Brancheneinblicke

Mit den richtigen Werkzeugen für die Zusammenarbeit die hybride Kluft schließen

von Canto  |  28. März 2022

Lesezeit 5 Min.
Redaktionelles Foto, das mit Metadaten, Genehmigungsstatus und Kommentaren zur Zusammenarbeit versehen wurde, um die hybride Kluft zu schließen.

Die moderne Arbeitswelt zeichnet sich zunehmend durch hybride Strukturen aus, mit denen Unternehmen auf Mitarbeiter außerhalb ihres lokalen Netzwerks zurückgreifen können. Oft gehören die Arbeitskräfte verteilten Teams an, deren Mitglieder von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Solche Teams bestehen oft aus Personen in verschiedenen Ländern, und sie arbeiten mit ihren vielfältigen Talenten an einem gemeinsamen Ziel.

Dezentrale Teams verdanken ihre Existenz technologischen Neuerungen, mit denen die Mitglieder ihre Ressourcen gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten können, ohne sich am selben Ort befinden zu müssen. Zwar gibt es viele Werkzeuge für die Zusammenarbeit, doch kann die richtige Software, die auf den Bedarf der Gruppe abgestimmt ist, letztlich den Unterschied zwischen dauerhafter Produktivität und hinderlicher Frustration ausmachen.

Besondere Herausforderungen für dezentrale Teams

Unabhängig davon, ob ein dezentrales Team zu einer hybriden Gruppe gehört oder komplett virtuell arbeitet, ist die Zusammenarbeit im Vergleich zu Präsenzteams mit einigen besonderen Herausforderungen verbunden. So muss z. B. die Kommunikation sehr viel gründlicher und bewusster erfolgen.

Es bedarf klarer Anweisungen und Erwartungen, weil weitere Details möglicherweise nicht sofort in Erfahrung gebracht werden können, besonders wenn die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.

Zwar stehen hybriden und virtuellen Teams häufig viele Kommunikationskanäle zur Verfügung (z. B. E-Mail, Messenger-Anwendungen oder Software zur Verwaltung von Aufgaben), doch nutzen nicht alle diese Kanäle auf dieselbe Weise, so dass wichtige Details möglicherweise übersehen werden.

Als Folge solcher Kommunikationsschwierigkeiten arbeiten viele Remote-Mitarbeiter isoliert, ohne sich mit anderen Teammitgliedern auszutauschen. Aus individueller Sicht mag das sinnvoll erscheinen.

Es führt aber dazu, dass Teams ihr volles Potenzial oft nicht ausschöpfen können, weil viele Aufgaben mehrfach erledigt (oder wiederholt) werden. Selbst wenn die Redundanzen auf ein Minimum beschränkt werden, wirkt das Endergebnis oft wie aus verschiedenen Quellen zusammengeschustert und nicht wie ein einheitliches, kohärentes Projekt.

Ergebnisse der Suche nach redaktionellen Fotos in Canto.

Vier häufige Produktivitätsprobleme bei kollaborativen Werkzeugen

Obwohl dezentrale Teams es Unternehmen gestatten, Mitarbeiter aus der ganzen Welt zu nutzen, kann es ohne entsprechende Software schwierig sein, diese Personen in einer produktiven virtuellen Umgebung zusammenzubringen. Solche Hilfsmittel müssen die Teams dabei unterstützen, typische Probleme im Zusammenhang mit hybrider und dezentraler Arbeit zu überwinden.

Unglücklicherweise nutzen Unternehmen mitunter Anwendungen für Aufgaben und Abläufe, für die diese gar nicht ausgelegt sind. Die Folge sind Zeitverlust und Frustration, da die Mitarbeiter ständig damit beschäftigt sind, umständliche Lösungen für Probleme zu finden, die es normalerweise nicht gäbe.

Die folgenden vier Aspekte werden häufig durch den Einsatz der falschen Software für die Zusammenarbeit verschärft:

1. Unklarheit

Produktivität und Effizienz hängen stark davon ab, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben sie erledigen müssen und wie sie an die dafür benötigten Ressourcen kommen. Wenn die Software das Lokalisieren dieser Ressourcen erschwert, verlieren die Mitarbeiter wertvolle Zeit mit der Suche nach den notwendigen Elementen, anstatt produktiv zu arbeiten.

Jeder, der schon einmal mehrere Stunden (oder sogar noch länger) mit der Suche nach einem benötigten digitalen Asset in Google Drive- oder Sharepoint-Ordnern verbracht hat, kann nachvollziehen, wie stark sich Unklarheiten auf eine effiziente Zusammenarbeit auswirken können.

2. Unterbrechung der Arbeitsabläufe

Gute Werkzeuge für die Zusammenarbeit vereinfachen den Mitarbeitern die Verwaltung von Aufgaben innerhalb eines einzigen Arbeitsablaufs. Das reduziert den Zeitaufwand für das Umschichten von Ressourcen zwischen Anwendungen. Je mehr Personen in eine Aufgabe eingebunden sind, desto wichtiger ist es, einen rationalisierten Arbeitsablauf beizubehalten.

Müssen Teammitglieder ständig Elemente zwischen Anwendungen hin- und hertransferieren und aus verschiedenen Speicherorten abrufen, steigt die Gefahr, dass etwas schief läuft: eine Datei wird falsch abgelegt oder eine wichtige Aufgabe wird vergessen und bleibt unerledigt. Störungen im Arbeitsablauf führen nicht nur zu mehr Unklarheiten, sondern erschweren auch die Pflege einer einheitlichen Informationsquelle für Assets.

Redaktionelles Foto eines Models mit Versionsverlauf in einem Digital Asset Management-System.

3. Versionsverwaltung

Zu den größten Problemen bei der Zusammenarbeit gehörte schon immer die Versionsverwaltung. Arbeiten mehrere Personen an einem einzigen Projekt, muss gewährleistet sein, dass jeder weiß, welche Version eines Assets die aktuellste ist.

Cloud-Anwendungen haben dies zwar ein wenig vereinfacht, indem sie das lokale Speichern von Dateien größtenteils überflüssig gemacht haben. Allerdings kann sich das Problem dadurch noch verschärfen, wenn sich die Assets innerhalb der Plattform nur schwer verwalten oder bearbeiten lassen.

Mitunter führt dies dazu, dass die Mitarbeiter eigene Behelfslösungen und -verfahren entwickeln, indem sie z.B. von den Dateien eine Kopie erstellen und diese auf verschiedenen Systemen austauschen.

4. Sicherheit

Mangelhafte Werkzeuge für die Zusammenarbeit beeinträchtigen nicht nur die Produktivität, sondern verursachen auch Sicherheitsrisiken. Lassen sich Routineaufgaben nur schwer mithilfe einer Software erledigen, entwickeln die meisten Personen eigene Methoden, um Dinge zu erreichen.

Dadurch werden Assets und Arbeitsabläufe aber aus der Anwendungsumgebung herausgelöst und damit einem offenen und potenziell gefährdeten Umfeld ausgesetzt. Lädt jemand eine Kopie eines Assets auf ein mit Schadsoftware infiziertes Gerät herunter, kann die Datei beim nächsten Hochladen oder Versenden an ein anderes Teammitglied rasch zu einer kostspieligen Sicherheitslücke werden.

Mehr Produktivität mit DAM-Software

Dezentrale Teams, die intensiv mit digitalen Medien-Assets wie hochauflösenden Bildern, Audiodateien und Videos arbeiten, können diese Schwierigkeiten durch den Einsatz einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung vermeiden, die auf ihre speziellen Arbeitsabläufe und Bedürfnisse für die Zusammenarbeit zugeschnitten ist.

Im Gegensatz zu anderen Asset Management-Systemen wurde DAM-Software speziell für visuelle Assets entwickelt, damit zusammenarbeitende Teams die benötigten Ressourcen schnell lokalisieren, darauf zugreifen und sie nahtlos in einen Arbeitsablauf integrieren können.

Mit der DAM-Lösung von Canto sind Unternehmen beispielsweise in der Lage, spezielle Portale für die Weitergabe von Assets an dezentrale Teams und verschiedene Beteiligte einzurichten. Die leistungsstarken Funktionen zum Organisieren erleichtern das Suchen nach Inhalten, und dank vielfältiger Integrationen müssen Dateien nicht mehr umständlich von einer Anwendung in eine andere übertragen werden.

Da die Assets weiterhin im Canto System gespeichert bleiben, lassen sich die genaue Versionsverwaltung sowie der Schutz vertraulicher Daten wesentlich einfacher gewährleisten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die innovative DAM-Lösung von Canto Ihren dezentralen Teams dabei helfen kann, produktiver zu arbeiten und mehr Zeit für die Erstellung innovativer Inhalte zu gewinnen, die Ihre Marke stärken, registrieren Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion.