Eine Sache könnte wohl jeder Abteilungsleiter oder Chef ohne Umschweife bestätigen: Wenn es im Team gut läuft, liefern alle Mitarbeiter in der Regel bessere Ergebnisse. Für die meisten Unternehmen ist die Effizienz der Belegschaft ein wichtiges Kriterium. Dementsprechend muss auch die verwendete Software alle Beteiligten unterstützen anstatt sie auszubremsen – denn mit uneingeschränktem Potenzial kann jede Marke voll durchstarten.

Im heutigen Artikel zeigen wir, wie ein Digital Asset Management (DAM)-System Teams und Unternehmen abteilungsübergreifend die Arbeit erleichtern kann. Welche Vorteile seine vielseitigen Funktionen mit sich bringen und wieso sich namhafte Vertreter des produzierenden Gewerbes für Canto als DAM-Lösung entschieden haben, lesen Sie im folgendem Artikel.

Screenshot der Hauptmedienbibliothek des DAM-Systems von Canto mit der Baumstruktur für Ordner und Alben auf der linken Seite; er zeigt Voransichten von Bildern und Videos zum Thema Freizeit und Surfen.

Ein DAM unterstützt die Teamarbeit

Ein Digital Asset Management dient als zentraler Ort für digitale Dateien aller Art; doch kann diese Software so viel mehr als eine reine Medienbibliothek. Nicht nur kann man darüber Inhalte hochladen und dann gezielt und sicher freigeben, sondern auch direkt mit anderen Benutzern kommunizieren und so digitale Assets und Ideen gezielt weiterentwickeln. Canto unterstützt die effiziente Arbeit im Team über vier konkrete Aspekte.

Arbeitsbereiche

Die konfigurierbaren Arbeitsbereiche in Canto ermöglichen es den Administratoren und Redakteuren, Assets gemeinsam zu bearbeiten, ohne dass diese in der Hauptbibliothek zu sehen sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass unfertige Dateien nicht falsch oder unbefugt verwendet werden. Ist ein Asset bereit für den Einsatz, kann es genehmigt und für alle freigegeben werden.

Portale

Portale sind kleinere Medienbibliotheken, über die ausgewählte Dateien gezielt für bestimmte Benutzer (auch externe) freigegeben werden können. Sie lassen sich im Markendesign konfigurieren und können öffentlich zugänglich oder auch passwortgeschützt sein. Über ein Presseportal könnten so z.B. Journalisten Zugriff auf freigegebenes Bildmaterial und Pressemitteilungen erhalten und selbständig abrufen – ohne dass es Ihren Mitarbeitern die Arbeitszeit raubt.

Screenshot von Canto in der Praxis beim Einsatz für Kulmbacher; es zeigt Bilder von einem Produkt.

Workflows

Diese Funktion erlaubt es, Aufgaben für andere Benutzer einzurichten und sie mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. Außerdem kann jeder Arbeitsschritt innerhalb eines Workflows mit Kommentaren versehen werden. So bleiben Ihre Arbeitsabläufe und Projekte transparent und Ihre Teams sind immer auf dem aktuellen Stand.

Genehmigungen

Jedes Ihrer Assets in Canto hat einen eigenen Genehmigungsstatus. Ist eine Datei “eingeschränkt” oder “ausstehend”, kann sie nur von ausgewählten Personen gesehen werden. Erst wenn ein Asset “genehmigt” ist, kann es geteilt oder in einem Portal freigegeben werden. Diese Genehmigung kann man auch zeitlich begrenzen, sodass der Zugriff auf die Datei nur bis zu einem bestimmten Datum möglich ist.

So bewährt sich Canto in der Praxis

Unsere Kunden bezeugen gern, dass Canto auch hält, was es verspricht. Lesen Sie selbst!

Kulmbacher Brauerei

Kerstin Krämer ist Assistentin der Marketing-Leitung bei der Kulmbacher Brauerei AG und koordiniert die laufenden Projekte. Dazu muss sie sich neben dem Tagesgeschäft auch um externe Anfragen zu Medien kümmern. Den dafür nötigen Überblick behält sie mit Canto.

Bei der Implementierung eines DAM-Systems kam es vornehmlich darauf an, dass es ein einheitliches System geben sollte, über das die Benutzer schnellen Zugriff auf die Mediendateien hätten – jedoch immer nur auf die aktuellste Version. Im Zentrum der Überlegungen standen also die Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit des Systems, doch auch in Sachen Performance konnte Canto überzeugen.

Screenshot von Canto in der Praxis beim Einsatz für Kulmbacher; es zeigt Bilder von einem Produkt.

Anfragen muss Kerstin Krämer nun nicht mehr selbst handhaben, da die Kollegen aus dem Vertrieb oder anderen Abteilungen selbst Zugriff haben. Sie finden die gesuchten Assets schnell und problemlos, und können sich dabei sicher sein, nur die genehmigte Version zu verwenden. Auch die Zusammenarbeit mit externen Agenturen und Fotografen gestaltet sich effizienter und bequemer.

Den gesamten Bericht über Kulmbachers Weg zu mehr Effizienz lesen Sie hier.

Hengstenberg

Tobias Schmidt betreut beim traditionsreichen Lebenmittelhersteller Hengstenberg GmbH & Co. KG im Team für Unternehmenskommunikation und digitale Medien die digitalen Werbekanäle, das firmeninterne Intranet sowie die Social Media-Inhalte. Außerdem ist er gemeinsam mit einer Kollegin auch für die Verwaltung der Produktabbildungen zuständig – das umfasst immerhin fünf verschiedene Marken.

Canto unterstützt ihn und das ganze Unternehmen durch Zentralisierung der Inhalte. Aufwändige Suchanfragen, die auch mal ergebnislos enden, gehören nun der Vergangenheit an. Assets sind nicht länger über verschiedene Speicherorte und Laufwerke verstreut, sondern können von den Mitarbeitern selbständig schnell und problemlos in der Hauptbibliothek gesucht, gefunden und bereitgestellt bzw. freigegeben werden.

Screenshot von Canto in der Praxis beim Einsatz für Kulmbacher; es zeigt Produktabbildungen.

Schmidts Kollegen im internationalen Vertrieb nutzen Cantos Funktionen, um jeder der Marken ein repräsentatives Markenportal zu geben. Sie dienen gleichzeitig als Anlaufstelle und Freigabeort für Werbematerial, das von externen Agenturen erstellt wird und dann eine Freigabe seitens des Unternehmens erhält. Hierbei macht sich vor allem die Zeitersparnis beim Austausch großer Layoutdateien bemerkbar.

Einen detaillierteren Einblick in die Erfolgsgeschichte von Hengstenberg erhalten Sie hier.

Canto geht die Herausforderungen verschiedener Industriezweige mit seinen vielseitigen Möglichkeiten an. Finden Sie in unseren Erfahrungsberichten heraus, welche Unternehmen noch von Cantos Fähigkeiten überzeugt sind.