Will man CMS und ECM im Vergleich betrachten, muss man zunächst genau wissen, was die beiden Systeme eigentlich sind. In einem zweiten Schritt ist es nötig zu verstehen, in welchen Punkten sich beide Systeme ähneln und worin sie sich unterscheiden. Diese kurze Zusammenfassung behandelt diese beiden Aspekte. Abschließend erläutern wir, inwiefern Digital Asset Management (DAM) in diesem Gefüge zum Tragen kommt.

Was ist CMS?

Ein CMS (Content Management System) ist eine Software zur Verwaltung digitaler Inhalte. CMS-Lösungen bieten Funktionen zur Kontrolle von Formaten und Versionen sowie zum Suchen und Abrufen von Inhalten. Sie dienen auch zur schnellen und effizienten Bereitstellung von Inhalten. Ein gutes Beispiel für ein CMS ist WordPress, ein Open-Source-System.

Mehrere animierte Personen arbeiten an einer Webseite.
Ein CMS erfordert die Handhabung digitaler Inhalte.

Was ist ECM?

Bei ECM (Enterprise Content Management) handelt es sich um ein Verfahren zur Speicherung, gemeinsamen Nutzung, Pflege und Sicherung von Unternehmensinhalten. ECM hilft dabei, die Daten, Informationen, Präsentationen und Dokumente eines Unternehmens zu verwalten. Das liegt daran, dass es normalerweise an der Implementierung von Prozessen für Projekte und Erstellung beteiligt ist.

Nachdem Sie nun ein gutes Grundverständnis von CMS und ECM haben, wollen wir uns nun mit ihren Unterschieden und Gemeinsamkeiten befassen.

CMS und ECM im Vergleich – was sind die Unterschiede?

CMS und ECM unterscheiden sich in einigen Aspekten, insbesondere in der Art der jeweils gespeicherten und freigegebenen Inhalte. So werden beispielsweise Word-Dokumente (.doc, .docx) oder professionelle Dokumente (.pdf) von einem CMS perfekt verwaltet. Ein ECM hingegen eignet sich besser für Inhalte wie Bilder, Audio- und Videodateien.

Animierte Personen, die ein System verwalten.
Es gibt viele Unterschiede zwischen CMS und ECM.

Ein weiterer Unterschied liegt darin, wie sie die Anforderung von Unternehmen unterschiedlicher Größe handhaben. Ein CMS funktioniert für kleinere Unternehmen ein wenig besser. Der Grund ist, dass Inhalte in kleinen Dosierungen einfacher zu verwalten sind. Ein ECM eignet sich für größere Unternehmen besser, da es über ein breites Spektrum an Funktionen zur Verwaltung von Inhalten verfügt.

Die Gemeinsamkeiten von CMS und ECM

Ein Großteil der Funktionen von ECM lässt sich mit einem CMS ersetzen. Beide Systeme dienen der Organisation von Unternehmensinhalten und -lösungen. Gleichermaßen bieten sie Unternehmen nützliche Vorteile. Dazu zählt beispielsweise die effiziente Abwicklung von Projekten. Sowohl ECM als auch CMS handhaben Inhalte in einer Art, mit der Unternehmen effizient bleiben.

Eine weitere Gemeinsamkeit sind ihre integrativen Fähigkeiten. Das entspricht in etwa der Situation, wenn sich zwei Personen miteinander abstimmen oder produktiv zusammenarbeiten. Sowohl ECM als auch CMS verfügen über immense Integrationsfähigkeiten. So lassen sie sich beispielsweise beide mit der bekannten Microsoft Suite integrieren.

Mehrere Frauen verwalten ein System.
CMS und ECM haben viele Gemeinsamkeiten.

Welche Rolle DAM dabei spielt

Digital Asset Management (DAM) zählt zum Bereich der ECM-Technologien. Allerdings handelt es sich hierbei um eine deutlich stärker spezialisierte und fokussierte Anwendung. Das fällt vor allem in der Art und Weise auf, wie DAM digitale Inhalte organisiert, speichert und zur gemeinsamen Nutzung bereitstellt. Es zeichnet sich insbesondere durch die Handhabung digitaler Assets aus – also Bilder, Videos, Audiodateien, Präsentationen und sonstige digitale Inhalte.

DAM und ECM zählen zur selben Familie, da es sich in beiden Fällen um Unternehmenslösungen handelt. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Unternehmen nach einem System suchen, mit dem sie gespeicherte Inhalte schnell über einen zentralen Standort austauschen und abrufen können. Wenn Sie ECM und CMS im Vergleich miteinander beurteilen, müssen Sie darauf achten, dass Sie auch DAM dabei berücksichtigen.

ECM und CMS haben sowohl Gemeinsamkeiten als auch Unterschiede. Vergewissern Sie sich also, dass Sie genau verstehen, welche das sind.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.