Darum setzt Swiss-Ski für sein Video-Konzept auf Canto

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Der Schweizer Skiverband Swiss-Ski ist die Dachorganisation des Schweizer Schneesports. Wir haben mit Simon Linder über seine Tätigkeit als Digital Content Manager gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei Swiss-Ski?

Ich bin Digital Content Manager bei Swiss-Ski – dem nationalen Skiverband hier in der Schweiz, also vergleichbar z.B. mit dem Deutschen Skiverband DSV. Hier in der Kommunikationsabteilung von Swiss-Ski, wo ich arbeite, besteht unsere Hauptaufgabe darin, die Kommunikation rund um den Leistungssport zu koordinieren, also zum Beispiel für unsere Ski-Alpin-Athletinnen und -Athleten, darunter viele weltbekannte Olympia-Stars. Als Digital Content Manager begleite ich die digitalen Kommunikationsprozesse bei uns und in der Zusammenarbeit mit Agenturen. Ich bin gewissermaßen das „digitale Gewissen“ hier im Haus.

Wie sieht das konkret in der täglichen Arbeit aus?

Meine Aufgabe ist zu beraten und Input zu geben. Wir haben ein großes Bewegtbildkonzept, bei dem es darum geht, Videos für Social Media zu produzieren. Speziell diesen Bereich koordiniere und plane ich. Die Aufnahmen stammen von Koordinatoren, die mit den Teams draußen im Feld sind oder von Agenturen. Meine Aufgabe besteht darin, die Agentur vor der Produktion dieser Aufnahmen entsprechend zu briefen, bzw. den Kollegen oder die Kollegin vom Kommunikationsteam vor Ort. Und am Ende nehme ich die Produktion auch ab und entscheide, ob sie meinen Vorstellungen bzw. den Vorstellungen des Verbands entspricht. Anschließend gebe ich diese Inhalte auch zur Publikation frei, d.h. ich reiche den Download-Link zu dem freigegebenen Material an meine Mitarbeiter der Kommunikationsabteilung weiter. Die erstellen dann aus diesen Inhalten zum Beispiel einen Social-Media-Post.

Das heißt, Sie haben immer die Übersicht über die Produktionen und Mediendateien?

Genau, ich habe die Übersicht und bin außerdem die Schnittstelle zu unserer Hauptagentur. Wir arbeiten zwar mit mehreren Agenturen zusammen, aber versuchen 60-70% der Produktionen mit einer Agentur zu lösen, um Knowhow aufzubauen – und natürlich auch um Vertrauen gegenüber den Athletinnen und Athleten herzustellen.

Wann sind Sie zum ersten Mal mit dem Thema DAM in Berührung gekommen?

Digital Asset Management kenne ich bereits aus meiner langjährigen Berufserfahrung in diesem Bereich. Auch bei einem anderen vorherigen Arbeitgeber gab es das Problem, dass der Markencontent gesammelt und weiterverteilt werden musste, um ganze Videokampagnen in die verschiedenen Regionen zu verteilen. Digital Asset Management kannte ich daher schon vorher.

Und an welchem Punkt fiel bei Swiss-Ski die Entscheidung, Canto einzuführen?

Ganz konkret an dem Punkt, als wir unser neues Bewegtbildkonzept entwickelt haben. Letztlich haben wir in diesem Zug mit unseren kommerziellen Partnern, also unseren Sponsoren, vereinbart, für sie als eine Art Agentur für Bewegtbildinhalte zu fungieren. Damit ist Swiss-Ski gewissermaßen zu einem kleinen Medienhaus geworden, das Services anbietet. Als Medienhaus war es dann von vornherein klar, dass wir für unsere Strategie auch Digital Asset Management benötigen, um das überhaupt anbieten zu können.

Es ging also für Swiss-Ski darum, ein System zu finden, das von den Arbeitsabläufen her diesen neuen Anforderungen gewachsen ist?

Richtig. Ein ganz wichtiger Punkt dabei war die Frage, wie wir Videomaterial, das auf der ganzen Welt produziert wird, so rasch wie möglich auf eine zentrale, ortsunabhängige Medienplattform bewegen können, so dass eine Agentur aus dem Material einen Clip produzieren kann.

Im Projekt haben wir das immer so formuliert: Wenn der Physiotherapeut im Ski-Sommertraining in Argentinien mit dem Handy ein Video aufnimmt, muss das dann schnell und unkompliziert in der Schweiz produziert werden können. Und wie bringen wir jetzt dieses Video „nach Hause“ ohne WhatsApp etc. zu benutzen? Was wir gesucht haben, war eine zentrale Plattform, die mit Schlagwörtern und Berechtigungen arbeitet, um Videos hochzuladen, zu verarbeiten und – wenn notwendig – auch wieder zu verteilen.

Von wem ging denn die Initiative in Ihrem Unternehmen aus?

Wir hatten verschiedene Workshops mit Agenturen, bei denen sich nach und nach herauskristallisiert hat: Was wir vorhaben, geht nicht mit einer einfachen Dropbox. Da fehlen Tagging-Funktionen und Berechtigungen. Wir brauchen ein professionelles System, das unseren Anforderungen gewachsen ist. So kamen wir auf Canto.

Von welchen Medieninhalten reden wir hier eigentlich? Geht es ausschließlich um Videos?

Das Bewegtbildkonzept war der Anstoß für dieses Projekt. Es war aber auch von Anfang an klar, dass im Laufe des Jahres bis zum Sommer 2019 auch Fotos und Präsentationen mit Canto organisiert werden und in diesem Zuge unser altes System ablöst wird, das wir derzeit noch im Einsatz haben. Dann sollen auch offizielle Medienbilder, die für Medienschaffende freigegeben sind, über Canto verfügbar gemacht werden.

Das heißt, im Moment enthält Ihr Canto vor allem Videos?

Ja, rund 75% unserer Medienbibliothek machen die mehreren tausend Videos aus. Wir haben zwar auch ein paar Bilder, aber das ist eigentlich der nächste Schritt im Projekt.

Wie lief denn die Migration Ihres neuen DAM-Projekts mit Canto ab?

Da Canto bei uns vorwiegend angeschafft wurde, um neue Services anzubieten, gab es zuvor noch kein System für Videoinhalte. Entsprechend gab es auch keine Migration in diesem Sinne. Fertige Videos, die von Agenturen angeliefert wurden, lagen auf einem internen Server im Verbandsumfeld. Der Transfer der Dateien lief meistens per WeTransfer oder einer ähnlichen Hilfslösung. Das Material, das wir angeliefert bekommen haben, war die größte Herausforderung. Meistens passiert das erst per WhatsApp und dann auf Nachfrage über eine Dropbox oder ähnliches. Wie gesagt, für unser Bewegtbildkonzept war bereits klar, dass wir hier in ein System investieren müssen.

Welche Abteilungen und Kollegen sind bei Ihnen an Canto angeschlossen?

Operativ arbeiten bei uns mit Canto die Kommunikationsabteilung und unsere zentrale Agentur, die ebenfalls an das System angeschlossen ist. Die Agentur bezieht dabei das Videomaterial aus Canto, erstellt dann einen Schnitt und lädt das Material zurück in das System.

Wie viele Menschen arbeiten in der Kommunikationsabteilung bei Swiss-Ski?

Da unser Geschäft sich stark an der Schneesportsaison orientiert, ist das unterschiedlich. Die Sommermonate über sind wir bis zu sieben Festangestellte. Im Winter können es bis zu 10 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sein, die hier engagiert sind und entsprechend auch mit Canto in Berührung kommen – plus die Mitarbeiter der Agentur.
Dabei sind wir vier Benutzer, die sehr intensiv mit Canto arbeiten. Hier bei Swiss-Ski sind das eine Kollegin und ich und auf Seiten der Agentur noch einmal zwei weitere Benutzer. Die restlichen Mitarbeiter verwenden Canto vor allem über Upload-Links und Download-Kollektionen.

Und wer ist bei Ihnen für das System, die Metadatenqualität verantwortlich?

Das Metadatenkonzept liegt bei mir und meinem Gegenpart in der Agentur. Wir haben die Struktur unserer Mediendateien in Canto erstmal eine Saison organisch wachsen lassen, um ein Gefühl zu bekommen, wieviel Ordnung wir brauchen und welche Bedürfnisse es hier gibt. Grundsätzlich sind wir ja noch dabei, das System aufzubauen. Bei Swiss-Ski nutzen wir dann klassischerweise die Monate ab Mai, um aufzuräumen und zu optimieren. In diese Phase starten wir gerade. Bis Ende August, Anfang September muss dann wieder alles bereit sein, um dann im Oktober wieder in die neue Saison zu starten.

Konnten Sie mit Canto Zeit sparen und wie zeigt sich das in Ihrer täglichen Arbeit?

In Bezug auf unser Bewegtbildkonzept ist Canto ein völlig neuer Arbeitsprozess, den es vorher bei uns nicht so gab. Von daher kann man das nicht vergleichen. Man kann aber sagen: Canto hat unser Videoangebot als Service für unsere Partner überhaupt erst möglich gemacht.
Canto spart uns aber an anderer Stelle Zeit: Vorher musste ich für den Dateiversand immer WeTransfer-Links erstellen, da gibt es dann wieder eine Wartezeit, bis die Datei hochgeladen ist. So etwas fällt natürlich sofort weg, wo ich einfach den Share-Link kopiere und ihn per Mail o.ä. weiterleite. Sobald wir in unserer nächsten Projektphase auch unsere Bilder und Präsentationen mit Canto verwalten, erwarte ich mir eine noch größere Zeitersparnis.

Was ist Ihr Lieblings-Feature?

Den Share-Link verwenden wir sehr oft. Videos weiterzuverbreiten klappt damit sehr gut und einfach. Auch für unseren Review-Prozess mit der Agentur. Sehr praktisch ist dabei, dass der Link zu dem Asset gleichbleibt, auch wenn bei uns in Canto eine neue Version hochgeladen wird.

Der Upload-Link war für uns eines der Killer-Kriterien. Dass man einfach anderen Benutzern ohne Passwort, ohne Login, ohne Registrierung einen Link zur Verfügung stellen kann, über den sie Dateien hochladen können – das gehört zu den absoluten Top-Features aus meiner Sicht!

Wie viel Zeit verbringen Sie pro Tag etwa mit Canto?

An einem Tag wie heute, wo ich sehr intensiv mit Uploads, neuen Projekten und Reviews arbeite, gehört Canto zu meinen wichtigsten Browser-Fenstern, die immer geöffnet sind. Dann sind es sicherlich manchmal vier Stunden. Dann gibt es aber Tage, an denen ich nur kurz eine Datei aus Canto herunterlade und dann wieder auf Facebook hochlade. Dann beschränkt sich mein Zugriff auf Canto auf ein paar Minuten. Also sagen wir mal: Irgendetwas zwischen 5 Minuten und 5 Stunden.