Machen Sie sich Ihre Workflow-Software auf eine ganz neue Art und Weise zunutze, indem Sie diese drei interessanten Funktionen verwenden. Die Effizienz Ihres Unternehmens wird sich deutlich erhöhen, wenn Sie zur Strukturierung Ihrer Arbeitsabläufe das richtige Programm einsetzen.

Was ist Workflow-Software?

Workflow-Software wird oft als Workflow Management-Software bezeichnet, also Programme zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Sie dient der Strukturierung, Kontrolle und Fertigstellung täglicher Projekte in Unternehmen. Eine Workflow-Software automatisiert konkrete Aufgaben und versendet Benachrichtigungen und Erinnerungen bezüglich Zeit- und Terminvorgaben. Es ist ein hilfreiches Instrument für das Tagesgeschäft in der Geschäftswelt.

Ein gutes Beispiel zur Veranschaulichung der Vorteile von Workflow-Software ist ein Kalender. Denken Sie z.B. an Ihren Wandkalender, doch anstatt dass Sie Aufgaben darin eintragen, wird er von einer dritten Person für Sie ausgefüllt. Diese Person versteht genau, was Sie in welcher Reihenfolge und wann zu tun haben, und sie notiert es für Sie. Das ist die Funktionsweise der Software. Sie schafft die Routine, die für das effiziente Funktionieren eines Unternehmens erforderlich ist.

Cloud-basierte Workflow-Software

Realistisch betrachtet existiert Ihre Workflow-Software eher in der Cloud als vor Ort. Der Grund: es lassen sich nur schwer Workflow-Software-Lösungen finden, die als On-Site-Paket und nicht als Cloud-Anwendung angeboten werden. Unabhängig davon, welche Art von System erhältlich ist – für Ihr Unternehmen ist die Wahl einer cloud-basierten Workflow-Software wesentlich effizienter.

Deckblatt eines E-Books: eine elegante Dame sitzt in einem Raum mit einem Elefanten, der im Hintergrund die Möbel zerstört.

Das von Ihnen eingesetzte Workflow-Programm verfügt über wertvolle Informationen, Erinnerungsfunktionen und Werkzeuge, die Ihren Projektmitarbeitern von jedem Ort aus zugänglich sein müssen. Bei einem cloud-basierten System ist es leicht, diese zu finden und darauf zuzugreifen. Darüber hinaus werden die Software-Updates im Cloud-Betrieb wesentlich besser gehandhabt, als wenn routinemäßige Stillstandszeiten vor Ort erforderlich wären.

Integrationen für mehr Effektivität

Integrationen sind ein wichtiger Aspekt für ein Workflow-Programm. Denn ein Arbeitsablauf kann nur mithilfe von vielen verschiedenen tagesaktuellen Informationen und Funktionen effizient gestaltet werden. Zu diesen Daten zählen Kundeninformationen, Zeitpläne, Kalender und andere Bereiche des operativen Geschäfts. Deshalb muss ein Workflow stets mit allen bereits vorhandenen Integrationen im Einklang Cumulus stehen.

Ein Team betrachtet während der gemeinsamen Arbeit den Bildschirm eines Laptops.
Integrationen sind der Schlüssel zum Erfolg.

Ein Beispiel für die Relevanz von Integrationen innerhalb von Workflow-Software wäre ein Unternehmen, das eine Software zur Organisation und Aktualisierung von Listen einsetzt. Da die Workflow-Software dazu dient, die täglichen Abläufe eines Unternehmens zu unterstützen, müsste sie auf die Client-Software zugreifen. Ohne eine korrekte Integration gäbe es eine Trennung sowohl zum umfassenden Arbeitsablauf als auch zu Ihrem Unternehmen.

Benutzerfreundlichkeit

Eine Workflow-Software sollte unkompliziert und für alle beteiligten Projektmitarbeiter einfach zu bedienen sein. Administratoren und weitere qualifizierte Mitarbeiter müssten in der Lage sein, problemlos auf die Anwendungswerkzeuge zuzugreifen, um alle notwendigen Funktionen des Programms nutzen zu können. Doch bedeutet das nicht, dass eine benutzerfreundliche Workflow-Software in einem Unternehmen nicht auch komplex sein sollte.

Die Komplexität der Software zeigt sich im Wesentlichen an der umfangreichen Anzahl von Werkzeugen und Funktionen, mit denen das Workflow-Management im Unternehmen unterstützt wird. Wichtig ist vor allem, dass die komplizierten und aufwändigen Funktionen in der Software automatisiert sind oder so gestaltet sind, dass sie den Benutzerkomfort nicht beeinträchtigen.

Behalten Sie diese Richtlinien im Hinterkopf, wenn Sie nach einer geeigneten Workflow-Software für Ihr Unternehmen suchen. Alle Programme, die in diesen Bereichen Nachholbedarf aufweisen, sind schlicht veraltet – sie bieten nicht die erforderliche Funktionalität, die Ihr Unternehmen benötigt, um jeden Tag auf dem Laufenden zu bleiben.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.