ROI von Digital Asset Management – warum sich die Investition in DAM wirklich lohnt
| 1. Februar 2022
Im Zeitalter der Digitalisierung geht fast nichts mehr ohne digitale Assets. Es dürfte auch längst kein Geheimnis mehr sein, dass insbesondere im Geschäftsleben die Verwendung digitaler Prozesse und Dateien in den letzten Jahren exponentiell zunimmt.
Mehr Dateien bedeutet auch mehr Potenzial für Unordnung – und zu viel Chaos führt unvermeidlich zu finanziellen Verlusten für Unternehmen durch verschwendete Zeit und Ressourcen. Allerdings lassen sich diese vermeiden, wenn man die digitale Transformation mit den richtigen Werkzeugen angeht, die das Chaos von vornherein vermeiden.
Dieser Artikel befasst sich mit dem ROI von Digital Asset Management – speziellen Systemen, die den versteckten Kosten einer chaotischen Dateispeicherung entgegenwirken können.
Über das Datenchaos und welchen Preis Unternehmen dafür zahlen
Schlecht organisierte digitale Ressourcen sind einer effektiven Arbeitsweise abträglich. Sind Ihre Bilder, Videos, Präsentationen und weiteren digitalen Assets unzureichend oder gar nicht organisiert, so bringt das direkte und indirekte Kosten mit sich.
Die folgenden beispielhaften Situationen treten in vielen Unternehmen häufiger auf:
- Assets lassen sich nicht schnell auffinden und abrufen. Die Suche nach den richtigen Dateien kostet Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie ansonsten für wertschöpfende Tätigkeiten hätten nutzen können.
- Aufwändig produzierte Materialien oder Elemente können gar nicht wiedergefunden werden. Diese Assets müssen Sie erneut erstellen lassen, was wiederum Zeit und Ressourcen kostet.
Genau diese Art von Problemstellungen kann man mit einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung angehen. Die Technologie wurde speziell zum Speichern, Organisieren, Abrufen und Freigeben digitaler Inhalte konzipiert. Ihre Hauptaufgabe ist, den Umgang mit digitalen Assets zu vereinfachen.
Dadurch ermöglichen sie es, Arbeitsabläufe in Unternehmen zu optimieren, um Hindernisse wie die oben genannten zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
Doch will eine Investition in eine DAM-Lösung gut überlegt sein: Sie muss einerseits die in sie gesetzten Erwartungen erfüllen und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, andererseits muss sie sich aber auch wirtschaftlich rentieren.
Als Kennzahl dafür dient der ROI (Return on Investment). Die ermittelte Rentabilität kann eine große Entscheidungshilfe sein, wie es das Beispiel der Paessler AG zeigt.
Der ROI – Zahlen sagen mehr als Worte
Was ist der ROI?
Im Allgemeinen versteht man unter dem “Return on Investment” (abgekürzt ROI) die Rentabilität einer unternehmerischen Tätigkeit. Dabei werden die eingesetzten Ressourcen (meist Kapital) im Verhältnis zum Erfolg der Tätigkeit betrachtet.
Da sich Erfolg unterschiedlich definiert, gibt es auch verschiedene Varianten des ROI. Wir wollen diesen eher komplexen Begriff daher so simpel wie möglich verwenden, indem wir ihn als Antwort auf die folgende Frage betrachten: Wann rentiert sich eine Investition in ein DAM-System?
Dazu vergleichen wir beispielhaft zwei theoretische Situationen: Ein Unternehmen, das einmal mit und einmal ohne eine speziellen DAM-Software arbeitet. Die Vergleichsgröße soll dabei der bereits erwähnte finanzielle Verlust durch das Datenchaos sein. Dieser lässt sich konkret den möglichen Investitionskosten für eine DAM-Anwendung gegenüberstellen.
Es gilt vor allem zu beachten, dass in die Berechnung des ROI von Digital Asset Management sowohl harte als auch weiche Faktoren einfließen, da für eine ganzheitliche Betrachtung sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigt werden müssen.
Die harten Faktoren (direkten Kosten) sind dabei recht offensichtlich: Sie entsprechen dem unnötigen finanziellen Aufwand in Form von verlorenen Ressourcen und Zeit, die das Unternehmen immer wieder billigend in Kauf nimmt, wenn es sich entscheidet, ohne eine Digital Asset Management-Software zu arbeiten.
Darüber hinaus fließen auch weiche Faktoren mit ein, sekundäre Effekte, die aber das Unternehmen als Ganzes betreffen: Wie wirken sich die verzögerten Arbeitsabläufe auf andere Abteilungen aus? Welchen Effekt hat das auf die Produktivität der Teams? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter? Welche indirekten Kosten ergeben sich daraus?
Die DAM-Lösung muss sowohl harte als auch weiche Faktoren in Summe aufwiegen können.
Genau genommen lautet also die Frage, die Sie sich also stellen müssen: Wie hoch sind die Einsparungen, die Sie mit einer Investition in eine DAM-Anwendung erreichen, die genau Ihren Anforderungen entspricht?
So berechnen Sie den ROI von Digital Asset Management
Selbstverständlich kann dieser Artikel nicht die konkreten Berechnungen für Ihren speziellen Anwendungsfall vorwegnehmen. Dazu könnten Sie aber unseren ROI-Rechner für Digital Asset Management nutzen, der Sie Schritt für Schritt durch Ihre ROI-Berechnung führt.
Allerdings können wir Ihnen eine Beispielrechnung an die Hand geben, wie sie von der Paessler AG angestellt wurde. Dazu ziehen wir die zwei eingangs beschriebenen Anwendungsfälle wieder heran, die sich auf die verlorene Arbeitszeit beziehen – einen der harten ROI-Faktoren.
Anwendungsfall 1 – die Suche nach schwer auffindbaren Assets
Angenommen, ein Mitarbeiter findet eine gerade benötigte Datei nicht sofort – er oder sie kann entweder selbst danach suchen oder muss Kollegen darum bitten. Bei Einzelfällen mag das nicht ins Gewicht fallen, doch betrachtet man diesen Fall auf einen längeren Zeitraum gerechnet, summiert sich das.
In der Beispielrechnung der Paessler AG wurde geschätzt, dass ein solcher Fall etwa 50 mal innerhalb eines Monats auftritt. Es mag vielleicht nicht demselben Mitarbeiter immer wieder passieren, doch mehreren verschiedenen Mitarbeitern jeweils ein- bis zweimal im Monat. Sofern ein Unternehmen keine zentrale Speichermöglichkeit hat und ein ungeordnetes Dateiablagesystem verwendet, ist eine solche Zahl schon ziemlich realistisch.
Weiterhin wurde angenommen, dass die gesuchte Datei sich innerhalb von 1,5 Stunden aufspüren ließ. Bei 50 Mitarbeitern, die jeweils 1,5 Stunden mit der Dateisuche zubrächten, ergibt sich daraus ein monatlicher Zeitverlust von 75 Arbeitsstunden.
Anwendungsfall 2 – erneute Erstellung nicht auffindbarer Assets
Nun kann man nicht automatisch davon ausgehen, dass die Suche nach einer verlorenen Datei jedes Mal erfolgreich verläuft. Mitunter sucht man vergebens und muss dann das gewünschte Asset neu erstellen. Die Paessler AG nimmt hierfür in ihrer Beispielrechnung an, dass dies etwa zehnmal monatlich vorkommt.
Die erneute Erstellung eines bestimmten Elements wird mit einem Aufwand von 5 Stunden angesetzt. In Summe ergibt das weitere 50 Arbeitsstunden, in der die Mitarbeiter Aufgaben ausführen, die sich komplett hätten vermeiden lassen können.
In der Summe sind das nun 125 Arbeitsstunden im Monat, die bei einem geschätzten Stundensatz von 100 € je Arbeitsstunde ein monatliches Defizit von 12.500 € ergäben.
Sie brauchen nicht ausschließlich dem Beispiel zu vertrauen – stellen Sie Ihre eigenen Berechnungen an. Schließlich kennt niemand Ihr Unternehmen so gut wie Sie!
Die hier behandelten Anwendungsfälle betreffen die Folgen einer schlechten Dateiorganisation. Aber das ist nur ein Problemfeld, bei dem DAM-Software die Arbeitsabläufe in Unternehmen unterstützend rationalisieren kann.
Dieses kostenlose E-Book kann Ihnen bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich der Rentabilität eine wertvolle Hilfe sein. Es behandelt noch weitere Problemfelder und Verbesserungspotenziale, die bei einer wohlüberlegten Entscheidung für eine DAM-Investition nicht unberücksichtigt bleiben sollten.