Die meisten von uns wissen, wie einfach die Dateifreigabe mit Slack funktioniert und wie seine vielfältigen Kommunikationsfunktionen uns bei der effizienten Durchführung von Projekten helfen. Trotzdem finden Teams immer wieder neue Möglichkeiten, wie man auch das Projektmanagement in Slack realisieren kann. Hier sind drei Slack-Funktionen für das Projektmanagement, die unserer Meinung nach mehr Beachtung verdienen.

1. Protokollierte Teamgespräche bei der Projektabwicklung

Die Slack-Funktion, die bei Unternehmen das meiste Interesse hervorruft, ist die Möglichkeit zur Umwandlung von bereits geführten digitalen Unterhaltungen in durchsuchbare und revisionsfähige Dokumente. Im Idealfall können sich die Mitarbeiter wichtige Diskussionsthemen und Lösungsansätze aus vorangegangenen Gesprächen mit anderen Kollegen selbst merken. Realistisch gesehen gibt es jedoch immer wieder Erinnerungslücken. An dieser Stelle kann Slack diese Lücken schließen, indem das Programm Teamchats automatisch in Dokumente umwandelt.

Eine Gruppe von Personen, die über ihre Telefone kommuniziert.
Mit Slack können Sie Unterhaltungen im Team nachlesen.

Das Projektmanagement dient dazu, dass Teams ihre Ziele termingerecht erreichen. Mit dieser Slack-Funktion bleiben die Teams nicht nur im Zeitplan, sondern sie können auch die Präzision in allen Phasen des Projekts gewährleisten. Würde in Slack ein digitaler Teamchat zu einer bestimmten Projektphase vorliegen und sie Teams müssen sich an diesen im Detail erinnern, dann wären sie dazu in der Lage. Sie würden darüber hinaus über eine vollständig durchsuchbare Version des Chats verfügen. Damit könnten sie nach genau den Aussagen suchen, die es zu überprüfen gilt.

2. Integration über die aktuellen Systeme des Unternehmens hinaus

Slack ist ein hervorragendes Kommunikationswerkzeug, dessen effektive Instrumente zur Verbesserung des Projektmanagements in Unternehmen dienen können. Doch haben eindeutig noch weitere Aspekte Einfluss auf die Erfüllung von Aufgaben in einer Kampagne. Hier sorgt Slack zum Glück für einen Ausgleich, indem die Anwendung Integrationen mit verschiedenen Werkzeugen und Systemen ermöglicht, die ihrerseits zur Projektabwicklung beitragen.

Eine Abbildung von integrierten Symbolen.
Durch die Integration mit anderen Anwendungen wird die Effizienz von Slack gesteigert.

Von den möglichen Slack-Integrationen profitieren Unternehmen auf verschiedene Weise. So gestatten sie es Unternehmen zunächst, weiterhin die von ihnen bereits genutzten Systeme zu verwenden. Verwendet ein Unternehmen beispielsweise Google Drive, um Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten, würde eine Integration mit Slack keinen Zeitverlust bedeuten, da die Anwendung sich mit Drive integrieren lässt.

Zweitens kann Slack mit Anwendungen und Systemen unterschiedlicher Art integriert werden. So ist z. B. eine Integration mit Digital Management-Systemen wie dem Digital Asset Management möglich. Außerdem synchronisiert es sich mit Projektmanagement-Anwendungen. Diese Integrationsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Unternehmen immer auf dem neuesten Stand bleiben, auch wenn das Projekt den Einsatz von etwas anderem als Slack erfordert.

3. Personalisierte Benachrichtigungen und automatisierte Aufgaben

Slack hat integrierte Benachrichtigungsfunktionen, mit denen Administratoren und Projektbeteiligte ihre digitalen Benachrichtigungen planen können. Das Tolle daran ist, dass sich die Nachrichten in der Anwendung weitgehend personalisieren lassen. Möchte beispielsweise jemand aus dem Marketing-Team die Mitglieder des Vertriebs über eine neue Aktion informieren, kann er Slack so konfigurieren, dass nur diese Mitglieder benachrichtigt werden. Darüber hinaus lassen sich die Nachrichten an die jeweilig vorgesehenen Empfänger anpassen.

Die Darstellung einer Nachricht auf einem Mobiltelefon.
Mit zeitgesteuerten Benachrichtigungen können Sie die Vorteile von Slack maximal ausschöpfen.

Slack verfügt auch über Funktionen zur Automatisierung, mit denen Benutzer Aufgaben und Erinnerungen innerhalb des Systems erstellen können. So könnte beispielsweise jemand angeben, dass er drei neue Personen zu einem Projekt hinzufügen muss. Dann hätte diejenige Person die Möglichkeit, sich über eine Aufgabe nach zwei Tagen daran erinnern zu lassen.

Das Prinzip entspricht dem einer Notiz auf einer Merkliste – nur dass diese Liste Sie ganz sicher zur richtigen Zeit an Ihre Aufgabe erinnert. Dadurch bleiben die Teams organisiert und die Projektabwicklung gestaltet sich effizient und unkompliziert.

Slack ist und bleibt ein effektives Werkzeug für das Projektmanagement, insbesondere weil es von kreativen und aufgeschlossenen Menschen genutzt wird. Solange Sie bereit sind, auch mal unkonventionelle Ideen mit Slack umzusetzen, haben sie darin ein leistungsfähiges Instrument, mit dem Sie Ihre Projekte trotz aller Einschränkungen steuern können.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.