Große Dateien vor dem Öffnen herunterladen – das ist dank moderner Funktionen wie Dropbox Smart Sync kein Thema mehr. Dieses innovative Werkzeug verändert, wie Menschen Dateien speichern und auf sie zugreifen. Wir präsentieren Ihnen dazu einen ausführlichen Leitfaden.

Was ist Dropbox Smart Sync?

Dropbox Smart Sync ist eine Funktion der Desktop-Anwendung von Dropbox. Mit ihr können Benutzer Dateien überprüfen, die mit ihnen geteilt wurden. Sie ermöglicht es, neue Dateien zu überprüfen, ohne dass dafür Speicherplatz auf der Festplatte benötigt wird. Die Smart Sync-Funktion ist Bestandteil der aktualisierten Dropbox-Softwarepakete.

Smart Sync entspricht in seiner Funktionsweise einem Röntgengerät. Anstatt tatsächlich in den Körper eines Menschen zu schauen, erstellt die Maschine ein Abbild des Körperinneren. Smart Sync macht genau dasselbe, nur eben mit Dateien. Die Funktion durchleuchtet die Dateien beim Empfang und stellt dem Benutzer ein Abbild davon zur Verfügung, ohne dass dazu die Dateien auf die Festplatte heruntergeladen werden müssen.

Der Unterschied zwischen Smart Sync und Selective Sync

Obwohl sie ähnliche Bezeichnungen haben, sind Smart Sync und Selective Sync in ihrer Funktion völlig unterschiedlich. Smart Sync erlaubt es, über den eigenen Desktop auf Inhalte zuzugreifen, ohne dass dabei Festplattenspeicher verbraucht wird. Bei Selective Sync wählen die Benutzer, welche Dateien synchronisiert werden sollen. Dadurch können sie verhindern, dass verschiedene Dateien und Ordner auf der Festplatte Platz beanspruchen.

Man kann sich Selective Sync mehr als eine Möglichkeit vorstellen, mit der man bestimmt, welche Dateien ausschließlich in der Dropbox verbleiben und nicht auf dem PC gespeichert werden.

Ein Screenshot von Dropbox, der Hauptanwendung für Dropbox Smart Sync.
Selective Sync und Smart Sync ähneln sich nur in der Bezeichnung.

Wann sich die Nutzung von Smart Sync empfiehlt

Smart Sync empfiehlt sich vor allem dann, wenn Sie viele Dateien in Ihrer Dropbox gespeichert haben. Darüber hinaus ist Smart Sync ideal, wenn viele Anwender Dateien mit Ihnen teilen. Es ist immens komfortabel, wenn Sie diese Dateien einsehen und darauf zugreifen können, ohne dass Sie sie vorher auf Ihre Festplatte übertragen müssen.

Außerdem sollten Sie Smart Sync verwenden, wenn Sie nur wenig freien Festplattenspeicher auf Ihrem PC haben. Tatsächlich ist einer der Hauptgründe für die Nutzung von Dropbox, dass Sie Dateien ablegen können, ohne dabei eigenen Festplattenspeicher zu opfern. Mit Smart Sync gehen sie noch einen Schritt weiter: Sie haben über Ihren Desktop vollen Zugriff auf die Dateien, ohne dass sie dort gespeichert werden müssen.

Ein Screenshot der Benutzeroberfläche von Dropbox.
Smart Sync spart Speicherplatz auf der Festplatte.

Die Vorteile von Dropbox Smart Sync

Leicht auffindbare Dateien

Das ist insbesondere für arbeitsbezogene Tätigkeiten nützlich. Bei der Fertigstellung von Arbeitsprojekten müssen Sie manchmal bestimmte Dateien schnell finden können. Smart Sync bündelt alle Ihre Dateien für eine schnelle Auffindbarkeit.

Einfacher Zugang zu wichtigen Ordnern

Smart Sync vereinfacht den Zugriff auf alle Ihre wichtigen Projekte erheblich. Anstatt nun eine Vielzahl verschiedener Dateien herunterladen zu müssen, können Sie die Ordner durch einen einfachen Mausklick direkt mit Ihrem Desktop synchronisieren.

Alles bleibt überschaubar geordnet

Selten genutzte Ordner verlangsamen Ihr System nicht länger. Dank Smart Sync können Sie Ordnung in Ihr System bringen, indem Sie nicht benötigte Dateien einfach in den Online-Speicher verschieben. So brauchen Sie keine Dateien zu löschen, die Sie später vielleicht noch brauchen, und die aktiv genutzten Dateien werden nicht länger beeinträchtigt.

Da Sie nun wissen, was Dropbox Smart Sync alles kann, überlegen Sie sich, ob es sich lohnt, diese Funktion in Ihre Dropbox-Arbeitsumgebung zu integrieren. Falls Sie nach einer umfassenderen Lösung zum Speichern, Freigeben und gemeinsamen Verwenden von Dateien suchen, empfiehlt es sich, über eine Umstellung auf Digital Asset Management nachzudenken.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.