Dropbox Paper ermöglicht es den Mitarbeitern eines Unternehmens, miteinander zusammenzuarbeiten. Die Anwendung entspricht einem digitalen Arbeitsbereich, über den ganze Teams in Echtzeit kooperieren können. Im folgenden Leitfaden erfahren Sie mehr darüber.

Was ist Dropbox Paper?

Die Anwendung Dropbox Paper kann mit einem Kundenkonto bei Dropbox kostenlos genutzt werden. Dieses Programm erlaubt es unterschiedlichen Benutzern, an einem bestimmten digitalen Dokument gemeinsam zu arbeiten. So können in Paper mehrere Anwender ein und dasselbe Dokument gleichzeitig editieren.

Stellen Sie sich eine Gruppe von Kollegen vor, die gemeinsam an einem großen Tisch sitzen. Jemand legt eine große leere Tafel und einige Stifte in die Mitte des Tisches. Die Mitwirkenden arbeiten nun zusammen, um relevante Themen gemeinsam auf die Tafel zu zeichnen. Im Grunde funktioniert Dropbox Paper genau so, nur eben digital.

Eine Reihe von Stiften neben einer leeren Tafel.
Paper ist für die Mitarbeiter wie eine Vorlage für die Zusammenarbeit im wirklichen Leben.

So können Sie Paper nutzen

Firmen können Paper auf vielfältige Weise nutzen, indem sie es wie einen virtuellen Raum behandeln, in dem sie die Mitglieder von Teamprojekten zusammenbringen und vieles mehr. Die zwei Hauptverwendungsarten sind intern und extern. Betrachten wir einmal genauer, wie das Programm in beiden Fällen helfen kann.

Intern

Zum einen vernetzt verbindet Paper die Projektbeteiligten wirkungsvoll über Sitzungen. Wenn Sie alle zu behandelnden Themen und durchzuführenden Maßnahmen bedenken, ist es unverzichtbar, dass alle Teilnehmer einen klaren Überblick erhalten. Mit einer Sitzung in Paper kann man alle Personen gleichzeitig ansprechen und sämtliche Einzelheiten erläutern.

Extern

Mit Paper wird die Zusammenarbeit mit externen Kunden einfacher, da alle wichtigen Informationen in einem einzigen, gemeinsam genutzten Dokument enthalten sind. Möchte beispielsweise eine der beiden Seiten projektrelevante Daten einbringen, können sie diese sofort in dem freigegebenen Dokument in Paper darstellen. Außerdem ist dasselbe Dokument nach Abschluss des Projekts das ideale Instrument, um Rückmeldungen zu geben.

Eine Gruppe von Mitarbeitern recherchiert Daten mithilfe eines Laptops.
Mit Paper können die Gruppenmitglieder ihre Projektdaten unmittelbar miteinander teilen.

Vorteile von Paper

Mit dem Programm Paper bleiben alle Beteiligten gut organisiert und auf ihre Aufgaben konzentriert. Weiterhin können Sie in Paper bestimmten Personen Rollen zuweisen und Aufgaben erstellen. Außerdem erhalten Sie unmittelbares Feedback zu allen Projektschritten und können Unklarheiten beseitigen. Überdies werden sämtliche Rückmeldungen sofort erfasst, so dass jeder Benutzer über das gemeinsam genutzte Dokument sofort darauf zugreifen kann.

Um die Effektivität von Paper zu veranschaulichen, stellen Sie sich vor, wie ein Unternehmen sein Logo entwirft. Es beginnt mit einer grundlegenden Skizze und hinterlegt diese als Bild in Paper. Nun wird ein Teil des Bildes mit Schatten versehen. Über die Attributionsfunktion können sie erkennen, welcher Mitarbeiter des Projekts es schattiert hat. Hierauf kann man nun sofort reagieren und dann die Arbeit am Logo fortsetzen.

Nun sollten Sie ein gutes Verständnis für die Funktionsweise von Paper haben. Wenn Sie die kollaborativen Fähigkeiten Ihres Teams in Ihren nächsten Projekten unterstützen möchten, empfiehlt sich der Einsatz von Dropbox Paper.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.