von Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Aktuell ist es bereits so, dass alle Marketingbilder, die in der internen oder externen Kommunikation verwendet werden, in Canto abgelegt und verwaltet werden. Daneben haben wir auch Videos und geschlossene PDF-Formate in Canto – also fertige Broschüren, Flyer usw. Im nächsten Schritt möchten wir hier auch Dateien einbeziehen, wie z.B. InDesign-Dokumente, die noch in Bearbeitung sind. In Zukunft möchten wir außerdem unsere Zusammenarbeit mit Agenturen verstärkt über Canto abwickeln, um die Arbeitsprozesse hier durch Versionierung und Dateiaustausch zu erleichtern. Insgesamt reden wir hier von derzeit knapp 10.000 Dateien.

Wer ist denn bei Ihnen für die Pflege des Systems verantwortlich?

Das sind in aller Regel die Spezialisten aus den einzelnen Fachbereichen, die entweder die kreativen Assets erstellen oder Bilder und Kampagnen gestalten. Das Management des Systems ist so einfach bedienbar, dass dies bei uns innerhalb der Abteilungen passiert.

Wie wirkt sich denn der Einsatz von Canto auf Ihre Arbeit aus?

Canto erleichtert meinen Kollegen im Marketing die Arbeit mit digitalen Assets ungemein. Das Auffinden und Suchen klappt sehr gut. Gerade die Kollegen im Ausland schätzen das neue Tool.

Was ist Ihr Lieblings-Feature?

Sehr cool finde ich die GEO View-Funktion, mit der man Bilder auf der Weltkarte anzeigen lassen kann. Das Auto-Tagging finde ich ebenfalls sehr praktisch, weil uns das viel Zeit abnimmt, um Bilder wie Mood-Motive aussagekräftig zu beschreiben.

Und noch wichtig, auch wenn es im eigentlichen Sinn kein Feature ist: Der Canto Support ist wirklich extrem schnell, konstruktiv und gut!

Vielen Dank für das Interview.