Viele Firmen nutzen Google Drive für Unternehmen aufgrund seiner bedienerfreundlichen Benutzeroberfläche, des einfachen Zugriffs auf E-Mails sowie wegen des Cloud-Speichers. Allerdings gibt es noch weitere Aspekte zu berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie eine vollständige Übersicht zu Google Drive und wie Unternehmen es einsetzen.

Wann lohnt sich Google Drive für Unternehmen?

Wenn ein Unternehmen über eine große oder wachsende Anzahl von digitalen Dateien verfügt, empfiehlt sich der Einsatz von Google Drive. Eine komplette Dateibibliothek lässt sich ohne ein spezielles Speichersystem nur schwer verwalten. Daher ist die Implementierung von Drive nur dann sinnvoll, wenn Sie einen wachsenden Speicherbedarf für Ihre Daten feststellen.

Gleichermaßen sollten Firmen über den Einsatz von Drive nachdenken, wenn sie einen schnellen Zugriff auf Dateien sowie erweiterte Kommunikationswege benötigen. Die Anwendung erlaubt es den Projektmitarbeitern, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und bietet die Möglichkeit für sofortiges Feedback zwischen den einzelnen Personen.

Ein Laptop, aus dessen Bildschirm eine Aktenschublade herausragt.
Wenn der Speicherbedarf eines Unternehmens wächst, empfiehlt sich der Einsatz von Google Drive.

Business-Funktionen

Google Drive bietet eine Vielzahl verschiedener Funktionen, die sich ideal für Unternehmen eignen. Zwar wurden diese nicht speziell für den Geschäftsgebrauch entwickelt, doch stellen sie für die Mitglieder von Arbeitsgruppen in Firmen einen großen Mehrwert dar.

Verbesserte Kommunikation

Zu den Kommunikationsmöglichkeiten in einem Team zählt auch die Möglichkeit, Dateien miteinander zu teilen. Über Drive können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dateien unmittelbar mit sämtlichen Mitgliedern einer Gruppe teilen. Außerdem kann dann die Arbeitsgruppe gemeinsam daran arbeiten. Diese effiziente Form der kooperativen Arbeit verringert die Anzahl möglicher Fehler und gewährleistet zudem den direkten Zugriff auf vorgenommene Änderungen.

Erhöhte Mobilität

Einer der wichtigsten Aspekte für Unternehmen im Zusammenhang mit Cloud-Speichern ist die Mobilität. Zum Glück bietet Google Drive diesbezüglich umfangreiche Möglichkeiten. So können Benutzer ihre Dokumente in Drive auch offline bearbeiten. Angesichts der Anforderungen an Vielseitigkeit und Mobilität, die viele Unternehmen erfüllen müssen, ist das besonders hervorzuheben.

Erweiterte Funktionalitäten

Für eine gute Kommunikation der Projektbeteiligten untereinander bedarf es eines funktionalen Arbeitsumfelds. In Drive bedeutet diese Funktionalität vor allem die Möglichkeit der Umwandlung von Dateien in das Google Docs-Format. Auf diese Weise lassen sie sich schneller freigeben und können auch mit externen Nutzern geteilt werden.

Eine Gruppe von Kollegen im Zeichentrickstil.
Eine funktional eingerichtete Arbeitsumgebung sorgt für eine bessere Kommunikation.

Das macht die Business-Version von Google Drive aus

Wie Ihnen bekannt sein dürfte, ist Google Drive ein Cloud-Speicherdienst, dessen Basisversion kostenfrei genutzt werden kann. Die auf Geschäftskunden ausgelegte Version von Drive ist die G Suite – eine erweiterte Version des Datenspeichers. Worin unterscheidet sich die G Suite von einem Basiskonto bei Google Drive? Erstens bietet es mehr Speicherplatz. Die Paketangebote von Drive gehen bis maximal 30 TB. Die G Suite hingegen bietet Pakete mit unbegrenztem Speicherplatz an.

Ein G Suite-Konto kann Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten, die in eine entsprechende Überlegung einbezogen werden müssen. Darunter fallen u.a. erhöhte Sicherheit, verbessertes Kommunikationssystem für das gesamte Team, zusätzliche Kodierungsoptionen und hervorragende administrative Steuerungsmöglichkeiten. Je nach erworbenem Leistungspaket unterscheiden sich diese Funktionen in ihrem Umfang. Es stehen 3 Varianten zur Auswahl: Der Basistarif (ca. 6 €/Monat), der Business-Tarif (ca. 11 €/Monat) und der Enterprise-Tarif (23 €/Monat).

Die Preisübersicht der Google Suite.
Die Google Suite ist die Business-Version von Google Drive.

Mögliche Alternativen

Google Drive eignet sich gut für den Einstieg in unternehmensgerechte Cloud-Speicherlösungen, aber es ist nur die Spitze des Eisbergs. Für Unternehmen, die ein umfangreiches Speichersystem mit breiterem Funktionsumfang benötigen, empfiehlt sich die Suche nach Alternativen. Eine dieser alternativen Möglichkeiten ist Digital Asset Management. Das sind Anwendungen, mit denen Unternehmen digitale Assets sicher speichern, gemeinsam nutzen und schnell lokalisieren können.

Google Drive für Unternehmen bietet Firmen jeder Branche eine Vielzahl von Vorteilen und Speicherfunktionen. Allerdings liegt es auf der Hand, dass Drive den hohen weiterführenden Ansprüchen vieler Unternehmen nicht gerecht werden kann. Informieren Sie sich daher unbedingt über alle Ihre Optionen, bevor Sie das System implementieren.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.