3 wesentliche Aspekte, die Sie Ihrer Digital Asset Management-RFP nicht vergessen dürfen
| 4. August 2021
Zwischen verschiedenen Digital Asset Management (DAM)-Systemen gibt es erhebliche Unterschiede. Das zeigt sich besonders deutlich, wenn man die einzelnen Anbieter miteinander vergleicht. Unweigerlich begegnen Ihnen alle Arten von Systemen mit unterschiedlichem Funktionsumfang – und alle versprechen, dass sie perfekt auf die vielfältigen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Das ist aber nicht möglich.
Zwar werden alle Lösungen Sie grundsätzlich zufrieden stellen können, doch wird es immer ein System geben, das besser als andere funktioniert. Damit Sie das für Sie beste Produkt auswählen können, müssen Sie eine präzise Ausschreibung, eine sogenannte Digital Asset Management-RFP erstellen.
Wir erläutern zunächst, was eine RFP ist, und zeigen Ihnen anschließend drei wichtige Aspekte auf, die Sie in Ihrer RFP unbedingt berücksichtigen sollten.
Was ist eine RFP?
Bei einer RFP (Request for Proposal) handelt es sich um eine Ausschreibung. Dieses geschäftliche Dokument dient dazu, von einem Unternehmen eine Zusage zu erhalten. Von da an kann der Antragsteller die Dienste oder Produkte des Anbieters in Anspruch nehmen. Eine RFP nennt in der Regel konkrete Kriterien bezüglich der Erwartungen, die das Unternehmen an künftige Vereinbarungen knüpft. Hierzu gehören oft Dinge wie Kosten, Zeitpläne und andere grundlegende Planungen und Erwartungen.
Vor diesem Hintergrund wollen wir uns die drei wichtigsten Aspekte ansehen, die Sie in Ihre Ausschreibung für eine Digital Asset Management-Lösung aufnehmen sollten.
1. Individuelle Erwartungen an die Effizienz möglicher Integrationen
Grundvoraussetzung für jeden, der eine DAM-Software anschaffen möchte, muss die Zusicherung hinsichtlich der Integrierbarkeit des Systems in Ihre bestehenden Programme und Hilfsmittel sein.
Der Grund dafür ist, dass wahrscheinlich Mitarbeiter aus allen Abteilungen das DAM-System nutzen werden, und wenn ihre aktuellen Programme nicht kompatibel sind, dürfte dies ihre Arbeitsabläufe erschweren. Achten Sie bei der Auswahl Ihres DAM-Anbieters also unbedingt darauf, dass alle angemessenen Erwartungen hinsichtlich der Integrationen erfüllt werden.
Eine häufig gestellte Frage, die der Klärung bedarf, betrifft die Integrierbarkeit des DAM-Systems mit Cloud-Speichern, da die DAM-Lösung selbst über die Fähigkeit zur Cloud-Speicherung verfügt. Manche Digital Asset Management-Anwendungen lassen sich in der Tat mit anderen Cloud-Systemen integrieren. Dies ist ein Vorteil für alle, die ihren derzeitigen Speicher nicht gänzlich aufgeben wollen.
2. Genaue Angaben zum Skalierungsbedarf
Dieser Aspekt ist sehr wichtig – schließlich wollen Sie sich nicht an einen DAM-Anbieter binden, der Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt gute Dienste leistet, Ihr Unternehmen aber langfristig enttäuscht. Ihre Digital Asset Management-RFP muss daher konkrete Angaben zu Ihrer spezifischen Skalierbarkeit enthalten und Antworten auf die Frage geben, ob der Anbieter diese Anforderungen erfüllen kann.
Manche Anbieter tendieren dazu, pauschal zu bestätigen, dass sie Ihre Bedürfnisse abdecken können, sofern Sie diese nicht detailliert beschreiben. Um das zu vermeiden, fordern Sie vom Anbieter spezifische Auskünfte ein.
Wenn Sie den Anbietern Informationen über Ihre Downloads, die gemeinsame Nutzung von Inhalten und den sonstigen digitalen Datenverkehr zur Verfügung stellen können, kann das den Prozess vereinfachen. Auf diese Weise schützen Sie Ihr Unternehmen vor Anbietern, die Ihre potenziellen Anforderungen in Bezug auf die Skalierbarkeit nicht zuverlässig und nachweislich erfüllen können.
3. Ein Fundament für Ihre grundlegenden Bedürfnisse
Die einfachste Möglichkeit, Ihre Suche nach einem DAM-System zu vereinfachen, besteht darin, gleich zu Beginn ein paar grundlegende Anforderungen festzulegen. Das geht am effizientesten, wenn Sie sich auf Ihre wichtigsten Belange konzentrieren und diese detailliert an die Anbieter kommunizieren.
Wenn Sie diesen Teil des Prozesses auf ein Minimum beschränken (d. h. Ihre wesentlichen Bedürfnisse angeben und nicht sämtliche Anforderungen), können Sie sicherstellen, dass Ihre grundlegenden Forderungen berücksichtigt und erfüllt werden.
Eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Problemstellungen, die Sie mithilfe Ihrer DAM-Software lösen wollen, ist äußerst hilfreich. Dadurch erhalten alle Beteiligten eine Vorstellung davon, was für Ihr Unternehmen hinsichtlich eines DAM-Systems relevant ist. In der Regel erfordert dieser Schritt die Mitwirkung und Kooperation vieler Mitarbeiter, um zu gewährleisten, dass alle relevanten Standpunkte vertreten sind.
Veranschaulichen Sie einem potenziellen Anbieter einfach Ihre Bedürfnisse mit, indem Sie Ihre Assets mit ihm teilen. Natürlich geht es dabei nicht um Ihren kompletten Dateibestand. Lassen Sie ihn vielmehr wissen, welche Art von Dateien Sie haben und in welchem Format sie vorliegen.
Sie verfügen über viele Video- oder Audiodateien? Sind das hauptsächlich MP4-Dateien oder MP3? Wenn diese Faktoren bekannt sind, teilen Sie sie dem Anbieter mit. Er kann dann bestätigen, ob sein System Ihre Daten ordnungsgemäß verarbeiten kann oder nicht. Solche Vorarbeiten werden bei der hektischen Suche nach einer geeigneten DAM-Lösung manchmal übersehen.
Um eine wirklich leistungsfähige Digital Asset Management-Software zu finden, bedarf es zunächst einer gut durchdachten und solide strukturierten Ausschreibung. Überprüfen Sie alles Notwendige, um sicherzustellen, dass in Ihrer Digital Asset Management-RFP alles Wichtige enthalten ist.