Schwalbe zeigt Profil beim Thema Digitalisierung

Die Digitalisierung ist für zahlreiche Unternehmen sowohl Chance als auch Herausforderung. Schwalbe, die international renommierte Fachmarke für Fahrradreifen, bewältigt diese Transformation mit einer eigenen Abteilung. Wir haben mit Johannes Binner, dem Leiter der Fachabteilung gesprochen.

Herr Binner, was genau ist Ihre Aufgabe bei Schwalbe?

Ich bin Head of Digitalisation bei Schwalbe. Das heißt, ich bin für die gesamte Digitalisierung bei uns im Unternehmen verantwortlich. Das fängt an bei einer komplett neuen digitalen Architektur, die wir aufbauen, und geht dann natürlich weiter mit allen neuen Initiativen z.B. in Richtung digitales Marketing. Meine Verantwortung liegt u.a. darin, bereits angestoßene Prozesse weiterzuführen und das ganze Thema Digitalisierung auf eine neue Stufe zu bringen.

Wie sind Sie bei Schwalbe denn aufgestellt – ist Ihre Tätigkeit Teil des Marketings?

Insgesamt befindet sich Schwalbe gerade in einem Prozess der Transformation. Das Thema Digitalisierung ist uns dabei so wichtig, dass wir dafür einen eigenen Verantwortungsbereich geschaffen haben. Die Schnittmengen zum Marketing sind hier aber sehr groß.

Und in diesem Zusammenhang haben Sie auch entschieden sich beim Digital Asset Management (DAM) neu aufzustellen?

Wir haben uns hier zu Beginn des Prozesses beraten lassen und dann einige Schwerpunkte identifiziert. Ein Kernthema war die Architektur unserer Systeme. Es geht also nicht nur um DAM als solches – wir haben das von vorneherein im Zusammenspiel mit unserem Product Information Management System (PIM) gesehen, das ebenfalls komplett neu eingeführt wurde. Dadurch passen unsere Systeme sehr gut zusammen.

Was war denn hier Ihre Erwartungshaltung? Welche Probleme sollte das neue Digital Asset Management-System lösen?

Wir sind nach einer grundlegenden Analyse erstmal den Schritt gegangen und haben versucht einzelne „Quick Wins“ zu identifizieren, wo wir sehr schnell und sehr deutlich von einer Verbesserung profitieren können. In Bezug auf unser DAM-Projekt kam die Zielvorgabe aus dem Marketing: Wir möchten unseren Geschäftskunden einen effizienteren, besseren Service anbieten.

Schnell Prozesse zu digitalisieren – das haben viele Unternehmen spätestens seit dem Ausbruch der Covid19-Pandemie versucht. Sie haben damit aber schon deutlich früher begonnen, richtig?

Genau. Für uns war die Situation nach dem Ausbruch der Pandemie eine Bestätigung, dass wir hier auf einem sehr guten Weg sind, während viele andere versucht haben, auch auf den Zug aufzuspringen, der bei uns schon längst am Rollen war.

War für Sie die Einführung von Canto einer dieser Quick Wins oder ein Baustein in einer langfristigen Strategie?

Beides. Der Grundgedanke war, dass wir unsere sehr fragmentierte Systemarchitektur modernisieren wollten. Die Einführung von Canto war hier die Grundlage, uns erstmal neu aufzustellen, um dann später entsprechend skalieren zu können.

Was waren denn Ihre Prioritäten bei der Einführung von Canto?

Es ging uns um die schnelle Verfügbarkeit wichtiger Marken-Assets. Wir wollen davon wegkommen, dass alle Mitarbeiter ihre eigenen Tools oder private Cloud-Speicher benutzen, um Daten zu verschicken oder zu speichern. Ein DAM-System ergibt ja nur Sinn, wenn es auch alle verwenden. Deshalb war es uns auch sehr wichtig, dass das Handling für uns und dann natürlich auch für externe Benutzer so einfach wie möglich ist.

Zudem stand für uns im Vordergrund, unsere alte Mediendatenbank abzulösen. Diese war sehr schwerfällig, sowohl in der Leistung als auch in der Bedienbarkeit. Vor allem bot sie uns aber keine technischen Schnittstellen zur Integration in unsere Infrastruktur. Unser Canto ist jetzt über das PIM-System in das CMS unserer Website integriert.

Wie lief Ihr DAM-Projekt mit Canto ab?

Wir hatten uns im Vorfeld für ein neues PIM-System entschieden. Entsprechend sind wir auf die Suche gegangen nach einem DAM-System, das gut zu unserem bestehenden PIM passt.
Dadurch hat sich die Auswahl an möglichen Lösungen sehr schnell stark eingegrenzt. So sind wir auf Canto gekommen. Nachdem die Schnittstelle geklärt war, haben wir uns verschiedene Systeme zeigen lassen und haben uns dann als Team relativ zügig für Canto entschieden.

Welche Abteilungen sind bei Ihnen jetzt an Canto angeschlossen?

Das ist vornehmlich unsere Marketing-Abteilung, die grundsätzlich alle Workflows rund um das Asset Management abdeckt. Wir sind mit unserem DAM-System und der Schnittstelle zum PIM gestartet und können das bereits nutzen. In Zukunft werden wir etwa 2 bis 4 Administratoren haben, die sich um die Verwaltung der Assets kümmern. Dazu haben wir dann noch etwa 10 Benutzer im Marketing z.B. für Social-Media, Fotos und Videos, die dann ebenfalls mit dem Tool arbeiten werden.

Welche Arten von Mediendateien verarbeiten Sie denn mit Canto? Sind das vor allem Fotos oder auch andere Medienarten?

Grundsätzlich verwenden wir Canto für alle Arten von Mediendaten. Zum Start waren es vor allem Bilder. Schnell sind aber auch Produktvideos hinzugekommen. Wir arbeiten aber auch mit PDF- und anderen Office-Dokumenten. Auch Produktdaten-Blätter wollen wir künftig mit Canto organisieren. Das heißt, dass die Datenblätter, die ich mir später auf der Website herunterladen kann, dann direkt aus Canto kommen.

Wie sieht so ein Arbeitsprozess bei Ihnen aus? Sie erhalten von externen Agenturen oder Fotografen die Produktbilder oder Materialien, sortieren diese und übernehmen sie dann in die Medienbibliothek?

Ja, vereinfacht ausgedrückt läuft es genau so ab. Dazu hatten wir uns bereits im Vorfeld überlegt, wie wir das handhaben und wie wir einzelne Prozesse verbessern möchten. Und da standen zeitsparende Aspekte wie eine bessere Asset-Suche oder das Vermeiden von Dateiduplikaten im Vordergrund.

Wir sind natürlich grundsätzlich noch im Entwicklungs-Prozess, aber das feste Ziel ist, dass im DAM-System direkt nur nutzbare Dateien vorliegen, weshalb wir da aktuell vorher selektieren, welches Material tatsächlich hochgeladen wird. Langfristig ist aber auch schon angedacht, dass externe Nutzer die Dateien selbst nach Absprache hochladen können; Canto bietet da ja entsprechende Möglichkeiten.

Wer kümmert sich bei Ihnen um die Pflege des Systems, ist das nur das Marketing?

Ja, genau, wir verantworten das selbst und das ist auch so gewollt. Wir wollten unsere IT da nicht zusätzlich einbinden, da derzeit viele andere Projekte ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Bereits bei der Suche nach einem geeigneten System stand fest, dass wir eine Software-as-a-Service (SaaS-)Lösung wollten, bei der wir uns nicht auch noch um Update, Hosting usw. kümmern müssen. Dieser Aspekt war uns wichtig.

Wie hat sich Ihre Arbeit durch Canto verändert? Gibt es spürbare Verbesserungen?

Wir gehen allgemein strukturierter mit Daten um, d.h. wir überlegen uns, wie wir die Assets einsetzen, handhaben und wofür wir sie benötigen. Damit haben wir bereits einen wichtigen Punkt erreicht: wir versuchen aktiv, Datenmüll zu vermeiden.

Weiterhin finde ich die Gewissheit gut, dass ich mich um die auf der Webseite verwendeten Assets nicht nochmals kümmern brauche. Sie sind einfach über Canto eingebunden und über das PIM zugeordnet. Damit brauchen wir uns nicht noch einmal im CMS damit auseinandersetzen.

Wie kann man sich das genau vorstellen, könnten Sie da vielleicht einige Beispiele nennen?

Die doppelte oder dreifache Pflege oder bestimmte Korrekturschleifen, wie sie in der alten und fragmentierten Umgebung erforderlich waren, entfallen. Z.B. der Abgleich des Datenbestandes zwischen den Hauptsystemen. In dieser Hinsicht haben sich unsere Prozesse schon deutlich verbessert, wir sparen dadurch wirklich viel Zeit.

Vor kurzem haben wir beispielsweise ein Portal für den Fach- und Großhandel freigeschaltet, das unsere alte Mediendatenbank ersetzt. Da erwarten wir nach der Anlaufphase auch bessere Zugriffszahlen. Intern wird Canto schon jetzt gut genutzt. Mit entsprechender Werbung werden sicher auch externe Zugriffe zunehmen und das entlastet dann das gesamte Team, da dann mit Sicherheit weniger Asset-Anfragen eingehen werden.

Haben Sie eine persönliche Lieblingsfunktion in Canto?

Mir gefällt am meisten, wie komfortabel sich die Portale konfigurieren lassen. Ich kann da sehr granular Filter und Inhalte bestimmen und es sehr performant gestalten. Das macht mir extrem viel Spaß. Ich kann genau entscheiden, welche Ordner oder Assets aus dem Backend in ein konkretes Portal einfließen sollen, während wir den Überblick über alles behalten. Ich finde das wirklich klasse.