Workflow-Management – ein umfassender Überblick

   

Nur allzu häufig sind Teammitglieder von der Menge der Aufgaben überfordert, die ihnen im Laufe des Arbeitstages übertragen werden. Dies beeinträchtigt leider auch die Qualität ihrer Arbeit. Die Lösung heißt Workflow-Management – eine Methode, um den Arbeitsalltag im Unternehmen zu vereinfachen und Arbeitsabläufe zu verschlanken.

Was ist Workflow-Management?

Als Workflow-Management bezeichnet man die Beaufsichtigung der täglichen Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Dazu gehört die Betreuung von Kundenvorgängen, Alltagsaufgaben sowie von Arbeitsmethoden. Damit wird gewährleistet, dass unternehmensinterne Arbeitsabläufe effizient und zeitsparend gestaltet sind. Das Management von Arbeitsabläufen ist die übergeordnete Verwaltung betrieblicher Routinevorgänge.

Um das Workflow-Management zu begreifen, sollte man sich einen Bienenstock vorstellen. Das Bienenvolk erfüllt auf Basis des Arbeitsablaufs seines Bienenstocks tägliche Aufgaben. Ist der Workflow nicht maximal effektiv, ändert die Königin die Workflow-Prozesse, bis die größtmögliche Effektivität erreicht ist. Im Unternehmen entspricht das Workflow-Management der Königin, die die Arbeitsabläufe optimiert.

Der erste Schritt im Workflow-Management

Bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens besteht der erste Schritt darin, den gewünschten Ansatz zu entwickeln. So wie ein Workflow das Gerüst für die alltäglichen Aufgaben der Teammitglieder bildet, so bestimmt die Erstellung eines Workflows, in welchem Tempo er Projekte realisiert. Dazu sollte er die durchgehenden Etappen des Unternehmensalltags abdecken und berücksichtigen, welche Abteilungen daran beteiligt sind.

Abbildung einer hierarchischen Struktur, die über einem Diagramm schwebt.
Der Ansatz ist beim Workflow-Management ein wesentlicher Faktor.

Vergessen Sie nicht, dass die Festlegung auf einen bestimmten Workflow-Typ nur der Anfang ist. Eine verantwortungsbewusste Workflow-Verwaltung umfasst auch die regelmäßige Analyse des umgesetzten Workflows. Darüber hinaus müssen Anpassungen auf der Grundlage der Ergebnisse vorgenommen werden. Richten Sie sich für die Überprüfung verschiedener Abschnitte Ihres Workflow-Systems ein. So stellen Sie sicher, dass Sie den ursprünglichen Ansatz stets weiterentwickeln.

Workflow-Management und seine Vorteile

Bei einer optimalen Aussteuerung von Arbeitsabläufen in Unternehmen wird als erstes die Produktivität gesteigert. Liegt dem Tagesgeschäft eines Unternehmens eine optimale Geschäftsstruktur zugrunde, kann die Produktivität höchstes Niveau erreichen. Das Workflow-Management schafft durch umfassende Vorbereitung einen Rahmen für eine erfolgreiche Produktivitätssteigerung.

Ein erfolgreicher Workflow gliedert die Aufgaben unternehmensweiter Projekte. Ein erfolgreiches Workflow-Management unterstützt diese Gliederung mit einer sorgfältigen, zielgerichteten Planung und Auswertung. Eine Struktur um ihrer selbst Willen zu etablieren, ist das Eine. Eine sinnvolle Struktur ist etwas völlig anderes – diese wird durch das Workflow-Management sichergestellt.

Eine Gruppe von Mitarbeitern bei der Durchsicht von Notizen zum Workflow-Management an einer gläsernen Tafel.
Durch Workflow-Management lässt sich die Produktivität steigern.

Weiterführende Überlegungen

Es liegt in der Natur der Sache, dass schwierige und zeitaufwändige Arbeiten und Auswertungen Teil eines Workflow-Management-Systems sind. Zum Glück müssen diese Arbeiten nicht alle manuell erledigt werden. Zahlreiche Unternehmen unterstützen diesen Vorgang durch den Einsatz einer Workflow-Software, mit der ihre Bemühungen um mehr Effizienz noch erleichtert werden.

Solche Programme übernehmen einen Großteil des Arbeitsaufwands bei der Steuerung der Workflow-Auslastung eines Unternehmens. Mit ihrer Hilfe werden viele der üblicherweise ausgeführten Aufgaben und Prozesse automatisiert. Sie eignen sich besonders gut zur Überwachung der alltäglichen Aufgaben.

Beim Workflow-Management handelt es sich um einen ausführlichen Prozess, der die Organisation des Tagesgeschäfts eines Unternehmens unterstützt. Setzen Sie das Prinzip entsprechend Ihren Anforderungen ein, um einen möglichst hohen Wirkungsgrad zu erzielen.