Eine unternehmensweite Suche ist für eine Vielzahl von Firmen nützlich, da sie den Benutzern innerhalb des Betriebs die Möglichkeit bietet, schnell verschiedene Informationen und Dateien zu finden. Ein solches Suchsystem steigert die Effizienz und macht langwierige Suchvorgänge unnötig. Dieser Leitfaden erläutert, was eine unternehmensweite Suche leistet und zeigt, warum sie notwendig ist.

Was ist die unternehmensweite Suche?

Mit einer unternehmensweiten Suchmaschine (Enterprise Search) können Firmen für ihre Zielgruppen durchsuchbare Inhalte erstellen. Dazu werden Datensätze aus vielen verschiedenen Datenbanken herangezogen. Damit verringert sich die Zeit, die ein Benutzer benötigt, um eine bestimmte Datei zu finden. Im Wesentlichen vereint die Unternehmenssuche alle Informationszentren eines Betriebs, so dass mit einer einzigen Suchanfrage Ergebnisse aus allen Bereichen abgerufen werden können.

Ein unternehmensweites Suchsystem kann man sich wie eine Bibliothek vorstellen. Angenommen, in einer bestimmten Bibliothek gibt es Filme, Musik und Bücher. Ein Kunde möchte ein Buch über Wale, einen Film über Dinosaurier und eine CD von Beethoven finden. Der Bibliothekar müsste nun in drei verschiedenen Computersystemen, je eines für jeden Bereich (Filme, Bücher, CDs), eine Suchanfrage stellen. Das wäre ziemlich umständlich.

Bei einer unternehmensweiten Suche müsste der Bibliothekar im Idealfall nur in einem einzigen System recherchieren, das Daten aus allen drei Bereichen abruft.

Eine Bibliothek mit mehreren Stockwerken.
Manchmal ähneln diese komplexen Suchsysteme auch Bibliotheken.

Wer verwendet die unternehmensweite Suche?

In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Zugriffsebenen für deren Systeme. Um also diese Frage zu beantworten, muss man zunächst klären, wer Zugang zum Unternehmen hat, z.B. über seine Webseite. Ein Mitarbeiter kann Zugang zur Webseite oder zum E-Mail-System des Unternehmens haben und nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Datensatz suchen. Ein Administrator kann das Gleiche tun, hat aber erweiterte Zugriffsrechte.

Durch die unterschiedlichen Zugriffsebenen werden Suchvorgänge vereinfacht und die Benutzer erhalten Zugriff auf die für sie wichtigsten Dateien. Ein unternehmensweites Suchsystem filtert unnötige Ergebnisse heraus und stellt den Benutzern schnell die tatsächlich benötigten Informationen und Dateien zur Verfügung. Außerdem verhindert sie den Zugriff unberechtigter Benutzer auf vertrauliche Daten.

Ein Computer greift auf E-Mails zu.
Manchmal werden Daten aus E-Mail-Systemen benötigt.

Weshalb ist eine unternehmensweite Suche eine Notwendigkeit?

Die Notwendigkeit einer Unternehmenssuchmaschine hat viele wichtige Gründe. Erstens schafft erweitert sie die Suchmöglichkeiten für die Firma und ihre zahlreichen Benutzer, Teammitglieder und Administratoren. Das geschieht durch die Suche an verschiedenen Orten und auf zahlreichen Geräten. Der Nutzen liegt auf der Hand, da die meisten Unternehmen mit Außenstehenden zusammenarbeiten, die von anderen Standorten aus arbeiten, sowie mit Mitarbeitern, die oft über die Arbeitszeit hinaus arbeiten.

Zweitens ist diese Form der Suche so nützlich, weil sie grundsätzlich alle möglichen Speicherorte für Unternehmensdaten vereinheitlichen kann. Angenommen ein Mitarbeiter sucht Informationen zu einem neuen Kunden. Ohne die Möglichkeit einer weitreichenden Suche beschränken sich die Ergebnisse auf die von ihm gewählte Suchumgebung.

Eine unternehmensweite Suche bezieht hingegen E-Mail-Systeme, Cloud-Speicher für Dateien, die Unternehmenswebseite und weitere Ressourcen mit ein. Das erhöht erheblich die Wahrscheinlichkeit, dass die Informationen zum Kunden vollständig sind. Dies ist nur ein Bruchteil der Möglichkeiten, wie diese leistungsstarke Anwendung Unternehmen unterstützt.

Eine Person steht vor einer großen digitalen Wolke.
Detaillierte Suchanfragen beziehen auch Ressourcen wie Server für Cloud-Speicher mit ein.

Software für die unternehmensweite Suche

Nun verstehen Sie, wie wichtig die unternehmensweite Suche ist. Nun präsentieren wir Ihnen einige etablierte und für Sie möglicherweise interessante Systeme.

IBM Watson Explorer

Der IBM Watson Explorer nutzt maschinelles Lernen und die Grundlagen der künstlichen Intelligenz, um die unternehmensweite Suche zu optimieren. Dieses sehr umfangreiche System eignet sich gut für Firmen, insbesondere für größere Unternehmen.

Swiftype

Swiftype ist ein verlässliches Programm, das vor allem den Benutzern eine Recherchefunktion bieten will, die nicht nur schnell, sondern auch sehr sicher ist.

Elastic Enterprise Search

Das von der Firma Elastic entwickelte Programm richtet sich an Mitarbeiter, die Schwierigkeiten mit moderner Technologie haben. Die Software verfügt über eine unkomplizierte Benutzeroberfläche und vereinfacht die typischen Suchvorgänge, die Anwender immer wieder durchführen.

Eine unternehmensweite Suche kann man sich als eine Möglichkeit vorstellen, alle potenziellen Daten zusammenzuführen und sie im richtigen Moment an die entsprechenden Personen weiterzugeben. Während Sie eine dieser leistungsstarken Lösungen implementieren, müssen Sie immer wieder neue Möglichkeiten suchen, wie Sie Ihr Unternehmen dadurch weiter optimieren können. Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.