So funktioniert der Umstieg auf Canto

Die Entscheidung, von Cumulus auf Canto umzusteigen, und damit den Wechsel von On-Premise in die Cloud zu vollziehen, war für Martin Brenner und sein Team der VDE Services GmbH in erster Linie eine Kostenfrage. Anlässlich der Lizenzerneuerung hatte Brenner die laufenden Kosten überprüft und war nach einer Prüfung mit dem Vertrieb von Canto zu dem Schluss gekommen, dass eine Cloud-Lösung die eigenen Anforderungen besser abdecken kann.

Neben den Kosten war aber auch die Komplexität von Cumulus ein wichtiger Punkt. Denn nicht alle Funktionen, die für VDE von Interesse waren, konnten in der Praxis auch genutzt werden. Der Konfigurationaufwand hierfür hatte sich bis dato nicht gerechnet. Hierin sah auch Brenners Kollegin Mireille Schäfer den größten Vorteil. Durch den Umstieg auf Canto sollte sie in die Lage versetzt werden, Änderungen an der Konfiguration von Canto selber vorzunehmen, ohne dazu auf zusätzliche IT-Hilfe angewiesen zu sein. Doch bevor das neue System an den Start gehen konnte, mussten die bestehenden Mediendateien zunächst von Cumulus nach Canto migriert werden.

Technisch gesehen war der Umstieg in die Cloud für VDE einfach, erinnert sich Brenner. Intern wurde Canto zunächst an die Azure Active Directory angebunden, um einen unkomplizierten Login zu ermöglichen. „Das ging reibungslos, auch weil uns Ihre Kollegen sehr gut unterstützt haben“, erzählt Brenner im Interview mit Canto.

Der nächste Schritt war die Überführung der bestehenden Mediendateien aus Cumulus in die neue Canto Cloud-Lösung. Auch hier habe man vom Canto Customer Success Team sehr viel Unterstützung erfahren, erinnert sich Schäfer. Die bestehende Bilddatenbank wurde eins zu eins nach Canto übertragen. Alle anderen Medien-Assets wurden anschließend eingespielt und in einem neuen System zusammengeführt. Hierbei stand ihnen das Team von Canto mit Rat und Tat zur Seite. „Die Unterstützung von Canto war sehr gut und kompetent. Auch der Support hat bei Fragen immer sehr schnell reagiert und mir immer eine Lösung angeboten – damit bin ich sehr zufrieden“, erzählt Schäfer. Anders als zuvor konnte Schäfer die fachliche Administration selber übernehmen und auch eigenständig Benutzerrollen definieren. Aus dem neuen Medienbestand wurden dann Assets ausgewählt, die internen Benutzern in einem Portal zur Verfügung gestellt werden sollten.

Mit Canto stellt die Abteilung Brand, Marketing and Communication wichtige Assets für die ganze VDE Gruppe zentral zur Verfügung. Das entsprechende Portal ist so aufgebaut, dass Benutzer relevante Inhalte schnell finden und sich dabei stets im Corporate Design bewegen. Canto ist damit zu einem zentralen Ablagesystem geworden – und das erleichtert auch vielen anderen Abteilungen die Arbeit, weil sie die Assets aus dem Portal nun weltweit und bedenkenlos herunterladen und verwenden können.

IT-Administrator Martin Brenner hingegen muss sich hingegen keine Gedanken um neue Releases oder veraltete Hardware machen. Mit der Cloud-Lösung Canto spart VDE somit Kosten. Außerdem ist die Bedienung von Canto einfacher und benutzerfreundlicher, weil alle Arbeitsschritte direkt im Webbrowser erledigt werden können. Das sieht auch seine Kollegin Schäfer so: „Durch die kontinuierlichen Releases haben wir außerdem den Vorteil, dass wir von den neuen Features profitieren. Canto legt hier offensichtlich viel Wert darauf, Wünsche von Kunden mitaufzunehmen – was für uns auch sehr wichtig ist. Insgesamt ist Canto ein modernes System und sehr intuitiv zu bedienen.“

In einem nächsten Schritt plant Brenner auch das genutzte CMS CoreMedia an Canto anzubinden, um damit weitere Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Dass die Lösung so schnell und erfolgreich eingeführt werden konnte, liegt für Brenner und Schäfer vor allem am Canto Support, der sie während des gesamten Prozesses vorbildlich betreute.