16 Fragen für alle, die ein Digital Asset Management-System einführen möchten

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Digital Asset Management (DAM) kann Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen helfen effizienter zu arbeiten. Aber wo fängt man an, wenn man ein Digital Asset Management-System einführen oder sein bestehendes System ersetzen möchte? Wir haben für euch 16 Tipps zusammengestellt, die unseren Nutzern bei der Auswahl geholfen haben.

1-9 Technische DAM-Features 

1. Wie kommen die Metadaten ins System? 

Wie die Nutzer das System annehmen, hängt vor allem vom Thema Metadateneingabe ab. Und die Metadaten an bestehenden Assets zu pflegen, ist meist sehr aufwendig. Schau dir auf jeden Fall genau an, welche Möglichkeiten das System hier bietet, ob manuell oder automatisiert – und ob das System bestehende Metadatenstandards ausliest,wie zum Beispiel XMP. 

2. Wie kann das System wachsen? 

Es ist eigentlich selbstverständlich, dass ein DAM System sich an beliebig große Mengen von Assets anpassen kann. Aber auch wenn deine Benutzerzahl mal steigt, sollte das in einem preislich vertretbaren Rahmen liegen. 

3. Was kann ich selbst anpassen?

Jedes Unternehmen besteht aus anderen Personen, Systemen und Prozessen. Dein Digital Asset Management-System sollte flexibel genug sein, die individuellen Ansprüche deiner Nutzer zu erfüllen. Schau dir vor der Einführung eines Systems genau an, wie einfach oder kompliziert die Konfiguration ist – zum Beispiel ob Programmierkenntnisse notwendig sind, oder ob eine graphische Benutzeroberfläche vorhanden ist, mit der du selbst Anpassungen vornehmen kannst. 

4. Wie sind die Kataloge aufgebaut? 

Ein DAM-System sollte in jedem Fall in der Lage sein, die Assets in mehreren Katalogen zu strukturieren, die sich dann an spezifische Nutzergruppen – innerhalb oder außerhalb des Unternehmens richten.

5. Können andere Systeme integriert werden?

Ein Digital Asset Management-System für die Anwendung in Unternehmen sollte über eine gut durchdachte API verfügen, die eine Anbindung an Drittsysteme wie CMS, ERP, PIM, E-Shop möglich macht. 

6. Hosting, On-Premise oder beides?

Stell sicher, dass dein zukünftiges DAM-System zu deiner IT-Infrastruktur passt. Mach eine Kosten-Nutzen Analyse der verschiedenen Optionen: On-Premise, Cloud, oder eine hybride Lösung. Ist dein IT-Team eher klein, dann macht eine gehostete Lösung Sinn. Hast du ein großes IT-Team und spezielle Anforderungen im Bereich Security und Datenschutz dann bietet sich eher eine Lösung im On-Premise Bereich an. 

7. Was kann das DAM im Bereich Video?

Sind Videos ein elementarer Bestandteil deiner Kommunikationsstrategie? Dann sollte dein DAM-System in er Lage sein, Videodateien zu verwalten, zu konvertieren und die entsprechenden Metadaten zu verarbeiten. 

8. Verfügt das System über eine gut durchdachte Suche?

Die Assets in einem Digital Asset Management-System sind nur dann nützlich, wenn du sie auch finden kannst. Leistungsstarke DAM-Systeme haben diverse, aufeinander aufbauende Suchfilter, erlauben die Einstellung von individuellen Suchbefehlen und bieten eine Volltextsuche in diversen Dateiformaten. 

9. Kannst du auch mobil auf deine Assets zugreifen?

Unser Arbeitsalltag findet immer öfter unterwegs statt. Und manchmal benötigen wir dabei auch wichtige Assets – Fotos oder Präsentationen beim Kundentermin vor Ort. Ein gutes DAM-System macht den Zugriff von unterwegs von jedem Endgerät möglich.

10-16 Professionelle Enterprise-DAM-Features 

10. Passt das System zu deinen Geschäftsprozessen?

Ein DAM-System in ein bestehendes System mit bestehenden Prozessen einzuführen ist nie einfach. Zeichne deine Prozesse auf und frag dich genau, wie das DAM diese effizienter machen kann, ohne Produktivität und Kreativität zu behindern. 

11. Welche Rechtekonzepte brauchst du?

Jeder Mitarbeiter soll nur die Assets sehen, die er benötigt. Genau dieses Thema sollte dein DAM lösen – intern wie extern. Zugriffsrechte sollten auf Katalogebene, Gruppenebene und Assetebene vergeben werden können. Dabei solltest du nicht nur bedenken, wer die Assets sehen kann, sondern auch was diese Person mit den Assets machen kann – zum Beispiel ein Asset mit Wasserzeichen herunterladen, bearbeiten oder die Metadaten edtieren. 

12. Welche Workflow-Funktionen sind vorhanden?

Soll das System formelle und/oder informelle Workflows abbilden? Die gängigsten Workflows im DAM-Bereich beziehen sich auf die Erstellung von Assets sowie auf Freigabeprozesse.

13. Welche Funktionen bietet das System im Bereich Sicherheit?

Du solltest dir sicher sein, dass deine Assets bei der Verbreitung gecshützt sind. Zum Beispiel mit Hilfe einer SHA-256 Bit-Security-Encryption.

14. Wie sieht der Hersteller aus, von dem das System (weiter)entwickelt wird?

Suche dir einen Hersteller dem du vertrauen kannst, mit einem gut entwickelten System, dass bereits bei vielen namenhaften Kunden im Einsatz ist. Digital Asset Management ist ein komplexes, internationales Thema und es dauert seine Zeit, bis ein Hersteller die nötige Expertise aufgebaut hat, um ein performantes und nachhaltiges Produkt zu entwickeln. 

15. Wie steht es mit dem Kundensupport?

Achte bei der Wahl des Herstellers auch auf das Thema Support. Hat der Hersteller seine eigenen Mitarbeiter und bietet er Support in deiner Zeitzone an? Sind Beratungsleistungen erhältlich? Digital Asset Management ist kein einmaliges Projekt – es ist ein Thema, das kontinuierlich weiterentwickelt werden muss. 

16. Sind Berichte und Analysen möglich?

Als Projektmanager solltest du in der Lage sein, Zahlen zur Nutzung und Akzeptanz des Systems vorlegen zu können. Wer benutzt das Sytem? Über welche Benutzeroberfläche? Welche Assets werden oft heruntergeladen? All das sind wichtige Informationen, um dein System zu optimieren. 

Gerne hilft dir Canto bei der Auswahl deines DAM-Systems. Wir freuen uns, dir die Vorteile unseres Digital Asset Management-Systems Cumulus vorstellen zu dürfen und dir die in diesem Post angesprochenen Fragen zu beantworten. Erkläre uns, wo dein DAM-Problem liegt – gerne suchen wir gemeinsam nach einer Lösung. 

Amelie Timm - Marketing Director I Canto

Als InDesign-Guru und Digital Asset Management Experte schreibt Amelie in unserem Berliner Büro fachkundig über verschiedene DAM-bezogene Themen.