Ein Workflow-Prozess verleiht den täglichen Abläufen innerhalb von Unternehmen eine Struktur, so dass gesteckte Ziele effizient erreicht werden. Diese Gliederung der Arbeitsabläufe reduziert die Unübersichtlichkeit und schafft ein Leitsystem, mit dem die Mitarbeiter bestimmte Aufgaben erledigen können. Somit lassen sich übergeordnete Ziele effizient realisieren.

Was ist ein Workflow-Prozess?

Ein Prozessplan für Arbeitsabläufe (engl. Workflow Process) umfasst eine Abfolge von Aufgaben, die so strukturiert sind, dass sie den Anforderungen eines Unternehmens bestmöglich entsprechen und zur Zielerfüllung führen. Der Workflow-Prozess ist in der Regel schrittweise aufgebaut und beruht auf unternehmensspezifischen Richtlinien. Er gibt strukturiert und in Phasen unterteilt die täglichen Arbeiten an einem Unternehmensprojekt wieder.

Der Workflow-Prozess lässt sich an einem leicht verständlichen Beispiel veranschaulichen. Stellen Sie sich vor, Sie würden zehn Maler beauftragen, eine Wand zu streichen. Um die Wand nach Ihren Vorstellungen zu streichen, müssen sie die von Ihnen vorgegebenen Arbeitsschritte befolgen. Der erste Schritt ist, den gleichen Pinseltyp und die gleiche Lackfarbe zu verwenden. Der nächste Schritt ist die Unterteilung der Wandflächen in Abschnitte.

Wenn Sie sich die Maler nun als Projektmitarbeiter in einem Unternehmen vorstellen, entspricht die gestrichene Wand dem angestrebten Gesamtziel – das kann von einer Marketinganzeige bis hin zu einem Newsletter alles sein.

Ein Diagramm veranschaulicht einen Beispiel-Workflow.
Mit Diagrammen können Unternehmen Arbeitsabläufe anschaulich darstellen.

Wie ein Workflow-Prozess einem Unternehmen nutzt

Der offensichtliche Vorteil ist die Struktur und Transparenz eines Arbeitsablaufs. Allerdings gibt es noch eine Reihe weiterer besonderer Vorteile, die häufig vergessen werden. Zunächst einmal steigert ein Workflow-Prozess die Produktivität. Wenn Mitglieder gemeinsam an der Erreichung eines Gesamtziels arbeiten, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie dieses Ziel effizient erreichen. Diese Produktivitätssteigerung ist teilweise auf die geringere Fehlerquote zurückzuführen, die sich aus der Transparenz ergibt.

Ein weiterer Vorteil von Workflow-Prozessen für Unternehmen besteht in der Möglichkeit, die Stärken und Schwächen von Teammitgliedern oder Abteilungen zu ermitteln. Indem die Administratoren die Tagesaufgaben nach Abteilungen gliedern, können sie sehen, welche davon die besten Ergebnisse bringt. So lässt sich das Tempo anpassen und die einzelnen Aufgaben können an die richtigen Personen delegiert werden.

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Tipps zur Einstellung eines Workflow-Prozesses

Zunächst sollten Sie sich überlegen, was Sie erreichen wollen. Egal ob Kreativprojekt, Marketingkampagne oder sonstige Projekte, Sie brauchen eine klare Vorstellung von Ihrem Ziel. Im nächsten Schritt teilen Sie die für Ihr Unternehmen erforderlichen Schritte oder Phasen ein, mit denen das Endergebnis erzielt werden soll. Die gängige Praxis ist es, den Arbeitsablauf vom Endergebnis aus bis zum ersten Schritt, sprich rückwärts zu entwickeln. Jede Phase muss die nächste ergänzen, wobei sorgfältig geplant werden muss, wie lange ihre Durchführung dauern wird und von welcher Abteilung sie übernommen wird.

Die meisten Unternehmen setzen für die Automatisierung von Workflow-Prozessen eine spezielle Workflow-Software ein. Gute Programme verfügen über Funktionen, mit denen Administratoren alle wichtigen Informationen wie Terminpläne, Zeitleisten und Tabellenkalkulationen zur Verfügung stehen. Aufgrund der jüngsten Entwicklung der Branche stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Auswahl.

Die Effizienz von Workflow-Prozessen kann man nicht genug betonen. Mit der Einführung von Arbeitsschritten und -abfolgen erledigen die Mitarbeiter ihre Aufgaben in kurzer Zeit und Kampagnen können schnell umgesetzt werden. Achten Sie darauf, Ihre Arbeitsabläufe und die davon betroffenen Schlüsselfaktoren genau zu bewerten.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.