Stellen Sie sich ein System vor, das alle Ihre Dokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen so organisiert, dass sie problemlos abgerufen werden können. Dieser Ansatz beschreibt im Wesentlichen das, was das Enterprise Content Management (ECM) ausmacht. Der folgende Leitfaden soll Ihnen helfen, die Software und ihren Verwendungszweck in ihrer Gesamtheit zu verstehen.

Was ist Enterprise Content Management?

Mit Enterprise Content Management wird eine Reihe von Arbeitsschritten, Methoden und Instrumenten bezeichnet, die der Verwaltung von Unternehmensinformationen dienen. Dies schließt die Speicherung, gemeinsame Nutzung, Organisation und Sicherung von Unternehmensunterlagen und -daten ein. Nicht zuletzt sind Unternehmen mit ECM in der Lage, ihre gespeicherten und archivierten Informationen vollständig zu verwalten.

Warum ist ECM wichtig für Unternehmen?

Die ECM-Plattform konvertiert und organisiert Informationen digital, so dass Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Inhalte haben. Für einen besseren Zugang und ein besseres Verständnis der Teammitglieder werden Informationen gebündelt, wodurch die Effektivität der Mitarbeiter erhöht wird. Letztlich verschlankt sie die Arbeitsabläufe, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Eine Gruppe von Mitarbeitern diskutiert vor einer Pinnwand über das Thema Enterprise Content Management.
Enterprise Content Management erhöht die Effizienz.

Drei Kernelemente von ECM

Ein ECM-System setzt sich aus Grundkomponenten zusammen, die Unternehmen einen erheblichen Nutzen bieten. Im Folgenden sind drei Kernbereiche aufgeführt:

1. Organisieren

Bevor Sie Informationen organisieren können, wird am Anfang dieser Phase eine Konvertierung vorgenommen. Dabei werden Datensätze, Daten und Informationen zusammengetragen und digitalisiert. Für Unternehmen mit großen Mengen an Aufzeichnungen und Daten aus der Vergangenheit ist dies besonders vorteilhaft. Es ist der erste Schritt, um Informationen in strukturierten Datenformaten zu ordnen.

Nach der digitalen Konvertierung der Datensätze erfolgt im nächsten Schritt die Gliederung und Strukturierung, was den Unternehmen insgesamt zu Gute kommt. Die sinnvollste Organisationsform ist dabei vom Aufbau so gestaltet, dass sie die geschäftlichen Prozesse unterstützt.

2. Speichern

Ein ECM-System kann diesen Vorgang auf zwei verschiedene Arten durchführen. Die erste besteht in der physischen Speicherung von Daten und Informationen. Dies geschieht innerhalb präzise festgelegter Ordnerstrukturen, über die Benutzer einfach auf alle gespeicherten Daten und Informationen zugreifen können. Außerdem wird die Speicherung mit der Langzeitarchivierung ergänzt.

Ein Laptop, aus dessen Bildschirm Schubfächer herauskommen.
Ein ECM-System ermöglicht die strukturierte, organisierte Datenspeicherung.

Die Informationen werden nicht einfach nur gespeichert, es wird auch eine umfangreiche Datensicherung vorgenommen. Dadurch sind die Benutzer in der Lage, alle notwendigen Daten zu bearbeiten und zu ändern. Auch kann so für ein Unternehmen beispielsweise eine Datenhistorie erstellt werden.

3. Abrufen und Freigeben

In einem nächsten Schritt rufen Unternehmen ihre Informationen mithilfe der fortschrittlichen Textsuche aus dem Datenspeicher ab. Diese Suchanfragen beinhalten in der Regel Metadaten, mit denen sich Dokumente leichter finden lassen. Sie dienen auch dazu, Informationen anhand des Erstellungsdatums genau zu lokalisieren. Abschließend überwacht das ECM-System, welche Benutzer welche Dokumente verwenden oder verwendet haben.

Das schnelle Abrufen von Daten geht mit der Freigabe von Dateien einher. Informationsanfragen lassen sich aufgrund der schnellen und effizienten Dateisuche innerhalb eines Systems besonders schnell beantworten.

Das Enterprise Content Management umfasst eine Vielzahl von Vorgängen, mit denen die Arbeitsabläufe in Unternehmen verbessert werden können. Es empfiehlt sich eine genaue Kenntnis aller Vorteile, die diese bieten.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.