Workflow-Automatisierung – Konzentrierte Teams, geleitete Aufgaben

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Durch die Workflow-Automatisierung können Unternehmen andere Bereiche ihres Unternehmens stärken und die Produktivität steigern. Hier erfahren Sie, wie Sie die Effizienz Ihres Unternehmens mithilfe der Automatisierung steigern können.

Was ist die Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung bezeichnet die konstruierte Gestaltung automatischer Phasen für die täglichen Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Mit der Automatisierung von Workflows können sich die Mitarbeiter ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. Ihre nächsten Aufgaben, Zeitpläne und Anweisungen werden ihnen automatisch übermittelt. In der Regel erfolgt dies durch eine Software zur Workflow-Automatisierung.

Ein gutes Praxisbeispiel für die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist ein Verkaufsautomat. Zum Aufstocken der darin befindlichen Produkte ist zwar noch ein Mensch erforderlich (das entspricht dem Workflow Management), jedoch sind Verkauf und Warenausgabe vollständig automatisiert. Durch diesen hohen Grad an Automatisierung haben die Mitarbeiter des Unternehmens (in diesem Fall die Person, die die Automaten nachfüllt) täglich eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Wozu Workflows automatisieren?

Durch die automatisierten Arbeitsabläufe verbessert sich auch die Kommunikation im Team, da die Mitglieder miteinander kommunizieren, ohne irgendwelche Anweisungen zu geben oder an etwas Aufgaben zu erinnern. Ohne automatische Workflows erinnern sich die Teammitglieder gegenseitig daran, was wann und in welcher Reihenfolge zu erledigen ist – und das kostet Zeit. Solche oberflächliche Kommunikation trägt nicht zur Steigerung der Produktivität bei.

Darstellung eines Arbeitsablaufs im Animationsstil.
Automatisierte Arbeitsabläufe fördern die Kommunikation im Team.

Unternehmen verzeichnen aufgrund der Automatisierung von Arbeitsabläufen kontinuierlich bessere Ergebnisse. Das liegt zum einen an der Struktur automatisierter Arbeitsabläufe und zum anderen daran, dass sich für die Teams mehr Chancen ergeben, ihre Arbeit zu erledigen. Anstatt sich darauf konzentrieren zu müssen, wie ein Projekt zum Abschluss gebracht wird, können die Mitarbeiter dank der automatisierten Workflows direkt mit der ihnen zugewiesenen Tätigkeit beginnen. Auf diese Weise sparen sie Zeit und erzielen hervorragende Ergebnisse.

So nehmen Sie eine Workflow-Automatisierung vor

Jeder Automatisierung liegt eine Evaluierung zugrunde. Daher betrachtet auch die Workflow-Automatisierung das aktuelle Workflow-Management in Ihrem Unternehmen und evaluiert es. Das umfasst verschiedene Aspekte: Wie werden Dinge erledigt, wer erledigt sie und wie lange dauert das? Dies sind nur einige der möglichen Fragestellungen, denen Sie sich stellen müssen, bevor Sie einen Plan zur Automatisierung entwerfen können. Beantworten Sie diese Fragen und bestimmen Sie dann, auf welche Weise die Automatisierung Ihre Antworten verbessern könnte.

Ein weiterer wichtiger Teil des Vorgangs ist die Einbindung der Projektbeteiligten in die Implementierung automatisierter Arbeitsabläufe. Dieser Vorgang gestaltet sich wesentlich einfacher, wenn jede Abteilung ihre Funktion begreift und versteht, wie die einzelnen Phasen und Aufgaben sich für sie darstellen.

Eine Darstellung der Vernetzung von Aufgaben im Animationsstil.
Die Workflow-Automatisierung funktioniert optimal, wenn alle Abteilungen Ihre Rollen kennen.

Software für die Workflow-Automatisierung

Da Sie nun eine Software zur Workflow-Automatisierung installiert haben, ist es ratsam, eine Software zu finden, die sie sinnvoll ergänzt. Aus diesem Grund ist Digital Asset Management (DAM) mittlerweile ein fester Bestandteil des Martech-Portfolios von Unternehmen. Ein DAM-System automatisiert die Organisation digitaler Dateien, wodurch die Workflow-Automatisierung auf einen Bereich erweitert wird, der über die reine Strukturierung von Aufgaben hinausgeht. Erwägen Sie den Einsatz von DAM-Technologie zur Steigerung Ihrer Gesamtproduktivität.

Die Effizienz, die die Automatisierung von Arbeitsabläufen für Kommunikation, Aufgaben und Projekte bietet, ist unbestritten von großer Bedeutung. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die richtigen Methoden zur Prozessautomatisierung einsetzt.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.