Datenarchivierung und ihre Vorteile für Unternehmen

Ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung und Sicherung wichtiger Dateien ist die Datenarchivierung. Meist handelt es sich dabei um Akten zur Historie eines Unternehmens oder um juristische Unterlagen. Häufig wird die Datenarchivierung mit einer Datensicherung, einem sogenannten Backup, verwechselt. Beide Konzepte ähneln sich zwar, sind aber tatsächlich voneinander verschieden.

In diesem Leitfaden wollen wir auf die Unterschiede beider Begriffe eingehen und ein paar entscheidende Vorteile aufzeigen. Diese Eigenschaften sollten Sie unbedingt im Auge behalten, wenn Sie nach geeigneten Lösungen für Ihre Datenarchivierung suchen. So können Sie sicherstellen, dass Sie das optimale System für Ihre Anforderungen finden.

Doch beginnen wir zunächst mit einer grundlegenden Betrachtung des Konzepts.

Diese Daten besitzen ganz klar einen gewissen Nutzwert, jedoch in einer weniger greifbaren Form. Das bedeutet, dass die Dateien in einem aktiven System eher im Weg liegen und für Unübersichtlichkeit sorgen, sofern sie nicht auf einem geeigneten Server gespeichert werden. Schließlich muss man sie ja aufbewahren, selbst wenn man nur selten darauf zugreift.

Ein anschauliches Beispiel für Datenarchivierung wäre ein Anbieter für Fallschirmspringen, der jeden Teilnehmer einen digitalen Haftungsausschluss unterschreiben lässt. Solche Verzichtserklärungen werden sicherlich nur selten oder auch nie abgerufen. Insofern kann man sie auf einem separaten Server archivieren.

Sollte jedoch ein Kunde ein juristisches Problem haben oder sich während eines Sprungs verletzen, wäre ein Zugriff auf das Archiv möglich, um die entsprechende Verzichtserklärung zu finden. Auf diese Weise kann das Unternehmen nicht nur wichtige Dokumente aufbewahren, sondern auch dafür sorgen, dass sie den Systemen keine Kapazitäten für das Tagesgeschäft rauben und ihre IT auf vollen Touren arbeiten kann.

Wie unterscheidet sich die Datenarchivierung von der Datensicherung?

In einem Datenarchiv werden Informationen und Datensätze zur späteren Verwendung gespeichert. Eine Datensicherung hingegen beinhaltet Kopien oder Duplikate von Informationen oder Datensätzen. Doch muss eine Datensicherung nicht unbedingt an einem neuen Speicherort abgelegt werden.

Archivierte Daten hingegen werden an einen anderen Ort ausgelagert. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Unternehmen nicht mit Informationen überschwemmt wird, die im Tagesgeschäft keine vordergründige Rolle spielen.

Das folgende Beispiel soll dieses Verhältnis zwischen Datensicherung und Archivierung veranschaulichen. Gäbe es in einem Kunstmuseum zehn Gemälde, aber nur acht davon könnten an den Wänden ausgestellt werden, würde man die anderen Gemälde gesichert einlagern und für eine zukünftige Ausstellung aufbewahren. Bei der Datenarchivierung verhält es sich ähnlich.

Würde das Museum nun von jedem dieser zehn Gemälde eine Kopie anfertigen lassen, könnte es damit festhalten, wie das eigentliche Bild aussieht. Dies entspräche der Datensicherung. Die Archivierung lagert die Gemälde zur Aufbewahrung aus, während die Datensicherung hingegen die Bilder repliziert.

Was für Daten werden typischerweise archiviert?

Manche Unternehmen sind verpflichtet, Finanzunterlagen über längere Zeit zu archivieren. Andere Firmen hingegen wollen E-Mails, Telefonprotokolle und andere Arten von Informationen archivieren. Die verschiedenen Anwendungsfälle verdeutlichen bereits, wie vielfältig die Datenarchivierung ist und wie wichtig sie jeweils sein kann (wobei Finanzunterlagen wahrscheinlich der wichtigere Anwendungsfall sind).

Bedenken Sie, dass die gespeicherten Daten für längere Zeit nicht verwendet werden sollen. Bedeutsame Finanzunterlagen werden also nur dann archiviert, wenn man sie nicht regelmäßig einsehen muss.

Unterlagen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Compliance Data) sind häufig in den Datenarchiven von Unternehmen zu finden. Genau wie Finanzunterlagen müssen auch solche Informationen langfristig archiviert werden, in der Regel auf unbestimmte Zeit.

Der Grund für die Archivierung ist hier das Verlustrisiko einerseits bzw. die möglichen Konsequenzen einer unbeabsichtigten Veränderung der Daten andererseits. Entsprechend wichtig ist es, dass Sie solche sensiblen Dokumente sicher aufbewahren und ihre täglichen Arbeitsabläufe übersichtlich halten. Unternehmen greifen eher selten auf viele verschiedene juristische Informationen zurück.

Weitere Aspekte

Die folgenden Faktoren müssen bei der Datenarchivierung berücksichtigt werden:

Speicherplatz

Die Archivierung gibt gleichzeitig Speicherplatz frei und belegt ihn. Auf dem Hauptserver wird der Speicherplatz freigemacht. Aber am Ort der Archivierung kann sich der Speicherplatz schnell füllen. Daher müssen der verfügbare Speicher und die Kapazitäten der verwendeten Server regelmäßig überprüft werden. Bei der Datenarchivierung entsteht mit der Zeit zwangsläufig ein exponentielles Datenwachstum. Achten Sie darauf, dass Ihre Systeme damit Schritt halten können.

Kompatibilität

Je länger Sie Daten archivieren, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie irgendwann Probleme mit der Kompatibilität bekommen. Achten Sie auf die im Archiv abgelegten Dateiformate. Möglicherweise verlieren sie im Zuge des technologischen Fortschritts ihre Relevanz. Wie beim Speicherplatz auch, müssen Sie Kompatibilitätsproblemen durch regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen der Daten entgegenwirken.

Die Datenarchivierung gewährleistet die geordnete Aufbewahrung wichtiger Informationen. Prüfen Sie, wie in Ihrem Unternehmen bei der Archivierung vorgegangen wird, und korrigieren Sie die Abläufe wann immer nötig. Dadurch können Sie viel zusätzlichen Speicherplatz gewinnen und effizienter arbeiten.