So vereinfacht das Stadtwerk am See Arbeitsprozesse mit Canto

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Deshalb stellen wir Ihnen in diesem Bereich vor, wie Canto in unterschiedlichen Branchen und Situationen zum Einsatz kommt. Dieses Mal haben wir mit Sebastian Dix gesprochen, Leiter der Unternehmenskommunikation beim Stadtwerk am See.

Was ist Ihre Aufgabe beim Stadtwerk am See? Wie kam es zum Thema Digital Asset Management?

Ich bin Leiter der Unternehmenskommunikation. Unsere Kommunikation ist zweigeteilt. Unsere Marketingabteilung kümmert sich um Produkte, Preise und Kunden, wir in der Unternehmenskommunikation haben eher die unspezifische Öffentlichkeit im Fokus. Wir haben also eher das Unternehmen an sich und die Marke im Blick. Die Marke Stadtwerk am See, die klassische Pressearbeit, die Website und auch Social Media sind in unserer Obhut. Marketing und Unternehmenskommunikation arbeiten aber natürlich Hand in Hand.

Wir haben irgendwann festgestellt, dass wir zwar unendlich viele Bilder haben, diese allerdings auf verschiedenen Laufwerken abgelegt sind, mit unterschiedlichen Ordnerstrukturen und Kennzeichnungen. Wenn dann mal tatsächlich ein ganz bestimmtes Bild gebraucht wurde, mussten wir mitunter länger suchen. Das heißt, das Bildarchiv existierte eher in unserem Kopf, als dass es tatsächlich vorhanden war.

Warum haben Sie sich für Canto entschieden?

Wir hatten die Auswahl zwischen vier verschiedenen Anbietern, die wir uns genauer angeschaut haben. Letztendlich haben wir uns für Canto entschieden. Denn da hat es hinsichtlich unserer Anforderungen und vom Preis-Leistungs-Verhältnis her am besten gepasst.

Wie lief die Einführung ab?

Nachdem wir uns für Canto entschieden hatten, konnte das Onboarding mit unserem Account Manager Herrn Büchler von Canto beginnen. Wir hatten regelmäßige Abstimmungstermine, bei denen wir alle unsere Fragen, aber auch die unserer Kollegen durchsprechen konnten. Grundsätzlich ist Canto ja zum Glück recht intuitiv bedienbar.

Die Aufgabe der Übertragung und Verschlagwortung unserer alten Bilder, stieß natürlich auf keine große Begeisterung. Deswegen haben wir uns darauf geeinigt, dass wir nur alle diejenigen Bilder in Canto hochladen und neu verschlagworten, die wir nochmal verwenden könnten.

So haben wir jetzt knapp 1000 Bilder in unserer gemeinsamen Datenbank, die sowohl vom Marketing als auch der Unternehmenskommunikation genutzt wird. Damit sind wir auch sehr zufrieden.

Welche Art von Dateien organisieren Sie in Ihrem Canto-System? Welche Abteilungen und Kollegen nutzen Canto innerhalb Ihres Unternehmens?

Wir legen im Augenblick zum Großteil Bilder in der Datenbank ab. Dabei nutzen wir auch die Möglichkeit, die Bilder mit den entsprechenden Model Releases oder auch mit Medieninfos zu verknüpfen. Wichtig war uns auch zu kennzeichnen, in welchen Medien ein Bild schon verwendet wurde. Das haben wir selbstständig definiert.

Perspektivisch haben wir vor, Canto zur Nutzung im gesamten Unternehmen auszurollen. Es können dann nicht nur Marketing und Kommunikation dort Bilder abgelegen, sondern auch unsere Bautrupps. Außerdem möchten wir die Datenbank auch hinsichtlich Präsentationen, also mit Powerpoint- und/oder PDF-Dateien erweitern.

Wie sieht ein typischer Workflow bei Ihnen aus? Woher kommen die Dateien?

Im Prinzip gibt es drei verschiedene Quellen. Zum Teil machen wir eigene Bilder. Die zweite Quelle sind von uns beauftragte Fotografen – der Großteil unserer Bilder sind professionelle Aufnahmen. Hinzu kommen Stockbilder, die wir ebenfalls mit den entsprechenden Nutzungsrechten verknüpft in Canto hochladen. Für die Fotografen haben wir inzwischen einen Upload-Bereich eingerichtet, in den sie die Bilder direkt hochladen können. Der Import in Canto ist dann noch einfacher.

Haben Sie eine Canto Lieblingsfunktion?

Als ich im Zuge des Relaunches unserer Webseite auf der Suche nach Bildmaterial war, ist mir der Mehrwert von Canto erst so richtig klar geworden. Wenn man im Implementierungsprozess ist und mühsam viele Bilder sichtet und verschlagwortet, ist das auf jeden Fall viel Arbeit. Jetzt merke ich, dass sich das aber total gelohnt hat.

Suche ich jetzt zum Beispiel Fotos von einer Photovoltaik-Anlage, dann gebe ich das Schlagwort in Canto ein und das System zeigt mir mit einem Klick alle passenden Bilder. Früher hätte ich überlegen müssen, bei welchem Anlass wir möglicherweise eine Photovoltaik-Anlage fotografiert hatten. Dann hätte ich erst den Ordner suchen müssen und vermutlich noch an sechs oder sieben weiteren Speicherorten nachgeschaut – womöglich noch auf vollständig verschiedenen Laufwerkpfaden -, bis ich irgendwann eine passende Auswahl gehabt hätte.

Was mir außerdem noch sehr gut gefällt, ist die Möglichkeit, beim Download verschiedene vorkonfigurierte Bildabmessung einzugeben. Wir haben auch verschiedene Download-Vorlagen erstellt, vom Facebook-Titelbild bis hin zu unserer Highlight-Box für die Website. Das ist auf jeden Fall ein echter Mehrwert für uns!