Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Der VDE ist eine der größten Technologie-Organisationen Europas. Wir haben mit Martin Brenner von der VDE Services GmbH und Mireille Schäfer vom Bereich Brand, Marketing and Communication gesprochen.
Was ist Ihre Aufgabe bei VDE und Ihre Funktion in Bezug auf Canto?
Martin Brenner:
Ich bin für die VDE Services GmbH tätig. Bei uns werden alle IT-Leistungen innerhalb der VDE Gruppe zusammengefasst. Ich verantworte den Bereich Application und unterstütze bei den technischen Aspekten der Mediendatenbank. Wir hatten zuvor Cumulus als On-Premise-Lösung für das Digital Asset Management in Einsatz. Gemeinsam mit unserem Berater bei Canto haben wir bei einer Prüfung festgestellt, dass eine Cloud-Lösung unsere Anforderungen viel besser abdeckt.
Mireille Schäfer:
Ich bin im Bereich Brand, Marketing and Communication beim VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e. V. tätig. In unserem Team bin ich unter anderem für das Corporate Design und die Corporate Identity verantwortlich. Deshalb liegt die Projektleitung für die (neue) Mediendatenbank des VDE bei mir. Denn ich bin bei der Erstellung von neuem Content für die Einhaltung unserer Branding Guidelines zuständig und stelle unseren Mitarbeitern die fertigen Assets zur Verfügung. Das können zum Beispiel InDesign-, Word- oder PowerPoint-Vorlagen sein, aber auch Logos, Bilder, Videos und andere Marketing-Materialien, die von allen Mitarbeitern der VDE-Gruppe genutzt werden können.
Wie genau kam es dazu, dass Sie von Cumulus auf Canto umgestiegen sind?
Brenner:
Das war in erster Linie eine Kostenfrage. Anlässlich einer Lizenzerneuerung haben wir uns die Frage gestellt, ob sich diese Investition für uns weiterhin lohnt. Mit dieser Frage haben wir dann damals Ihre Vertriebskollegen konfrontiert. Es hat sich dann herausgestellt, dass es für unseren Anwendungsfall eine bessere Option gibt. Die Kosten durch den Betrieb im eigenen Rechenzentrum entfallen und die Anwendung bietet vorkonfiguriert gute Lösungen für die Anforderungen der Anwender.
Weiter entscheidend war die Komplexität von Cumulus. Es gab durchaus eine Reihe von Funktionen, die wir mit Cumulus gerne genutzt hätten. Doch der nötige Aufwand zur Einrichtung dieser Features hat sich für uns nie gerechnet. Letztlich hatten wir mit Cumulus zwar ein sehr leistungsstarkes Werkzeug. Seinen Funktionsumfang konnten wir aber aufgrund interner Limitierungen nur zu einem sehr kleinen Teil wirklich nutzen.
Schäfer:
Cumulus ist als technisches Werkzeug sehr mächtig. Viele Einstellungen lassen sich sehr granular konfigurieren. Das hat zur Folge gehabt, dass ich bei der Konfiguration öfter auf Ihren Support angewiesen war, um bestimmte Änderungen vorzunehmen. Deswegen ist die Umstellung für mich als inhaltlich Verantwortliche eine feine Sache gewesen – mit Canto kann ich sehr viele Einstellungen selbst vornehmen. Darüber hinaus hat Canto als Cloud-Lösung den Vorteil, dass alle Assets sofort und überall zur Verfügung stehen.
War der Wechsel auf Canto Teil einer größeren Umstellung im VDE hin zu Cloud-Lösungen?
Brenner:
Ja und Nein. Neue Systeme werden überwiegend in der Cloud aufgesetzt. Es hängt aber vom Anwendungsfall ab. Je nach Anforderung setzen wir mitunter auch noch auf On-Premise-Lösungen. Bei einem Tool wie Canto war es sinnvoll, in die Cloud zu gehen.
Wie lief Ihr Umstieg von Cumulus zu Canto konkret ab?
Brenner:
Technisch ist der Umstieg in die Cloud einfach, denn wir mussten ja kein neues System aufbauen. Wir haben Canto zunächst an unser Azure Active Directory angebunden. Das ging reibungslos, auch weil uns Ihre Kollegen sehr gut unterstützt haben. Der zweite Schritt war dann die Migration der Inhalte aus dem alten System in das neue.
Schäfer:
Das Customer Success Team hat uns sehr gut unterstützt und uns viele Tipps gegeben, wie wir unsere neue Mediendatenbank aufbauen und strukturieren, zum Beispiel dahingehend, welche Felder wir von Cumulus übernehmen und welche wir weglassen können. Die Unterstützung von Canto war sehr gut und kompetent. Auch der Support hat bei Fragen immer sehr schnell reagiert und mir immer eine Lösung angeboten – damit bin ich sehr zufrieden.
Wie haben Sie die Migration fachlich organisiert?
Schäfer:
Wir hatten den Vorteil, dass in unserem Cumulus ausschließlich Bilder abgelegt wurden. Diese Bilddatenbank wurde eins zu eins überführt. Alle anderen Assets haben wir direkt nach Canto migriert, um anschließend von dort aus unsere Mediendatenbank aufzubauen. Unsere Nutzer sehen anschließend in unserem Portal nur eine Auswahl der Assets. Außerdem haben wir Benutzerrollen definiert, wie Redakteure oder Konsumenten.
