Digital Asset Management

Content Management-Plattform

Eine Einführung in Content Management-Plattformen, von CMS-Tools bis hin zu Digital Asset Management-Systemen.

Funktionen von Canto Digital Asset Management
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Canto in 5 Minuten erklärt

Canto ist die leistungsfähige Digital Asset Management-Lösung, mit der Sie die Assets, mit denen Sie und Ihr Team tagtäglich arbeiten, hochladen, organisieren, lokalisieren und weitergeben können. Erfahren Sie in nur 5 Minuten, wie Canto funktioniert.

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Content Management-Plattform

Die meisten denken bei dem Begriff “Content Management” sofort an ein Content Management-System (CMS). Der eigentliche Funktionsumfang dieser Art von Content Management-Plattform ist allerdings ziemlich begrenzt. Denn die meisten Content Management-Systeme dienen lediglich dem Publizieren und Verwalten von Webseiten. Wir meinen aber etwas viel Umfangreicheres als das. Wie sicher sind Sie, dass Sie über eine effektive Content Management-Strategie verfügen?
In diesem Kontext sind mit Inhalten sämtliche Arten von Medien gemeint, die in Ihrem Unternehmen für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Wir meinen damit die Inhalte, die in ein CMS und in alle möglichen anderen Systeme eingepflegt werden. Dazu zählen Bilder und Videos für Ihre Marketing-Teams ebenso wie Dokumente und PDF-Dateien für Ihre Buchhaltung. Alle diese Inhalte müssen verwaltet und organisiert werden und für jeden, der sie benötigt, jederzeit zugänglich sein.

Ein häufig auftretendes Problem in Unternehmen ist, dass sie keine ganzheitliche Strategie für die Verwaltung von Inhalten haben. Das macht sich bemerkbar, wenn Mitarbeiter sich stundenlang mit der Suche nach einem bestimmten Inhalt befassen, der einmal verwendet und dann wieder verlegt wurde. Manche Prozesse sind hinsichtlich der Anforderungen an Inhalte flexibel. Andere hingegen erfordern spezifische, unverwechselbare Elemente, die jederzeit zugänglich sein müssen. Vergessen Sie nicht, dass jede Stunde, die Sie mit der Suche nach einem verloren gegangenen Inhalt verbringen, verlorene Zeit ist und Geld kostet. Wertvolle Zeit, die in die Weiterentwicklung des Unternehmens hätte investiert werden können.

Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen mittlerweile auf eine effektive Plattform für Digital Asset Management (DAM) bzw. planen diese einzuführen. Der Gedanke dahinter ist, eine einheitliche Quelle für Inhalte zu haben, so dass jeder im Unternehmen genau weiß, wo er nachsehen muss, wenn er etwas sucht. Im Idealfall erleichtert eine solche Plattform die Organisation und Verschlagwortung Ihrer Inhalte. Darüber hinaus sind zuverlässige Such- und Filterfunktionen unerlässlich. Man stelle sich vor, dass man mit wenigen Klicks immer die gewünschten Inhalte ausfindig machen kann.

Mit einer Digital Asset Management-Plattform erhalten Sie problemlos Zugriff auf die von Ihnen gesuchten Inhalte. Diese können Sie dann schnell an ein CMS oder jedes andere System, mit dem Sie arbeiten, weiterleiten.

Ein gutes Beispiel für eine DAM-Software, die häufig zusammen mit Content Management-Systemen eingesetzt wird, ist Canto. Mithilfe von Canto können Sie eine einheitliche, organisierte und vollständig durchsuchbare Medienbibliothek erstellen. Die Suchfunktionalität wird durch die KI-gestützte Verschlagwortung und Gesichtserkennung von Canto noch verbessert. Die Inhalte werden automatisch verschlagwortet und strukturiert, so dass eine sofortige Suche möglich ist. Darüber hinaus bietet Canto auch hervorragende Möglichkeiten zur Kollaboration. Mit Canto können Mitarbeiter verschiedener Abteilungen und Experten aus unterschiedlichen Bereichen schnell verschiedene Versionen von Inhalten gemeinsam nutzen, während sie zusammenarbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen.

Werkzeuge zur Verwaltung von Webinhalten

Wie bereits erwähnt, sind CMS-Systeme nicht viel mehr als Instrumente zur Verwaltung von Webinhalten. Dennoch sind sie sehr nützlich und werden häufig von Unternehmen verwendet, die ihre digitale Präsenz ausbauen. Mit einem Content Management-System können Benutzer Inhalte erstellen und im Internet veröffentlichen, ohne Programmcode schreiben zu müssen. Das vereinfacht die Erstellung und Verwaltung von Webseiten erheblich. Im Internet finden Sie viele Beispiele für Content Management-Systeme, die belegen, wie verbreitet diese Programme wirklich sind.

Allerdings sind Web Content Management-Werkzeuge nicht das Nonplusultra in Sachen Content Management. Tatsächlich sind diese Systeme so konzipiert, dass sie hauptsächlich Webinhalte verarbeiten und den Publikationsprozess im Internet unterstützen. Sie sind also nicht vielseitig genug, um sämtliche Inhalte in Ihrem Unternehmen zu verwalten.

Hierfür brauchen Sie ein System mit einem umfangreicheren Leistungsspektrum. So gewährleisten Sie, dass Ihre Inhalte strukturiert und zugriffsfähig sind, bevor sie an ein CMS oder Web Content Management-Tool übertragen werden. Eine Asset Management-Plattform, wie wir sie oben vorgestellt haben, kann dabei von großem Nutzen sein. Nicht nur trägt sie dazu bei, dass Ihr Branding konsistent bleibt, damit jeder Kunde ein tolles Nutzererlebnis hat, sondern sie sorgt auch für mehr Datensicherheit für Ihre Inhalte.

Verschiedene Typen von Web Content Management-Systemen

Derzeit gibt es eine Vielzahl von Web Content Management-Systemen. Auch bei den Content Management-Systemen gibt es viele verschiedene Varianten. Das durchschnittliche CMS-Framework ist jedoch nicht wirklich darauf ausgelegt, mit der enormen Bandbreite an Arten und Formaten digitaler Inhalte zurechtzukommen.

Aus diesem Grund brauchen Sie eine Asset Management-Plattform wie Canto. Canto unterstützt all diese und viele weitere Dokumenttypen und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche. Sie ist wie eine Bildergalerie konzipiert, so dass Sie Ihre sämtlichen Inhalte problemlos in einer Vorschau anzeigen lassen können. Damit haben Sie einen Überblick über alle Ihre Inhalte, ob Bilder, PowerPoint-Präsentationen oder Dokumente.

Mit Canto als Lösung können Sie Inhalte auch mühelos an Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens und an externe Beteiligte weiterreichen. Dazu können Sie einen Link teilen, der entweder unbegrenzt gültig ist oder ein Ablaufdatum hat. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich mit gängigen Social Media-Webseiten oder Speicherdiensten zu verknüpfen und Portale zu nutzen. Portale sind eine maßgeschneiderte Möglichkeit, bestimmte Inhalte für andere Beteiligte freizugeben. Damit machen Sie die Inhalte auf eine Weise zugänglich, die viel anpassungsfähiger und professioneller ist als ein einfacher Dropbox-Link. Alle Funktionen in Canto wurden unter Berücksichtigung Ihrer Bedürfnisse als Benutzer entwickelt.

CMS oder DAM: Wo ist der Unterschied?

Bisher haben wir zwei Systeme erwähnt, die üblicherweise zur Verwaltung, Organisation und Veröffentlichung von Inhalten verwendet werden: CMS- und DAM-Lösungen. Nun fragen Sie sich vielleicht, worin eigentlich die Unterschiede zwischen beiden bestehen? Wie schon ausgeführt, ist ein CMS eher auf die Verwaltung von Inhalten im Internet spezialisiert.

Eine der Stärken von CMS liegt in der Erstellung von SEO-Webseiten. Sämtliche Faktoren, die für die Suchmaschinenoptimierung wichtig sind, wie Metatitel, Verlinkungen und Stichwörter, lassen sich mit einem CMS einfacher handhaben. Auch wenn Sie über keine technischen Kenntnisse verfügen müssen, um ein CMS zu verwenden, ermöglichen es Ihnen die meisten CMS, den Programmcode Ihrer Webseite zu ändern, wenn Sie das möchten. Sie haben also die Wahl. Ein Digital Asset Management (DAM)-System hingegen ist dafür konzipiert, sämtliche digitalen Inhalte Ihres Unternehmens zu organisieren.

Die wichtigste Funktion einer DAM-Plattform ist, dass Sie alle Ihre verschiedenen Dateien und Daten synchronisieren können. Auf diese Weise können Sie Inhalte für jeden Benutzer in Ihrem Unternehmen bereitstellen, der sie benötigt. Ein DAM-System bietet auch mehr Sicherheit für Ihre wichtigsten digitalen Assets und Dokumente mithilfe von Verschlüsselungsverfahren und – im Falle von Canto – modernster elektronischer digitaler Überwachung.

Wichtige Inhalte müssen nicht mehr willkürlich gespeichert und von Gerät zu Gerät weitergegeben werden. Stattdessen speichern Sie mit Canto Ihre gesamten Inhalte in der Cloud, was Ihnen mehr Transparenz, bessere Zugänglichkeit und effizientere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Obwohl DAM- und CMS-Systeme grundverschieden sind, lassen sie sich sehr gut kombiniert einsetzen. Im Grunde verwaltet ein DAM sämtliche Inhalte so, dass sie im CMS schneller aufgerufen und verwendet werden können. Mit anderen Worten: Wenn Sie ein CMS wie WordPress verwenden, können Sie mit einer DAM-Software wie Canto die entscheidenden Bilder und HTML-Dateien leichter lokalisieren, die Sie zur Optimierung Ihrer Webseite benötigen. Setzen Sie die beiden Technologien im Verbund ein, können Sie damit effektives Content Management betreiben.

CMS-Plattformen verwalten Webinhalte

WordPress ist, wie bereits erwähnt, ein Beispiel für ein CMS-System. Es gibt zahlreiche gängige CMS-Plattformen und jede hat ihr eigenes Funktionsspektrum. Manche CMS-Software funktioniert sehr gut, andere Plattformen nicht. Vergleichen Sie unbedingt die Eigenschaften und Funktionen der verschiedenen CMS-Plattformen, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Sie sollten sich auch über die Beschränkungen von CMS-Plattformen im Klaren sein. Sie wurden nicht entwickelt, um Ihre gesamten Inhalte zentral zu verwalten. Vielmehr dienen sie dazu, das Erstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Webinhalten zu vereinfachen. Canto ist keine CMS-Plattform. Canto ist eine DAM-Lösung. Dennoch lässt sich Canto hervorragend mit einigen der gängigsten CMS-Systeme integrieren, wodurch die Erstellung und Verwaltung von Inhalten noch effizienter gestaltet werden kann.

Digital Asset Management-Systeme eignen sich für alle digitalen Inhalte Ihrer Marke

Unternehmen, die sich bei der Verwaltung ihrer digitalen Assets weiterhin auf manuelle Prozesse verlassen, erleben heutzutage erhebliche Verzögerungen. Das ist ganz einfach eine Tatsache. Assets per E-Mail weiterzugeben ist langsam, kann unübersichtlich sein und ist anfällig für Sicherheitsrisiken. Trotzdem sind E-Mails nach wie vor ein beliebtes Mittel zum Senden und Empfangen von Inhalten. Die Nutzung einfacher Cloud-Speichersysteme ist nur bedingt geeignet, da es ihnen an Organisationsfunktionalität mangelt.

Häufig sind Inhalte deshalb nur eingeschränkt durchsuchbar und zugänglich. Ohne ein zentrales System haben die Mitarbeiter oft keine andere Wahl, als sich an verschiedene Personen zu wenden, um herauszufinden, wer bestimmte Inhalte auf seiner Festplatte hat. Solche manuellen Prozesse sind nicht nur für Ihr Team mühsam, sondern beeinträchtigen auch Ihre geschäftlichen Ergebnisse.

Zum Glück gibt es eine Lösung. Sie heißt Canto. Mit den Digital Asset Management-Lösungen von Canto optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe rund um die Handhabung von Inhalten. Sie speichern Ihre Inhalte zentral und sicher und fördern so die Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen.

Die Vorteile von Digital Asset Management-Software

Einfachere Organisation

Digitale Assets werden zentral verwaltet

Optimierte Arbeitsabläufe

Erlaubt Automatisierung von Prozessen und fördert die Kreativität im Team

Schnelle Suche

Müheloses Auffinden von Mediendateien durch hochentwickelte Suchfunktionen

Markenkonsistenz

Verwalten Sie Ihre Marke über alle Berührungspunkte hinweg mit nur einem System

Flexible Freigabe

Stellen Sie Ihre Inhalte jeder Zielgruppe auf sichere Weise zur Verfügung: mit zeitlich befristeten Links, öffentlichen Portalen und mehr

Verbesserte Sicherheit

Steuerung von Zugriffsberechtigungen über eine zentrale Plattform mit umfangreichen Funktionen zum Schutz von Urheberrechten

Kriterien für ein Digital Asset Management-System

Die richtige Digital Asset Management-Lösung zu finden, kann schwierig sein. Auf welche Funktionen kommt es besonders an? Worauf müssen Sie achten, um die verschiedenen Anbieter vergleichen zu können? Wir haben eine Übersicht der wichtigsten Aspekte zusammengestellt, um Ihnen die Suche nach der besten Digital Asset Management-Software für Ihr Unternehmen zu erleichtern.

Wie setzt sich der Preis zusammen?

Die Preisgestaltung für eine DAM-Software richtet sich im Wesentlichen nach der Anzahl der Benutzer und den Speicheranforderungen. Allerdings sollten Unternehmen, die sich nach einer DAM-Lösung umsehen, unbedingt Ausschau nach versteckten Kosten halten. Manche Digital Asset Management-Anbieter berechnen zusätzliche Gebühren für grundlegende Funktionen wie Freigabeportale, Smart Tags, Reporting oder Integrationen mit anderer Software.

Können Sie Kollektionen für bestimmte Zielgruppen freigeben?

Die Anforderungen der meisten Unternehmen an ein DAM-System gehen über die einfache Verwaltung digitaler Assets hinaus. Sie brauchen auch die Möglichkeit, speziell zusammengestellte Inhalte verschiedenen Zielgruppen bereitzustellen – intern wie extern. Das setzt eine DAM-Software mit flexiblen Freigabefunktionen voraus, wie etwa Canto Portale. Prüfen Sie, wer auf Ihre Inhalte zugreifen muss – z.B. Vertrieb, Händler, Kunden und Agenturen – und vergewissern Sie sich, dass Ihre neue DAM-Lösung es Ihnen erlaubt, kuratierte Sammlungen problemlos für alle zugänglich zu machen.

Wie schnell kann man sich einarbeiten?

DAM-Software ermöglicht die Bereitstellung von Inhalten Ihres Unternehmens. Achten Sie darauf, dass das System alle erforderlichen leistungsstarken DAM-Funktionen in einer intuitiven Benutzeroberfläche vereint, damit Ihr Team sofort loslegen kann. Denken Sie auch an die Benutzerfreundlichkeit für externe Anwender. Brauchen diese ein Benutzerkonto, um Inhalte hinzuzufügen oder abzurufen? Oder können Sie ohne viel Aufwand bestimmte Assets oder Upload-Links weitergeben sowie öffentliche oder passwortgeschützte Portale einrichten?

Integriert sich die Software mit den anderen Anwendungen, die Ihr Team braucht?

Integrationen verkürzen Ihre Arbeitsabläufe, weil sie Ihre Medienbibliothek mit der Software verknüpfen, die Sie jeden Tag nutzen. Informieren Sie sich über sofort einsatzfähige Integrationen mit Software wie Adobe Creative Cloud, Workfront und Microsoft Office. Sie brauchen eine spezielle Integration? Dann sollte Ihre gewählte DAM-Lösung eine verlässliche API anbieten, damit Ihre Entwickler sie mit jeder beliebigen Anwendung integrieren können.

Werden Videos unterstützt?

Wenn in ihrer Content-Strategie auch Videos zum Einsatz kommen sollen, muss die bestmögliche Media Asset Management-Software Ihrem Team die Arbeit mit Videos erleichtern. Lassen sich Videodateien in der Vorschau ansehen, ohne sie exportieren zu müssen? Können Sie die Videos trimmen, um nur die gewünschten Clips herunterzuladen? Gibt es eine Integration mit Premiere Pro? Nicht jedes DAM-System ist videokompatibel, also vergewissern Sie sich vor dem Kauf und testen Sie es.

Können Sie die Anwendung nach Ihren Wünschen konfigurieren?

Jedes Unternehmen ist einzigartig: eine Kombination aus Personen, Abläufen und Verfahren. Ihr DAM-System muss sich an Ihre Mitarbeiter und Ihre Branche anpassen. Gibt es individuell konfigurierbare Felder, um Assets sinnvoll zu kategorisieren und Suchergebnisse zu filtern? Können Sie die Benutzeroberfläche und die externen Portale in Ihrem Markendesign mit eigenem Logo, Farben und Bildelementen einrichten? Berücksichtigen Sie, wie unkompliziert sich solche Anpassungen vornehmen lassen. Genügen ein paar Klicks in den Einstellungen, oder müssen Sie dafür eigenen Code schreiben?

Ist das System sicher?

Schützen Sie Ihre digitalen Assets, indem Sie sicherstellen, dass Ihr DAM-Anbieter mit angemessenen Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokollen arbeitet. Wo werden Ihre Daten gespeichert? Ist das Rechenzentrum sicher? Ein seriöser DAM-Anbieter darf sich nicht scheuen, über Sicherheit und Datenschutz zu sprechen.

Gibt es bei diesem Anbieter eine erstklassige, ständig erreichbare Kundenbetreuung?

Entscheiden Sie sich für einen bewährten Anbieter mit langjähriger Erfahrung in der Bereitstellung von DAM-Dienstleistungen für renommierte Marken. Das Thema Digital Asset Management ist sehr komplex. Bis man das nötige Fachwissen aufgebaut hat, um seine Kunden optimal zu unterstützen, braucht es Zeit. Digital Asset Management ist eine kontinuierliche Aufgabe, keine einmalige Investition. Achten Sie darauf, dass Ihr DAM-Anbieter Ihnen eine kontinuierliche Kundenbetreuung durch ein erfahrenes Support-Team bietet.

Das Canto DAM-System in Aktion

Canto können Sie auf vielfältige Weise nutzen

Optimieren Sie den Asset-Lebenszyklus

Wenn Unternehmen expandieren, wächst auch der Bestand an Inhalten und digitalen Assets exponentiell an. Eine DAM-Lösung kann diesen Prozess verschlanken und als Nährboden für sämtliche Markeninhalte dienen. Dadurch können Ihre Teams die Assets von der Konzeption bis zur Veröffentlichung entwickeln, erstellen, freigeben und verwalten.

Unterstützung für Vertrieb und Marketing

Ermöglichen Sie den Austausch unternehmenswichtiger Inhalte zwischen Ihrem Marketing und Ihrem Vertrieb. Stellen Sie mühelos Inhalte mit hohem Konversionsgrad wie Datenblätter und Erfahrungsberichte bereit. Geben Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern die richtigen Unterlagen an die Hand sowie die Flexibilität, die Materialien selbst abzurufen, sodass keine Ausfallzeiten mögliche Geschäftsabschlüsse gefährden.

Gestalten Sie das Kundenerlebnis

Der Inhalt ist für das Kundenerlebnis entscheidend. Begegnen Sie dem Bedarf nach personalisierten Kundenerlebnissen, und halten Sie Ihre kundenbezogenen Inhalte aktuell und relevant. Ein DAM-System erlaubt es Ihren Mitarbeitern, die Inhalte, die Ihre Kunden sehen wollen, nahtlos zu aktualisieren, zu erstellen und zu veröffentlichen.

Externe Distribution

Gewähren Sie externen Beteiligten wie Freiberuflern und Dienstleistern Zugriff auf Marken-Assets. Gewährleisten Sie die Markenkonsistenz durch die Bereitstellung freigegebener Assets, auf die Ihre externen Partner über E-Mail, sichere Links, soziale Medien oder leistungsstarke Markenportale zugreifen können.

Erfahren Sie mehr über Digital Asset Management von Canto

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