Content Management-Plattform
Die meisten denken bei dem Begriff “Content Management” sofort an ein Content Management-System (CMS). Der eigentliche Funktionsumfang dieser Art von Content Management-Plattform ist allerdings ziemlich begrenzt. Denn die meisten Content Management-Systeme dienen lediglich dem Publizieren und Verwalten von Webseiten. Wir meinen aber etwas viel Umfangreicheres als das. Wie sicher sind Sie, dass Sie über eine effektive Content Management-Strategie verfügen?
In diesem Kontext sind mit Inhalten sämtliche Arten von Medien gemeint, die in Ihrem Unternehmen für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Wir meinen damit die Inhalte, die in ein CMS und in alle möglichen anderen Systeme eingepflegt werden. Dazu zählen Bilder und Videos für Ihre Marketing-Teams ebenso wie Dokumente und PDF-Dateien für Ihre Buchhaltung. Alle diese Inhalte müssen verwaltet und organisiert werden und für jeden, der sie benötigt, jederzeit zugänglich sein.
Ein häufig auftretendes Problem in Unternehmen ist, dass sie keine ganzheitliche Strategie für die Verwaltung von Inhalten haben. Das macht sich bemerkbar, wenn Mitarbeiter sich stundenlang mit der Suche nach einem bestimmten Inhalt befassen, der einmal verwendet und dann wieder verlegt wurde. Manche Prozesse sind hinsichtlich der Anforderungen an Inhalte flexibel. Andere hingegen erfordern spezifische, unverwechselbare Elemente, die jederzeit zugänglich sein müssen. Vergessen Sie nicht, dass jede Stunde, die Sie mit der Suche nach einem verloren gegangenen Inhalt verbringen, verlorene Zeit ist und Geld kostet. Wertvolle Zeit, die in die Weiterentwicklung des Unternehmens hätte investiert werden können.
Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen mittlerweile auf eine effektive Plattform für Digital Asset Management (DAM) bzw. planen diese einzuführen. Der Gedanke dahinter ist, eine einheitliche Quelle für Inhalte zu haben, so dass jeder im Unternehmen genau weiß, wo er nachsehen muss, wenn er etwas sucht. Im Idealfall erleichtert eine solche Plattform die Organisation und Verschlagwortung Ihrer Inhalte. Darüber hinaus sind zuverlässige Such- und Filterfunktionen unerlässlich. Man stelle sich vor, dass man mit wenigen Klicks immer die gewünschten Inhalte ausfindig machen kann.
Mit einer Digital Asset Management-Plattform erhalten Sie problemlos Zugriff auf die von Ihnen gesuchten Inhalte. Diese können Sie dann schnell an ein CMS oder jedes andere System, mit dem Sie arbeiten, weiterleiten.
Ein gutes Beispiel für eine DAM-Software, die häufig zusammen mit Content Management-Systemen eingesetzt wird, ist Canto. Mithilfe von Canto können Sie eine einheitliche, organisierte und vollständig durchsuchbare Medienbibliothek erstellen. Die Suchfunktionalität wird durch die KI-gestützte Verschlagwortung und Gesichtserkennung von Canto noch verbessert. Die Inhalte werden automatisch verschlagwortet und strukturiert, so dass eine sofortige Suche möglich ist. Darüber hinaus bietet Canto auch hervorragende Möglichkeiten zur Kollaboration. Mit Canto können Mitarbeiter verschiedener Abteilungen und Experten aus unterschiedlichen Bereichen schnell verschiedene Versionen von Inhalten gemeinsam nutzen, während sie zusammenarbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen.
Werkzeuge zur Verwaltung von Webinhalten
Wie bereits erwähnt, sind CMS-Systeme nicht viel mehr als Instrumente zur Verwaltung von Webinhalten. Dennoch sind sie sehr nützlich und werden häufig von Unternehmen verwendet, die ihre digitale Präsenz ausbauen. Mit einem Content Management-System können Benutzer Inhalte erstellen und im Internet veröffentlichen, ohne Programmcode schreiben zu müssen. Das vereinfacht die Erstellung und Verwaltung von Webseiten erheblich. Im Internet finden Sie viele Beispiele für Content Management-Systeme, die belegen, wie verbreitet diese Programme wirklich sind.
Allerdings sind Web Content Management-Werkzeuge nicht das Nonplusultra in Sachen Content Management. Tatsächlich sind diese Systeme so konzipiert, dass sie hauptsächlich Webinhalte verarbeiten und den Publikationsprozess im Internet unterstützen. Sie sind also nicht vielseitig genug, um sämtliche Inhalte in Ihrem Unternehmen zu verwalten.
Hierfür brauchen Sie ein System mit einem umfangreicheren Leistungsspektrum. So gewährleisten Sie, dass Ihre Inhalte strukturiert und zugriffsfähig sind, bevor sie an ein CMS oder Web Content Management-Tool übertragen werden. Eine Asset Management-Plattform, wie wir sie oben vorgestellt haben, kann dabei von großem Nutzen sein. Nicht nur trägt sie dazu bei, dass Ihr Branding konsistent bleibt, damit jeder Kunde ein tolles Nutzererlebnis hat, sondern sie sorgt auch für mehr Datensicherheit für Ihre Inhalte.
Verschiedene Typen von Web Content Management-Systemen
Derzeit gibt es eine Vielzahl von Web Content Management-Systemen. Auch bei den Content Management-Systemen gibt es viele verschiedene Varianten. Das durchschnittliche CMS-Framework ist jedoch nicht wirklich darauf ausgelegt, mit der enormen Bandbreite an Arten und Formaten digitaler Inhalte zurechtzukommen.
Aus diesem Grund brauchen Sie eine Asset Management-Plattform wie Canto. Canto unterstützt all diese und viele weitere Dokumenttypen und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche. Sie ist wie eine Bildergalerie konzipiert, so dass Sie Ihre sämtlichen Inhalte problemlos in einer Vorschau anzeigen lassen können. Damit haben Sie einen Überblick über alle Ihre Inhalte, ob Bilder, PowerPoint-Präsentationen oder Dokumente.
Mit Canto als Lösung können Sie Inhalte auch mühelos an Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens und an externe Beteiligte weiterreichen. Dazu können Sie einen Link teilen, der entweder unbegrenzt gültig ist oder ein Ablaufdatum hat. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich mit gängigen Social Media-Webseiten oder Speicherdiensten zu verknüpfen und Portale zu nutzen. Portale sind eine maßgeschneiderte Möglichkeit, bestimmte Inhalte für andere Beteiligte freizugeben. Damit machen Sie die Inhalte auf eine Weise zugänglich, die viel anpassungsfähiger und professioneller ist als ein einfacher Dropbox-Link. Alle Funktionen in Canto wurden unter Berücksichtigung Ihrer Bedürfnisse als Benutzer entwickelt.
CMS oder DAM: Wo ist der Unterschied?
Bisher haben wir zwei Systeme erwähnt, die üblicherweise zur Verwaltung, Organisation und Veröffentlichung von Inhalten verwendet werden: CMS- und DAM-Lösungen. Nun fragen Sie sich vielleicht, worin eigentlich die Unterschiede zwischen beiden bestehen? Wie schon ausgeführt, ist ein CMS eher auf die Verwaltung von Inhalten im Internet spezialisiert.
Eine der Stärken von CMS liegt in der Erstellung von SEO-Webseiten. Sämtliche Faktoren, die für die Suchmaschinenoptimierung wichtig sind, wie Metatitel, Verlinkungen und Stichwörter, lassen sich mit einem CMS einfacher handhaben. Auch wenn Sie über keine technischen Kenntnisse verfügen müssen, um ein CMS zu verwenden, ermöglichen es Ihnen die meisten CMS, den Programmcode Ihrer Webseite zu ändern, wenn Sie das möchten. Sie haben also die Wahl. Ein Digital Asset Management (DAM)-System hingegen ist dafür konzipiert, sämtliche digitalen Inhalte Ihres Unternehmens zu organisieren.
Die wichtigste Funktion einer DAM-Plattform ist, dass Sie alle Ihre verschiedenen Dateien und Daten synchronisieren können. Auf diese Weise können Sie Inhalte für jeden Benutzer in Ihrem Unternehmen bereitstellen, der sie benötigt. Ein DAM-System bietet auch mehr Sicherheit für Ihre wichtigsten digitalen Assets und Dokumente mithilfe von Verschlüsselungsverfahren und – im Falle von Canto – modernster elektronischer digitaler Überwachung.
Wichtige Inhalte müssen nicht mehr willkürlich gespeichert und von Gerät zu Gerät weitergegeben werden. Stattdessen speichern Sie mit Canto Ihre gesamten Inhalte in der Cloud, was Ihnen mehr Transparenz, bessere Zugänglichkeit und effizientere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Obwohl DAM- und CMS-Systeme grundverschieden sind, lassen sie sich sehr gut kombiniert einsetzen. Im Grunde verwaltet ein DAM sämtliche Inhalte so, dass sie im CMS schneller aufgerufen und verwendet werden können. Mit anderen Worten: Wenn Sie ein CMS wie WordPress verwenden, können Sie mit einer DAM-Software wie Canto die entscheidenden Bilder und HTML-Dateien leichter lokalisieren, die Sie zur Optimierung Ihrer Webseite benötigen. Setzen Sie die beiden Technologien im Verbund ein, können Sie damit effektives Content Management betreiben.
CMS-Plattformen verwalten Webinhalte
WordPress ist, wie bereits erwähnt, ein Beispiel für ein CMS-System. Es gibt zahlreiche gängige CMS-Plattformen und jede hat ihr eigenes Funktionsspektrum. Manche CMS-Software funktioniert sehr gut, andere Plattformen nicht. Vergleichen Sie unbedingt die Eigenschaften und Funktionen der verschiedenen CMS-Plattformen, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Sie sollten sich auch über die Beschränkungen von CMS-Plattformen im Klaren sein. Sie wurden nicht entwickelt, um Ihre gesamten Inhalte zentral zu verwalten. Vielmehr dienen sie dazu, das Erstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Webinhalten zu vereinfachen. Canto ist keine CMS-Plattform. Canto ist eine DAM-Lösung. Dennoch lässt sich Canto hervorragend mit einigen der gängigsten CMS-Systeme integrieren, wodurch die Erstellung und Verwaltung von Inhalten noch effizienter gestaltet werden kann.
Digital Asset Management-Systeme eignen sich für alle digitalen Inhalte Ihrer Marke
Unternehmen, die sich bei der Verwaltung ihrer digitalen Assets weiterhin auf manuelle Prozesse verlassen, erleben heutzutage erhebliche Verzögerungen. Das ist ganz einfach eine Tatsache. Assets per E-Mail weiterzugeben ist langsam, kann unübersichtlich sein und ist anfällig für Sicherheitsrisiken. Trotzdem sind E-Mails nach wie vor ein beliebtes Mittel zum Senden und Empfangen von Inhalten. Die Nutzung einfacher Cloud-Speichersysteme ist nur bedingt geeignet, da es ihnen an Organisationsfunktionalität mangelt.
Häufig sind Inhalte deshalb nur eingeschränkt durchsuchbar und zugänglich. Ohne ein zentrales System haben die Mitarbeiter oft keine andere Wahl, als sich an verschiedene Personen zu wenden, um herauszufinden, wer bestimmte Inhalte auf seiner Festplatte hat. Solche manuellen Prozesse sind nicht nur für Ihr Team mühsam, sondern beeinträchtigen auch Ihre geschäftlichen Ergebnisse.
Zum Glück gibt es eine Lösung. Sie heißt Canto. Mit den Digital Asset Management-Lösungen von Canto optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe rund um die Handhabung von Inhalten. Sie speichern Ihre Inhalte zentral und sicher und fördern so die Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen.
