MED-EL

Das Familienunternehmen MED-EL hat sich zum Ziel gesetzt Hörverlust als Barriere für Kommunikation und Lebensqualität zu überwinden. Da gerade bei implantierbaren Hörlösungen operative Eingriffe unumgänglich sind, muss viel Aufklärungsarbeit geleistet werden – ein Kernthema des Marketings der Firma –, um den Betroffenen mögliche Ängste zu nehmen und die Vorteile der Lösungen zu erklären. Entsprechend werden die begleitenden Materialien für MED-EL Produkte in verschiedenen Sprachen und Versionen bereitgestellt; so steht allein die Firmen-Webseite in über 40 länderspezifischen Versionen bereit.

Ingo Steinacker ist Senior Marketing Manager, Creative Services der Corporate Marketing Abteilung von MED-EL. Zu seinen Aufgaben zählt die B2C- und B2B-Kommunikation, worunter auch die Bereitstellung der Materialien in verschiedenen Versionen und Sprachen für die Partner des weltweiten Vertriebsnetzwerks fällt. Um dafür zu sorgen, dass die richtigen Materialien direkt an die richtigen Empfänger gelangen, setzen Ingo Steinacker und sein Team auf Canto als Digital Asset Management (DAM)-System.

Herr Steinacker, welche Art von Materialien und Dateien verwalten Sie in Canto?

Hauptsächlich nutzen wir Canto zur Speicherung, Verwaltung und Freigabe von Marketing-Materialien wie Broschüren und Flyern zu unseren Hörlösungen. Diese erstellen wir oft in mehreren Versionen, weil je nach Zielland andere Zulassungsanforderungen gelten können; das ist schon ein sehr komplexes Unterfangen.

Zusätzlich verteilen wir alle grafischen Elemente und Bausteine, die für die externe Kommunikation benötigt werden, über Canto. In unserer Canto Medienbibliothek ist so u.a. unsere gesamte Bilddatenbank untergebracht. Darüber hinaus speichern wir in Canto Videos, Präsentationen sowie interne Dokumente, die das Marketing für den jeweiligen Kontext benötigt.

Welche Abteilungen arbeiten bei Ihnen mit Canto?

Das DAM-System ist bei MED-EL eine Initiative der Marketing Abteilung. Alle Mitarbeiter können die über das System angebotenen Assets direkt über Canto, oder über eine der zahlreichen Integrationen abrufen. Im Laufe der Zeit wurden aber auch andere Unternehmensbereiche, die mit der Erstellung von Material für die externe Kommunikation befasst sind, als Contributoren in das System aufgenommen.

Das letzte Jahr hat gezeigt, dass die Implementierung von Canto ein voller Erfolg war. Wir haben aktuell 40 Contributoren; das sind hauptsächlich Mitarbeiter in unserem Hauptsitz, die mit der Content Creation beschäftigt sind und ihre Materialien ins System einpflegen.

Dazu gibt es in verschiedenen Vertriebsorganisationen vereinzelt Benutzer mit ähnlichen Rechten, die ebenfalls lokale Assets einspielen dürfen. Außerdem weiten wir das System gerade auf zwei zusätzliche Abteilungen aus, die ihre komplette Materialpalette über Portale in Canto zugänglich machen möchten.

Sie nutzen also auch Canto Portale. Wie viele insgesamt und wie?

Ja. Die Canto Portale finden insgesamt großen Anklang, weil die Benutzer die Verwendung als sehr angenehm empfinden. Mit den Portalen ist es außerdem möglich, die Nutzer auf die Inhalte hin zu führen und sie dabei zu unterstützen, in der Flut an Material das richtige Asset zu finden.

Bei MED-EL erhalten nur die Contributoren direkten Zugriff auf die Hauptbibliothek in Canto. Alle anderen Nutzer greifen über ein gebrandetes Hauptportal auf die Assets zu. Darin finden über 500 Benutzer eine optimierte Auswahl der Assets aus der Hauptbibliothek.

Dazu zählt zum einen die komplette Palette an Printmaterialien, die wir dort als web-optimierte PDF-Dateien vorhalten. Zum anderen ist so der größte Teil unserer Bilddatenbank für die Mitarbeiter über das Portal verfügbar, damit sie eigene Präsentationen und Dokumente unabhängig mit attraktivem Bildmaterial gestalten können. Das Hauptportal wird von den Nutzern sehr gut angenommen.

Neben dem Hauptportal wurde schon ein zweites Portal für unser Distributoren-Netzwerk eingerichtet. Es dient vor allem zur Bereitstellung und schnelleren Verfügbarkeit der Marketing-Materialien, die so direkt an ein weltweites Distributoren-Netzwerk gelangen, statt langwierig über verschiedene Zwischenpositionen weitergereicht zu werden. Mit dieser neuen Möglichkeit zur Distribution bekommen wir auch einen guten Überblick über die Performance der einzelnen Assets in verschiedenen Ländern: Was wird gebraucht, was wird wo eingesetzt und in welcher Version wird es dort verwendet.

Vollziehen Sie über das Reporting nach, was in den jeweiligen Ländern oder Bereichen heruntergeladen wurde? Werden sie auch für strategische Planungen verwendet?

Ja, die Reportings nutzen wir intensiv. Anhand der Zahlen aus Canto beurteilen wir, wie gut das DAM-System intern angenommen und verwendet wird. Und mit den Daten zu einzelnen Assets und Content Typen gestalten wir die Portal Landingpage so, dass relevante Assets möglichst leicht gefunden werden können.

Wir ziehen die Daten aus Canto ebenfalls heran, wenn wir entscheiden, ob wir ein Material weiterführen – allerdings fließen da natürlich noch viele Faktoren mit ein. Die Performance eines Assets ist da nur eines der Kriterien.

Die Informationen sind insgesamt sehr hilfreich für uns. Das Reporting in Canto ist auch wesentlich besser als in der Vorgänger-Software Cumulus.

Sie hatten also auch bereits Cumulus im Einsatz?

Ja. Die Anwendung gab uns damals bereits genau die Funktionen, die wir brauchten. Problematisch wurde es aber bei der Pflege der Infrastruktur; das war eine eher lästige Aufgabe für unsere IT, weil für Updates immer Ressourcen in der IT-Abteilung benötigt wurden. Je nach internen Prioritäten hat das oft zu langen Wartezeiten zwischen dem Release der Software bei Canto und dem Einsatz in unserem Unternehmen geführt.

Da Canto eine SaaS-Lösung ist, haben wir uns dieser Aufgabe nun gänzlich entledigen können, was schon eine deutliche Entlastung für alle Beteiligten ist. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass wir zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die neuesten Features der Software und Bugfixes haben.

Was sind für Sie die Vorteile eines DAM-Systems?

Für mich sind Digital Asset Management-Systeme ein Must-Have für Firmen ab einer gewissen Unternehmensgröße. Ich habe selbst miterlebt, wie mein Team teilweise den halben Tag nur E-Mails mit Bildanfragen bearbeitet hat. Diese wurden erst in Photoshop umgerechnet und dann per E-Mail zurückgeschickt, nur um dann die Rückmeldung zu erhalten, dass doch bitte das komplette Bild ausgetauscht werden soll, oder dass das Attachment zu groß war und nicht empfangen werden konnte!

Durch solch ineffiziente Abläufe vergeudet man einerseits Ressourcen erzeugt aber andererseits auch sehr viel Frustration bei allen Beteiligten. Es geht ein riesiges Potenzial verloren, denn die Assets sind zwar vorhanden, aber nicht jeder hat Zugriff. In den meisten Fällen ist die Möglichkeit zum Self-Service, also der eigenständigen Recherche die optimale Lösung.

Mein Team und ich können uns nun mehr darauf konzentrieren, die Mitarbeiter zu schulen und ihnen zu vermitteln, dass wir alle gemeinsam dafür verantwortlich sind, die Markenkonsistenz zu wahren, das Aussehen und die Erlebnisse mit unserer Marke einheitlich zu gestalten. Wir verwenden die gewonnene Zeit zum Beispiel für das Erstellen und Weiterentwickeln unserer Brand Templates und Guidelines, die wir selbstverständlich über Canto zur Verfügung stellen.

Auch wenn Mitarbeiter vereinzelt immer noch sagen, sie könnten gewisse Assets nicht finden, ist es für uns wesentlich einfacher als zuvor, weil wir dann z.B. eine Kollektion zusammenstellen und verlinken können, anstatt die Assets erst über einen anderen Cloud-Speicher bereitzustellen. Unsere Arbeit ohne DAM-System zu bewerkstelligen, können wir uns eigentlich gar nicht mehr vorstellen!

Können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie mit Canto monatlich bzw. in der Woche sparen?

Das hängt sehr davon ab, welchen Aufgabenbereich man betrachtet. Die reine Distribution der Assets wäre ohne die Unterstützung eines Systems wie Canto manuell gar nicht mehr von unserem Team durchführbar. Hier sparen wir uns also sehr viel Zeit. Andererseits muss das System aber auch gepflegt, Mitarbeiter konstant geschult werden – ohne dieses Investment bringt das beste DAM-System nichts.

Das Gute dabei ist, dass wir die Distribution ohne Mehraufwand skalieren können, und das ist insbesondere bei einem stetig weltweit expandierenden Unternehmen wie MED-EL Gold wert.

Wir sehen vor allem sehr große Zeitersparnisse, wenn wir über Canto und seine API andere Plattformen mit Assets versorgen. So müssen Assets nur einmal zentral gepflegt werden. Neben der Zeitersparnis haben wir durch die Integrationen auch mehr Konsistenz und bessere Datenqualität – das ist ein entscheidendes Kriterium, was Canto für uns unverzichtbar macht.

Verwenden Sie Integrationen, z.B. für Adobe InDesign?

Im Allgemeinen nutzen wir die Integrationen in Canto wie z.B. den Adobe Connector; es war einer der Gründe, weshalb wir uns auch damals schon für Cumulus als DAM entschieden hatten. Um wirklich effizient arbeiten zu können, ist es wichtig, dass die Assets ohne Umweg oder zusätzliche Tools in den Programmen verfügbar sind, in denen sie bearbeitet werden.

Haben Sie eine Lieblingsfunktion in Canto?

Mir persönlich gefallen die Möglichkeiten, die sich mit den Portalen eröffnen. Mein absolutes Feature-Highlight ist aber, dass wir unsere Videos mit eingebrannten Untertiteln bereitstellen können. Wir haben sehr viele Tutorials und Erklärvideos, die zeigen, wie unsere Geräte funktionieren. Diese werden teilweise mit Voiceover produziert und als eigenes neues Asset bereitgestellt. Viel häufiger erstellen wir Sprach- und Länderversionen, allerdings mit Untertiteln. Das ermöglicht uns einerseits, Übersetzungen schneller zu bewerkstelligen. Andererseits muss man bedenken, dass ein Großteil der Zielgruppe, für die wir diese Videos erstellen, nicht oder nur sehr schlecht hören kann. Entsprechend sind Untertitel für uns bei jedem Video eine Mindestanforderung.

Dank der Soft-Subtitles in Canto lösen wir intern ein riesiges Problem, denn das manuelle Herausrechnen jeder Version eines Videos entfällt. Wir können die Videos in Canto für unsere Mitarbeiter mit mehreren Untertitelspuren ausstatten. Die Mitarbeiter können dann entscheiden, ob und in welcher Sprache die Untertitelspur beim Download des Videos direkt in das Video eingebrannt werden soll.