Brancheneinblicke

Wie Sie Ihren Geschäftsfall für Digital Asset Management erstellen – 5 sinnvolle Argumente

von Canto  |  25. Februar 2022

  Lesezeit 6 Min.

Verschlagwortete Bilder und Videos zum Thema Segeln in einer Digital Asset Management-Plattform.

Wenn Ihr Unternehmen schon einmal versucht hat, seinen stetig wachsenden Bestand an digitalen Assets über verschiedene Systeme und Speicherorte hinweg zu verwalten, dürfte Ihnen bereits klar geworden sein, wie kompliziert und ineffizient ein solches Unterfangen werden kann.

Schon die einfache Suche nach einer Datei kann zur Herausforderung werden, wenn es kein funktionierendes Verfahren für die Zuordnung durchsuchbarer Schlagwörter und Metadaten gibt. Und selbst wenn Sie die gewünschte Datei gefunden haben, gibt es häufig keine einfache Möglichkeit festzustellen, ob es sich dabei um die aktuellste Version handelt.

Schlimmer noch: Unter Umständen müssen Sie auch den Zugang für mehrere Mitarbeiter verwalten oder überwachen, welche Assets Ihre Mitarbeiter in ihren sozialen Netzwerken teilen.

Kurz gesagt, es kann das reinste Chaos sein.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die speziell für diese Problematik entwickelt wurde. Digital Asset Management-Software zentralisiert Ihre Assets in einer einheitlichen Informationsquelle, mit der Sie Ihre Marken-Assets mühelos lokalisieren und kontrolliert verwalten können. Sofern Sie selbst berechtigt sind, selbst neue Technologien und Arbeitsabläufe einzuführen, dürfte Ihnen die Entscheidung nicht schwer fallen.

Ist dies aber nicht der Fall, könnte es sein, dass Sie nun einen Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen mit einem schlüssigen Geschäftsfall für Digital Asset Management – einem sogenannten Business Case – überzeugen müssen.

So erstellen Sie einen Geschäftsfall für Digital Asset Management

Nicht immer entscheiden diejenigen über die Einführung einer neuen Software, die sie auch letztendlich selbst verwenden werden. Zwar mögen die Vorteile einer Digital Asset Management-Lösung für jeden klar auf der Hand liegen, der mit der täglichen Erstellung von Inhalten zu tun hat. Aber für jemanden, der in einer anderen Abteilung oder Funktion tätig ist, sind sie wahrscheinlich weniger offensichtlich.

Das trifft insbesondere in großen Unternehmen zu, wo Entscheidungsträger unter Umständen nicht an der eigentlichen Content-Produktion beteiligt sind, sondern mögliche Softwareanschaffungen auf der Grundlage mehrerer Faktoren abwägen.

Dazu zählen vermutlich auch Überlegungen wie:

  • Wie soll der ROI der neuen Software gemessen werden?
  • Verändert die Software die derzeitigen Arbeitsabläufe in den verschiedenen Abteilungen?
  • Kann die aktuell im Unternehmen eingesetzte Software die Aufgabe ebenso gut bewältigen?
  • Bringt die neue Software Sicherheitsrisiken mit sich?

Am schnellsten lassen sich mögliche Bedenken ausräumen, wenn Sie die Entscheidungsträger mit Argumenten überzeugen und darlegen, wie Digital Asset Management für ein Unternehmen gewinnbringend sein kann. Wenn Sie sich weniger auf die Funktionsweise der Software konzentrieren, sondern mehr darauf, welche konkreten Vorteile sie Ihnen bringt, können Sie sich überzeugend für die Einführung einer neuen Softwarelösung aussprechen.

Downloadzahlen von Bildern eines Segelschiffunternehmens in der Canto Medienbibliothek.

5 Kernpunkte, die Sie in Ihrem Geschäftsfall für Digital Asset Management besonders hervorheben müssen

Um einen überzeugenden Geschäftsfall zu erarbeiten, müssen zunächst Daten gesammelt werden. Fragen Sie regelmäßig diejenigen Mitarbeiter, die Ihre digitalen Assets verarbeiten, um Problembereiche zu ermitteln. Außerdem müssen Sie Ihre bestehenden Arbeitsabläufe analysieren, um zu bestimmen, wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Gab es in der Vergangenheit aufgrund schlechter Praktiken im Asset Management bereits Fehler, müssen Sie herausfinden, was schief gelaufen ist und wie diese Probleme hätten vermieden werden können.

Nach Abschluss Ihrer Recherchen sollten Sie mehrere wichtige Erkenntnisse darüber gewonnen haben, wie Ihr Unternehmen aktuell arbeitet und wie eine Digital Asset Management-Plattform Ihr Geschäft verbessern könnte.

1. Der Bedarf an Inhalten wächst

Unternehmen veröffentlichen ihre Inhalte über mehr Kanäle als je zuvor. Ob nun auf Ihrer Webseite, bei E-Mail-Kampagnen, in sozialen Netzwerken oder in Werbeanzeigen, Ihre digitalen Marken-Assets kommen an vielen verschiedenen Stellen gleichzeitig zum Einsatz. Dieser Trend wird sich künftig noch verstärken.

Daher brauchen Sie ein System, um diesen Bedarf an Inhalten zu handhaben. Wenn Sie Angaben darüber machen, wo und wie Ihr Unternehmen digitale Assets verwendet, können Sie unterstreichen, dass eine Lösung gebraucht wird, mit der die Verwaltung und Bereitstellung dieser Assets vereinfacht wird.

2. Verschwendete Zeit ist verlorenes Geld

Die Zeit, die Sie mit der Suche nach verschollenen Assets oder der Neuerstellung verlorener Inhalte verschwenden, lässt sich messen. Diese Zahlen veranschaulichen, wie teuer ineffiziente Arbeitsabläufe und IT-Systeme Ihr Unternehmen zu stehen kommen.

Eine Studie von Canto ergab, dass etwa ein Drittel (33,4 Prozent) der Mitarbeiter im Marketing jährlich umgerechnet drei Wochen mit der Suche nach digitalen Assets verbringen, und 15 Prozent suchen sogar sechs Wochen lang nach Inhalten, die auf verschiedenen Servern und Cloud-Speichern verteilt liegen.

Ein Mitarbeiter verbringt also etwa 11,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach dem richtigen Asset. Bei einem Stundenlohn von 25 Dollar entspricht das einem Produktionsverlust von fast 15.000 Dollar.

Indem Sie alle Assets in einer einzigen, leicht zu verwaltenden Informationsquelle zusammenführen, lässt sich diese Verschwendung weitgehend vermeiden, wodurch die Effizienz erheblich gesteigert wird.

Das Bild eines Segelboots wird in Canto zugeschnitten und in der Größe bearbeitet, damit es schneller weitergegeben werden kann.

3. Brand Management ist entscheidend

Das digitale Zeitalter ist schnelllebig: Unternehmen wissen, wie wichtig Investitionen in ihre Marke sind, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Brand Management trägt maßgeblich zu Aufbau und Pflege der Reputation eines Unternehmens bei. Gleichzeitig kann es sich an neue Marktgegebenheiten und die Erwartungen der Verbraucher anpassen.

Ohne ein funktionierendes System, das die Einhaltung der Markenrichtlinien durch alle Beteiligten sicherstellt, kann die Marke hinsichtlich Erscheinungsbild und Stil schnell uneinheitlich werden.

Die Einführung von Genehmigungsprozessen, die Verwaltung genehmigter Assets an einem zentralen Ort und die Einführung einer Versionsverwaltung zum Ausschluss veralteter Inhalte sind allesamt wichtige und notwendige Faktoren, um ein erfolgreiches Brand Management zu gewährleisten.

4. Mit besseren Daten lassen sich bessere Entscheidungen treffen

Das mitunter überzeugendste Argument in einem Geschäftsfall ist, dass es gar keine Daten gibt. Viele Unternehmen wenden beträchtliche Ressourcen für die Erstellung von Marken-Assets auf, in der Erwartung, dass diese die Bekanntheit der Marke und die Kundentreue positiv beeinflussen.

Wenn sie aber gar nicht wissen, wie diese Assets verwendet werden, lassen sich kaum Entscheidungen darüber treffen, welche Art von Inhalten die Markenbotschaften am besten vermitteln.

Die Zusammenführung der digitalen Marken-Assets in einer zentralen Anwendung vereinfacht das präzise Monitoring, wie und von wem die Assets genutzt werden. Die aus diesen Berichten gewonnenen Daten können als Grundlage für die weitere Strategie und kreative Ausrichtung dienen.

5. Mehr Kontrolle bedeutet mehr Sicherheit

Die Verwaltung des Benutzerzugriffs auf mehreren Systemen ist oft schwierig; oft kommt es zu Unklarheiten oder gar Fehlern. So kann z.B. jemandem versehentlich Zugriff auf vertrauliche Dateien gewährt werden, oder die Zugriffsrechte werden nicht entzogen, nachdem ein Benutzer sie nicht mehr benötigt. Das Problem verschlimmert sich noch, wenn Personen außerhalb Ihres Unternehmens involviert sind.

Wenn Sie Ihre Dateien auf einem geschützten Digital Asset Management-System mit vielfältigen Freigabefunktionen abspeichern, können Sie problemlos Inhalte weitergeben, ohne dass zusätzliche Sicherheitsrisiken entstehen.

Upload-Links, konfigurierbare Webportale und zeitlich begrenzte Zugriffsberechtigungen sorgen für eine unkomplizierte Bereitstellung von Inhalten, die wesentlich sicherer ist als die Zugangsverwaltung über mehrere Systeme hinweg.

So kann Canto Ihren Geschäftsfall für Digital Asset Management unterstützen

Canto ist eine Digital Asset Management-Lösung, mit der Sie die Marken-Assets Ihres Unternehmens bequem organisieren, lokalisieren und weitergeben können. Mehrere tausend Kunden konnten bereits erleben, wie die umfangreichen Werkzeuge von Canto zur Verwaltung ihrer Inhalte zu mehr Produktivität, Zeitersparnis und Vermeidung kostspieliger Fehler beigetragen haben.

Dank der zahlreichen Integrationen in andere Unternehmenssoftware macht Canto die schnelle und unkomplizierte Implementierung einer skalierbaren, sicheren Lösung für das Brand Management möglich.

Falls Sie gerade einen Geschäftsfall für Digital Asset Management erstellen, steht Ihnen das Team von Canto gerne zur Seite. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich davon, welchen Unterschied eine dedizierte Inhaltsverwaltung für Ihr Unternehmen machen kann.