Marketingtechnologie

So entwickeln Sie mit Digital Asset Management einen gemeinsamen Arbeitsbereich

von Canto  |  15. Juli 2022

  Lesezeit 6 Min.

Zwei Personen führen Assets in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammen.

Beim Erstellen von Inhalten verlassen sich Unternehmen selten auf nur eine Person. Um langfristig konsistente, hochwertige Inhalte zu entwickeln, müssen Experten mit verschiedenen Kompetenzen wie Texter, Grafikdesigner, Videoentwickler und Social Media-Spezialisten effektiv zusammenarbeiten. Deshalb investieren die erfolgreichsten Marken der Welt in Technologien, mit denen sie die Zusammenarbeit in ihren Arbeitsbereichen verbessern können.

Zusammenarbeiten im hybriden Arbeitsumfeld

Seitdem zahlreiche Unternehmen weltweit zu hybriden Arbeitsmodellen übergegangen sind, bei denen Mitarbeiter im Büro und dezentral tätige Mitarbeiter gemeinsam agieren, ist die Zusammenarbeit wesentlich komplizierter geworden. Eine vergleichsweise autonom arbeitende Person ist davon vielleicht nicht sonderlich betroffen. Wer jedoch Inhalte und Rückmeldungen mit anderen austauschen muss, wird schnell auf mögliche Kommunikations- und Koordinationsprobleme stoßen. Noch komplizierter wird die Situation, wenn sich niemand traut, Fragen zu stellen oder sich an Teamkollegen zu wenden, weil er sich nicht auskennt.

Man kann sich leicht vorstellen, dass ein remote arbeitender Beteiligter auf der Suche nach einem Asset ist, jedoch nicht weiß, welche Version die aktuellste oder genehmigte ist. Arbeitet die Person in einer anderen Zeitzone, kann sie möglicherweise niemanden finden, der ihre Frage beantworten kann. Und selbst wenn jemand verfügbar ist, weiß der Mitarbeiter womöglich nicht, an wen er sich wenden soll oder wie er am besten vorgeht. Die gesamte Situation, von der Suche nach dem Asset bis hin zu der Frage, wen man dazu um Rat fragen kann, beeinträchtigt die Produktivität und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht werden.

Aus der Sicht des Unternehmens scheint die Einführung einiger Abläufe und Richtlinien zu genügen, um Assets effektiv zu verwalten. Doch leider sind die für die Zusammenarbeit verwendeten Anwendungen dieser Aufgabe nur selten gewachsen. Gemeinsame Speicherlaufwerke können schnell unübersichtlich werden und die Verwaltung ist arbeitsintensiv. Kommunikationskanäle wie E-Mail und Messenger-Plattformen neigen ebenfalls dazu, ein Chaos zu bilden, in dem man nur schwer den Überblick behält.

Vorteile eines gemeinsamen Arbeitsbereichs zur Teamarbeit

Wenn Sie alle Aufgaben rund um digitale Assets in einem speziellen gemeinsamen Arbeitsbereich bündeln, schaffen Sie am ehesten Klarheit und Konsistenz. Digital Asset Management (DAM)-Anwendungen bieten eine einheitliche Informationsquelle für alle Beteiligten in einem hybriden Team. Sie erleichtern das Auffinden von und den Zugriff auf Assets, die Nachverfolgung des Projektstatus und gewährleisten eine effektive Kommunikation.

Indem Assets in einer zentralen Lösung gespeichert und verwaltet werden, lassen sich auch Probleme bezüglich fehlerhafter Versionierung und missverständlicher Kommunikation vermeiden. Sämtliche Informationen über das Asset werden im System gespeichert und automatisch aktualisiert. Kommentare, Änderungen und Freigaben lassen sich in Arbeitsabläufe und sogar in einzelne Assets einbinden, sodass sichergestellt ist, dass Projekte planmäßig verlaufen. Die bessere Sichtbarkeit hilft, Fehler und Nachlässigkeiten zu verhindern, so dass alle Beteiligten produktiver arbeiten können.

Ein digitales Asset in einem Digital Asset Management-System mit Dialogfeldern zum Genehmigungsstatus des Assets und für Kommentare.

5 Schritte zur Entwicklung eines gemeinsamen Arbeitsbereichs mit Canto

Canto ist eine zuverlässige DAM-Lösung, die alle digitalen Inhalte eines Unternehmens an einem Ort speichert und das Organisieren, Auffinden und Weitergeben einer Vielzahl von Dateitypen erheblich erleichtert. Die Plattform von Canto bietet mehrere leistungsstarke Funktionen, die die gemeinsame Arbeit mit digitalen Assets vereinfachen. Mit ein paar einfachen Schritten können Teams einen dynamischen Arbeitsbereich einrichten, in dem sie effektiv zusammenarbeiten können, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Mitglieder befinden.

Schritt 1: Ordnung schaffen

Nach der Einführung eines DAM-Systems besteht der erste Schritt zur besseren Zusammenarbeit darin, die vorhandenen Assets zu organisieren. Wenn Dateien ins System hochgeladen werden, können Sie diese mit Kategorien und Schlagwörtern versehen, damit sie später leichter sortiert werden können. Canto optimiert diesen Prozess durch eine Vorlagenfunktion, die automatisch den importierten Dateien Metadaten hinzufügt. Kategorien und Schlagwörter lassen sich auch für eine Vielzahl von Dateien festlegen, nachdem diese hochgeladen wurden. Dadurch werden die Dateien leicht auffindbar, wenn sie gebraucht werden, und die Zeit, die die Anwender mit der Suche nach Assets verbringen, wird erheblich reduziert.

Schritt 2: Portale erstellen

Das Speichern von Dateien in unterschiedlichen Ordnern und Bibliotheken eignet sich gut zum Verwalten von Assets, ist aber für die Weitergabe von Materialien oder die regelmäßige Arbeit damit nicht immer optimal. Canto setzt Portale ein, um Inhalte für bestimmte Benutzer unter bestimmten Bedingungen zugänglich zu machen. Diese Portale sind vollständig konfigurierbar und lassen sich mit einem eigenen Branding versehen. Es handelt sich dabei um kuratierte Mini-Bibliotheken, die nur Materialien enthalten, die ein Benutzer mit Zugriffsberechtigung auch wirklich benötigt. Dadurch können Sie eine kollaborative Umgebung schaffen, in der die Beteiligten schnell die erforderlichen Inhalte finden und sich nicht um deren Freigabestatus sorgen müssen.

Schritt 3: Zusammenarbeit in Arbeitsbereichen

Portale sind ideal, um freigegebene Assets aus der Medienbibliothek bereitzustellen. Häufig werden diese Materialien aber auch verwendet, um neue Inhalte zu erstellen, die noch nicht freigegeben sind. Mit Canto können Mitwirkende bestimmte Arbeitsbereiche anlegen, in denen sie gemeinsam an Assets arbeiten können, die sich noch in der Entwicklung befinden. Alle zugriffsberechtigten Benutzer können Anmerkungen oder Kommentare zu den Inhalten machen, die allerdings bis zu ihrer Fertigstellung nicht in der Hauptbibliothek angezeigt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass unvollständige Projekte nicht an andere Personen weitergegeben werden, die nicht direkt daran arbeiten.

Screenshot eines Portals und eines digitalen Assets mit Dialogfenster für die Verwaltung digitaler Rechte.

Schritt 4: Individuell konfigurierbare Nutzergruppen

Anstatt Berechtigungen für jeden Mitarbeiter einzeln zu vergeben, erlaubt Canto es Unternehmen, mehrere Personen in einer einzelnen Benutzergruppe zusammenzufassen. Wird einer Gruppe der Zugriff auf ein bestimmtes Portal oder einen Arbeitsbereich gewährt, können alle Mitglieder der Gruppe diese Medienbibliothek nutzen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie mit externen Beteiligten zusammenarbeiten. Administratoren müssen nicht mehr überwachen, welche Asset-Bibliotheken diesen Personen zugänglich sind, sondern können bei Bedarf einfach Personen zu einer bestimmten Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen.

Schritt 5: Kommentare nutzen und Assets beobachten

Sobald die Mitglieder eines Teams über Portale auf freigegebene Assets zugreifen und neue Inhalte in Arbeitsbereichen entwickeln, müssen sie miteinander kommunizieren und den Stand der verschiedenen Projekte nachvollziehen können. In Canto können Benutzer zu einzelnen Assets Kommentare hinterlassen und andere Personen markieren, um sie darauf aufmerksam zu machen, dass sie eine Frage beantworten oder etwas überprüfen müssen. Administratoren und Führungskräfte können außerdem bestimmte Assets beobachten, um über alle damit verbundenen Kommentare und Änderungen benachrichtigt zu werden, selbst wenn sie nicht gesondert markiert wurden. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick über den Fortschritt kollaborativer Projekte.

Verbessern Sie Ihren gemeinsamen Arbeitsbereich mit Canto

Immer mehr Unternehmen beziehen externe Beteiligte in ihre Projekte ein und verfolgen beim Erstellen von Inhalten einen hybriden Ansatz. Entsprechend brauchen sie eine DAM-Lösung, die Barrieren ausräumt und Funktionen bietet, mit denen sich der Wert ihrer digitalen Assets voll ausschöpfen lässt. Canto ist eine einheitliche Informationsquelle für Ihre sämtlichen Assets und erlaubt eine dynamische Zusammenarbeit, mit der Sie Ihre Produktivität steigern und echte Kreativität fördern können. Die cloud-basierte Plattform von Canto verfügt über zahlreiche Integrationen für Unternehmensanwendungen und sorgt mit ihren zuverlässigen Sicherheitsmechanismen für eine unkomplizierte Einbindung in Ihre bestehenden Betriebsabläufe, damit Sie Ihre Assets effektiver verwalten können.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Canto die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen unterstützen kann? Dann fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion an.