Im Januar 2016 wurde Finmeccanica in Leonardo umbenannt. Durch geschäftliche Umstrukturierungen wurden zahlreiche Tochtergesellschaften zu einem einzigen Unternehmen zusammengeführt. Im Zuge dieser internationalen Vereinigung kamen Hunderttausende von digitalen Assets zusammen. Nach dem Rebranding diskutierten Joe und Simon über die Notwendigkeit einer Speicherlösung, die große Mengen roher Assets aufnehmen kann, die für die Produktion von Bildern, Videos, Broschüren und Virtual Reality verwendet werden.
“Als Team von Projektmanagern und Multimediaspezialisten sind wir zunehmend auf digitale Assets angewiesen, um unsere Kommunikationsaktivitäten durchzuführen”, erklärt Joe.
Vor Canto wurden die Assets auf internen Netzwerken und Festplatten verteilt gespeichert, die sich im Besitz der einzelnen Mitarbeiter befanden, die für die Erstellung der Inhalte verantwortlich waren. Es war daher schwierig, Leonardos Aussagen abzustimmen und komplette Projekte zu realisieren, die gespeichert und abgerufen werden konnten.
“Da wir uns im Laufe der Zeit vergrößerten, war die gemeinsame Nutzung von Dateien, naja, ein Engpass im Arbeitsablauf”, ergänzt Simon.
Wir brauchten ein System, das intuitiv und unkompliziert ist. Viele unserer Benutzer sind Marketingexperten, die Zugriff auf Videos, Bilder oder Präsentationen haben müssen.
Nach der Fusion der Tochterunternehmen zu Leonardo waren sich Joe und Simon einig, dass sie für die Zukunft eine Digital Asset Management-Lösung brauchten, mit der sie Assets schnell speichern, klassifizieren, wiederfinden und abrufen konnten. Doch sollte die von ihnen gewählte DAM-Lösung auch exponentielles Wachstum bewältigen können.
“Bei Leonardo arbeiten zahlreiche kreative Köpfe und viele unserer Mitarbeiter sind für die Produktion von Inhalten zuständig oder arbeiten als Autoren und Designer”, erläutert Joe. “Aber unabhängig vom jeweiligen Fachgebiet unterstützen wir alle den Wunsch, eine DAM-Software als Lösung für unsere stetig wachsenden Anforderungen hinsichtlich der Asset-Bibliothek einzusetzen.”
“Wir brauchten ein System, das intuitiv und unkompliziert ist”, führt Simon aus. “Viele unserer Benutzer sind Marketingexperten, die Zugriff auf Videos, Bilder oder Präsentationen haben müssen. Da unsere Inhalte weit verbreitet zum Einsatz kommen, haben wir nicht nur ein Projekt, sondern viele.”
Die von Leonardo gewählte digitale Lösung, die einen veralteten Ansatz zur Speicherung von Assets ersetzen sollte, musste in der Lage sein, eine große Menge an Assets aufzunehmen. Außerdem mussten diese sicher gespeichert werden und bei Bedarf zugänglich sein. Hier kam Canto ins Spiel: Die Software beseitigte das Problem der vielfältigen Speicherorte und führte eine besser organisierte Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung ein. Die Änderung der Abläufe setzte bereits in der frühen Phase des Onboardings ein.
“Das Onboarding war ein entscheidender Faktor für das, was wir jetzt tun”, betont Joe. “Mit der Entscheidung für Canto wurden alle unsere Mitarbeiter von denselben Ansprechpartnern eingearbeitet und somit sozusagen auf das gleiche Niveau gebracht. Die Anpassungen, die wir an unserem DAM-System vornahmen, entsprachen den spezifischen Anforderungen von Leonardo, und wir erhielten von Anfang an einen kompetenten Service. Canto ist ein gewaltiger Schritt in Richtung einer nachhaltigen Lösung, die unsere ICT-Sicherheitsvorschriften erfüllt.”
Mit der Entscheidung für Canto gehören Netzlaufwerke der Vergangenheit an.
“Canto hat meine Arbeitsabläufe enorm optimiert”, berichtet Simon. “Vorher brauchten die gemeinsam genutzten Laufwerke sehr lange, um große Dateien herunterzuladen, oder es ging erst gar nicht. Das hier geht so viel schneller.”
Sicherheit und kontrollierter Benutzerzugriff
Als Unternehmen in der Rüstungs- und Verteidigungsindustrie ist es für Leonardo unerlässlich, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Das Speichern von Roh- oder Endprodukten auf einem DAM unterliegt strengen Informations- und Kommunikationsvorschriften. Canto konnte alle Bedenken, die Leonardo in Bezug auf die Sicherheit hatte, ausräumen – dank Administratorsteuerung, Portalen, Bibliotheken und Dateiverknüpfungen, die ein Benutzer leicht selbst steuern kann.
“Es ist so viel einfacher, ein Asset ausfindig zu machen, einen Freigabelink zu erstellen und es direkt an den vorgesehenen Benutzer zu senden”, freut sich Simon. “Wegen unseres hohen Sicherheitsniveaus sind unsere Möglichkeiten zum Versenden von Dateien sehr beschränkt, aber mit Canto hat sich die Freigabe von Informationen grundlegend geändert.”
“Sicherheit ist das A und O”, bestätigt Joe. “Wir brauchten eine Asset-Lösung, die unsere eigenen hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt.”
Kontinuierliche Migration ermöglichen
Bei Leonardo ist der Prozess der Migration von Assets in Canto allgegenwärtig und kontinuierlich. Dank der Team-Workshops in Rom sind die Mitarbeiter nun in der Lage, Inhalte intuitiv einzupflegen, die den aktuellen Anforderungen entsprechen.
“Unsere Community von Benutzern und Redakteuren engagiert sich sehr bei der Migration”, erzählt Joe, “Simon hat bei den Inhalten eine Menge Arbeit geleistet.”
Bei den ersten von Cantos Implementierungsexperten geleiteten Workshops konnten Joe und seine Kollegen ausprobieren, was Canto für Leonardo zu leisten im Stande ist. Joe und sein Team haben eine intuitive Struktur für die Verschlagwortung entwickelt, die berücksichtigt, wie Benutzer und Redakteure auf Dateien zugreifen und diese hochladen, und entsprechende Tags zuweist. Joe betrachtet das DAM-System als notwendigen Schritt für jeden kreativen Arbeitsablauf, bei dem alle Beteiligten mitwirken können und letztlich die Art und Weise verbessern, wie das Team Assets speichert und darauf zugreift.
“Solange unsere Assets nicht auf eine intuitive Art und Weise erfasst und verschlagwortet sind, anhand derer die Mitarbeiter die für ihren Bereich relevanten Dateien finden und erschließen können, ist die Arbeit noch nicht getan”, stellt Joe klar. “Durch diesen Vorgang schaffen wir eine nahtlose Integration unserer kommunikativen Assets, so dass sich unser Team ganz auf die Produktion konzentrieren kann.”
Simon schließt sich Joes Meinung an. “Die Leute können einfach nach Assets suchen, und brauchen mich nicht mehr darum zu bitten, dass ich das für sie mache; außerdem können wir alle unsere Inhalte vorab genehmigen.”
