Von On-Premise in die Cloud wechseln – Kundeninterview mit VDE

VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik und Informationstechnik e.V.

Der VDE, eine der größten Technologie-Organisationen Europas, steht seit mehr als 125 Jahren für Innovation und technologischen Fortschritt. Als einzige Organisation weltweit vereint der VDE dabei Wissenschaft, Standardisierung, Prüfung, Zertifizierung und Anwendungsberatung unter einem Dach. Das VDE Zeichen gilt seit 100 Jahren als Synonym für höchste Sicherheitsstandards und Verbraucherschutz. (Titelfoto: © Hannibal / VDE)

VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik und Informationstechnik e.V.
Hauptsitz Frankfurt am Main
Mitarbeiter 2.000
Standorte weltweit >60
Ehrenamtliche Experten 100.000
davon Unternehmen 1.500

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb stellen wir unsere Kunden vor und sprechen mit ihnen darüber, wie sie Canto einsetzen. Der VDE ist eine der größten Technologie-Organisationen Europas. Wir haben mit Martin Brenner von der VDE Services GmbH und Mireille Schäfer vom Bereich Brand, Marketing and Communication gesprochen.

Was ist Ihre Aufgabe bei VDE und Ihre Funktion in Bezug auf Canto?

Martin Brenner:
Ich bin für die VDE Services GmbH tätig. Bei uns werden alle IT-Leistungen innerhalb der VDE Gruppe zusammengefasst. Ich verantworte den Bereich Application und unterstütze bei den technischen Aspekten der Mediendatenbank. Wir hatten zuvor Cumulus als On-Premise-Lösung für das Digital Asset Management in Einsatz. Gemeinsam mit unserem Berater bei Canto haben wir bei einer Prüfung festgestellt, dass eine Cloud-Lösung unsere Anforderungen viel besser abdeckt.

Mireille Schäfer:
Ich bin im Bereich Brand, Marketing and Communication beim VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e. V. tätig. In unserem Team bin ich unter anderem für das Corporate Design und die Corporate Identity verantwortlich. Deshalb liegt die Projektleitung für die (neue) Mediendatenbank des VDE bei mir. Denn ich bin bei der Erstellung von neuem Content für die Einhaltung unserer Branding Guidelines zuständig und stelle unseren Mitarbeitern die fertigen Assets zur Verfügung. Das können zum Beispiel InDesign-, Word- oder PowerPoint-Vorlagen sein, aber auch Logos, Bilder, Videos und andere Marketing-Materialien, die von allen Mitarbeitern der VDE-Gruppe genutzt werden können.

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© VDE

Wie genau kam es dazu, dass Sie von Cumulus auf Canto umgestiegen sind?

Brenner:
Das war in erster Linie eine Kostenfrage. Anlässlich einer Lizenzerneuerung haben wir uns die Frage gestellt, ob sich diese Investition für uns weiterhin lohnt. Mit dieser Frage haben wir dann damals Ihre Vertriebskollegen konfrontiert. Es hat sich dann herausgestellt, dass es für unseren Anwendungsfall eine bessere Option gibt. Die Kosten durch den Betrieb im eigenen Rechenzentrum entfallen und die Anwendung bietet vorkonfiguriert gute Lösungen für die Anforderungen der Anwender.

Weiter entscheidend war die Komplexität von Cumulus. Es gab durchaus eine Reihe von Funktionen, die wir mit Cumulus gerne genutzt hätten. Doch der nötige Aufwand zur Einrichtung dieser Features hat sich für uns nie gerechnet. Letztlich hatten wir mit Cumulus zwar ein sehr leistungsstarkes Werkzeug. Seinen Funktionsumfang konnten wir aber aufgrund interner Limitierungen nur zu einem sehr kleinen Teil wirklich nutzen.

Schäfer:
Cumulus ist als technisches Werkzeug sehr mächtig. Viele Einstellungen lassen sich sehr granular konfigurieren. Das hat zur Folge gehabt, dass ich bei der Konfiguration öfter auf Ihren Support angewiesen war, um bestimmte Änderungen vorzunehmen. Deswegen ist die Umstellung für mich als inhaltlich Verantwortliche eine feine Sache gewesen – mit Canto kann ich sehr viele Einstellungen selbst vornehmen. Darüber hinaus hat Canto als Cloud-Lösung den Vorteil, dass alle Assets sofort und überall zur Verfügung stehen.

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Einblick in das Waschperformancelabor des VDE Prüf- und Zertifizierungsinstituts in Offenbach | © VDE Prüf- und Zertifizierungsinstitut

War der Wechsel auf Canto Teil einer größeren Umstellung im VDE hin zu Cloud-Lösungen?

Brenner:
Ja und Nein. Neue Systeme werden überwiegend in der Cloud aufgesetzt. Es hängt aber vom Anwendungsfall ab. Je nach Anforderung setzen wir mitunter auch noch auf On-Premise-Lösungen. Bei einem Tool wie Canto war es sinnvoll, in die Cloud zu gehen.

Wie lief Ihr Umstieg von Cumulus zu Canto konkret ab?

Brenner:
Technisch ist der Umstieg in die Cloud einfach, denn wir mussten ja kein neues System aufbauen. Wir haben Canto zunächst an unser Azure Active Directory angebunden. Das ging reibungslos, auch weil uns Ihre Kollegen sehr gut unterstützt haben. Der zweite Schritt war dann die Migration der Inhalte aus dem alten System in das neue.

Schäfer:
Das Customer Success Team hat uns sehr gut unterstützt und uns viele Tipps gegeben, wie wir unsere neue Mediendatenbank aufbauen und strukturieren, zum Beispiel dahingehend, welche Felder wir von Cumulus übernehmen und welche wir weglassen können. Die Unterstützung von Canto war sehr gut und kompetent. Auch der Support hat bei Fragen immer sehr schnell reagiert und mir immer eine Lösung angeboten – damit bin ich sehr zufrieden.

Wie haben Sie die Migration fachlich organisiert?

Schäfer:
Wir hatten den Vorteil, dass in unserem Cumulus ausschließlich Bilder abgelegt wurden. Diese Bilddatenbank wurde eins zu eins überführt. Alle anderen Assets haben wir direkt nach Canto migriert, um anschließend von dort aus unsere Mediendatenbank aufzubauen. Unsere Nutzer sehen anschließend in unserem Portal nur eine Auswahl der Assets. Außerdem haben wir Benutzerrollen definiert, wie Redakteure oder Konsumenten.

Durch die kontinuierlichen Releases haben wir außerdem den Vorteil, dass wir von den neuen Features profitieren. Canto legt hier offensichtlich viel Wert darauf, Wünsche von Kunden mitaufzunehmen – was für uns auch sehr wichtig ist. Insgesamt ist Canto ein modernes System und sehr intuitiv zu bedienen.

Mireille Schäfer, Brand, Marketing and Communication

Welche Abteilungen und Teams sind bei Ihnen an Canto angebunden?

Schäfer:
Ziel ist zunächst alle wichtigen Assets mit einem Portal, das von unserer Abteilung Brand, Marketing and Communication verantwortet wird, der ganzen VDE Gruppe zur Verfügung zu stellen. Wir haben unsere Vorbereitung zu 95 Prozent abgeschlossen und stehen somit kurz davor, unseren lesenden Usern Zugriff auf unser internes VDE Portal zu geben. Dort werden nur Inhalte ausgespielt, die für die ganze VDE Gruppe relevant sind, freigegeben wurden und dem Corporate Design entsprechen. Die Portal-Benutzer können so sämtliche Inhalte an einer zentralen Stelle herunterladen.

Was ist Ihr Ziel für die Einführung von Canto?

Schäfer:
Ziel ist, dass wir künftig nur ein zentrales Ablagesystem haben. Was in unserem Portal liegt, ist aktuell, überprüft und freigegeben und kann verwendet werden, ohne Rücksprache halten zu müssen.

Außerdem ist es uns wichtig, dass Benutzer selbst Dateien recherchieren können, ohne etwa bei unserem Team per E-Mail anzufragen zu müssen. Das macht unseren Usern das Leben einfacher und spart uns jede Menge Zeit. Zudem wird das Arbeiten effektiver, da die User beim Herunterladen in einem Arbeitsschritt zum Beispiel selbst die Dateigröße ändern oder das Bild zuschneiden können.

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© VDE

Welche Mediendateien verwalten Sie mit Canto?

Schäfer:
Das ist eine bunte Mischung. Vor allem sind es Bilder, Dokumente und Grafikdateien, also PDF-Dateien, SVG-Dateien, InDesign-Vorlagen, aber auch Word-Vorlagen, PowerPoint-Präsentationen, Videoclips – Assets jeglicher Art. Insgesamt haben wir in unserem Canto derzeit etwa 1.700 Medienassets, mit denen wir an den Start gehen. Das Portal wird dann Schritt für Schritt ausgebaut.

Wie hat sich Ihre Arbeit durch die Einführung von Canto verändert?

Brenner:
Vorher hatten wir ein On-Premise-System. Wir mussten uns also um die Server kümmern, Updates und neue Releases einspielen, veraltete Hardware ersetzen und so weiter. Der große Vorteil der Cloud-Lösung ist, dass wir uns darum nun nicht mehr kümmern müssen. Wir sparen also einerseits laufende Kosten, andererseits habe ich den Eindruck, dass meine Kollegen mit Canto auch zufriedener sind: weniger Komplexität, mehr Benutzerfreundlichkeit. Es lässt sich einfach leichter damit arbeiten.

Schäfer:
Canto ist für uns Administratoren und Redakteure wesentlich einfacher zu bedienen. Wir können viele Einstellungen selbst konfigurieren – gerade was unser Portal betrifft. Durch die kontinuierlichen Releases haben wir außerdem den Vorteil, dass wir von den neuen Features profitieren. Canto legt hier offensichtlich viel Wert darauf, Wünsche von Kunden mitaufzunehmen – was für uns auch sehr wichtig ist. Insgesamt ist Canto ein modernes System und sehr intuitiv zu bedienen.

Haben Sie schon weitere Pläne für Canto?

Brenner:
Mittelfristig wollen wir Canto auch an unser Content-Management-System (CMS) CoreMedia anbinden. Voraussetzung dafür ist, dass sich Canto bei unseren Benutzern etabliert. Wir befinden uns derzeit aber erst in der ersten Phase der Einführung: die zentrale Bereitstellung der Inhalte für die VDE Gruppe.

Schäfer:
Durch die Integration in unser CMS wollen wir weitere Arbeitsprozesse vereinfachen. Viele Schritte wie das Exportieren oder Komprimieren von Bildern für den Web-Gebrauch würden durch die Anbindung entfallen und so zu weiterer Zeitersparnis führen.

Wie würden Sie Ihre Erfahrung mit Canto abschließend bewerten?

Schäfer:
Ich möchte noch einmal hervorheben, wie kompetent und schnell der Support von Canto ist. Ich fühle mich sehr gut betreut.

Brenner:
Ich möchte mich an dieser Stelle nochmals bei Ihrem Kollegen Herrn Binnewies vom Vertrieb bedanken, der uns sehr entgegen gekommen ist und uns im Prozess unkompliziert Test-Accounts zur Verfügung gestellt hat. Das hat uns sehr geholfen, unsere Lösung schnell und erfolgreich auszurollen.

Vielen Dank für das Interview.

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