Für Unternehmen ist ein Arbeitsablauf unerlässlich, damit sie beim Abschluss von Projekten oder Erreichen von Zielen handlungsfähig bleiben. Arbeitsabläufe verleihen allen Unternehmensbereichen die benötigte Struktur, was mit enormen Vorteilen verbunden ist.

Was ist ein Arbeitsablauf?

Ein Arbeitsablauf oder auch Workflow ist ein von Firmen eingerichtetes Verfahren, mit dem Informationen, Daten und Materialien verwaltet werden. Workflows sind funktionale Systeme, die die tagtäglichen Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens stabilisieren. Es handelt sich um berechnete, systematisierte Schemata, mit denen Betriebe optimal und praxisorientiert arbeiten können.

Eine Liste von Aufgaben veranschaulicht einen Workflow auf einfache Weise. Angenommen, sie wollen sich der Aufgabe widmen, Ihr Haus n Ordnung zu halten und brauchen eine Übersicht darüber, was in welcher Reihenfolge zu tun ist. Sie machen sich eine Liste und teilen Ihren Familienmitgliedern bestimmte Aufgaben von dieser Liste zu.

Die Liste in diesem Beispiel stellt den Arbeitsablauf dar, wobei das Haus einer Firma entspricht und Ihre Helfer beim Putzen wären die Angestellten. Die Liste, also der Arbeitsablauf, ist deshalb so wichtig, weil sie für Struktur sorgt und sicherstellt, dass die notwendigen Tagesaufgaben pünktlich und in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.

Vorteile, ohne die es nicht funktioniert

Erstens machen Arbeitsabläufe die Tätigkeiten transparent. Sie bieten Einblicke, welche Arten von Aufgaben täglich zu erledigen sind, welche Abteilung für die Erledigung dieser Aufgaben zuständig ist und wie lange sie jeweils dauern. Dadurch lassen sich nicht nur Fehler vermeiden – Sie können außerdem sicherstellen, dass die Mitarbeiter im Team an den richtigen Aufgaben arbeiten.

Zweitens sorgen Workflows für Effizienz. Das liegt zum Teil daran, dass die Aufgaben denjenigen Abteilungen zugeteilt sind, die sie am besten erledigen können. Andererseits kann durch die Festlegung von Zeitfenstern ein Unternehmen Projekte und Kampagnen besser planen.

Software zum Erstellen und Verwalten von Arbeitsabläufen

Überraschenderweise gibt es beim Einsatz von Software einen Unterschied zwischen dem Erstellen und dem Verwalten von Arbeitsabläufen. Auch braucht man dazu nicht unbedingt Software von Drittanbietern. Anders als allgemein angenommen, enthält die Microsoft Office Suite alle nötigen Programme, um einen Arbeitsablauf zu erstellen. Am besten ist dafür wahrscheinlich Excel geeignet, wobei aber auch andere Werkzeuge wie Word in Frage kommen könnten.

Mitarbeiter diskutieren digitale Bildschirme in einem Arbeitsablauf.
Nutzen Sie Software zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.

Bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen erweist sich eine externe Softwarelösung als ideal. Die von Ihnen gewählte Software muss Ihrem Unternehmen eine Fülle von Hilfsmitteln bieten, mit denen Sie Ihre täglichen Abläufe planen können. Productive ist eine solche Software, die Ihnen all das und noch viel mehr handhaben kann.

Weitere Überlegungen zu Arbeitsabläufen

Sie haben also einen Workflow eingerichtet, verfügen über eine funktionierende Software zur Beschleunigung und profitieren von der damit einhergehenden höheren Effizienz. Nun gilt es, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Als erstes müssen Sie noch einmal evaluieren, wie gut Ihre täglichen Arbeitsabläufe funktionieren. Analysieren Sie sie auf mögliche Schwachstellen und beseitigen Sie diese so schnell wie möglich.

Als zweites sollten Sie hin und wieder die Abfolge der einzelnen Schritte ändern, um zu prüfen, ob Sie für Ihr Unternehmen wirklich optimal ausgelegt sind. Passen Sie bei Bedarf neue Prozessschritte an und achten Sie darauf, Arbeitsabläufe regelmäßig auszuwerten. Erstellen Sie unbedingt einen Zeitplan für regelmäßige Neubewertungen, entweder monatlich oder jährlich.

Arbeitsabläufe sorgen für strukturierte Effizienz in Ihrem Unternehmen. Am besten lässt sich die Produktivität durch ständige Neubewertung und mit der richtigen Software maximieren. Geben Sie Ihrer Routine regelmäßig neuen Schwung, um ihre Erfolgschancen zu erhöhen.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.