Heutzutage steigt das Erfolgspotenzial, wenn Unternehmen über gute und zuverlässige Cloud-Speicher verfügen – gut bedeutet in dem Fall ein Cloud-Speicher, der sich in den individuellen Arbeitsprozesse des Unternehmens einfügt. Viele Unternehmen nehmen den einfachen Weg in Bezug auf Anforderungen bei Cloud-Speicherung, was häufig zu mäßigen bis befriedigenden Ergebnissen führt. Erfolgreiche Unternehmen wollenjedoch mehr als nur „befriedigend“ sein – sie suchen ein System, das ihre Ansprüche in vollem Umfang erfüllt.

Fokus auf das Wiederfinden – nicht das Speichern

Der Vorteil von Cloud-Speichern liegt vor allem darin, Dateien schnell und ohne langes Suchen von überall abzurufen. Dieser Punkt wird jedoch gerne bei der Wahl eines Cloud-Systems übersehen. Meistens liegt der Fokus auf dem bloßen Speichervorgang, was allzu häufig zu einer Fehlentscheidung führt.

Eine Frau arbeitet mit einem Laptop.
Der Abruf gespeicherter Elemente ist genauso wichtig wie die Speicherfunktionen.

Vor diesem Hintergrund solltest du dir vorab die richtigen Fragen zum Funktionsumfang eines Cloud-Speichersystems stellen. Ein entscheidendes Merkmal für schnelles Arbeiten und Finden von Dateien sind Metadaten – also Daten, die andere Daten beschreiben. Ein System zu finden, das Metadaten effizient nutzt, bedeutet ein System zu finden, das effiziente Workflows bietet. Metadaten sind zum Beispiel Tags oder Schlagwörter, die wiederum Nutzer in die Lage versetzen, bestimmte Dateien besser zu finden und zu identifizieren.

Sicherheit vor weniger bekannten Bedrohungen

Die scheinbar harmloseste Gefahr für deine Dateien ist wahrscheinlich die größte. Die meisten Cloud-Speichersysteme bieten Sicherheitsvorkehrungen gegen externe Eindringlinge wie Hacker. Die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen zu vergleichen, ist sicherlich wichtig. Achte jedoch auch auf die folgenden Risiken.

Ein Cloud-Speichersystem sollte Schutz gegen Nutzer innerhalb des Unternehmens bieten, für das es die Software bereitstellt. Administratoren verfügen durch ihre Sicherheitsstufe über Zugriff auf vertrauliche Dateien. Manchmal erfolgt der gefährlichste Eingriff durch einen der eigenen Mitarbeiter. Stelle sicher, dass bei deinem nächsten System die Nutzung durch Mitarbeiter auf einer von dir gewünschten Stufe eingeschränkt werden kann.

Eine Frau sitzt an einem Tisch und arbeitet mit einem Laptop.
Verwende ein System, das dich vor mehrfachen Bedrohungen schützt.

Eine Bedrohung, die die meisten Unternehmen bei den Überlegungen zu Cloud-Speichern unberücksichtigt lassen, ist die Bedrohung durch den Anbieter selbst. Anbieter sind in der Regel vertrauenswürdig, was sich auch durch Prüfungen untermauern lässt, aber Integrität des Unternehmens ist nicht das einzige potenzielle Problem. Einige Dateien sollten für niemanden sichtbar sein, auch nicht für den Cloud-Speicheranbieter. Stelle sicher, dass eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder etwas Äquivalentes vorhanden ist, um dies zu verhindern.

Individuelle Vorteile statt allgemeiner Rankings

Die meisten Artikel über Cloud-Speicher bewerten die Systeme über eine Algorithmus, der die Sicherheit, den Preis und die Beliebtheit misst. Diese verallgemeinerten Rankings über Cloud-Speichersysteme führen häufig dazu, dass Unternehmen am Ende ein komplett falsches System kaufen.

Eine Frau sitzt in einem Büro an einem Schreibtisch und arbeitet mit einem Computer.
Wähle ein Speichersystem, das speziell die Anforderungen deines Unternehmens erfüllt.

Ein erhellendes Beispiel ist der Kauf eines Autos. Nehmen wir an, du benötigst einen Lieferwagen, um große Gegenstände durch den Schnee zu transportieren. Es würde keinen Sinn machen, einen Artikel über die Top 5 der verfügbaren Fahrzeuge zu lesen, wenn die aufgeführten Lieferwagen möglicherweise nicht im Hinblick auf deine Anforderungen beurteilt wurden. Das Gleiche gilt für Cloud-Speicher, denn es gibt enorme Unterschiede bei den zahlreichen verfügbaren Speichertools.

Stelle eine Liste der wichtigsten Anforderungen deines Unternehmens zusammen und verfeinere alle Suchparameter auf Grundlage dieser Liste. Erstelle ein Ranking basierend auf den genauen Anforderungen des Unternehmens: So kannst du zuverlässig und einfach das richtige System identifizieren.

Den Ansatz zu ändern, wie ein Unternehmen nach einem geeigneten Cloud-Speicher sucht, kann zu einem größeren Erfolg führen. Ein tieferes Verständnis über die Bedeutung des besten Cloud-Speichers macht einen großen Unterschied. Du solltest daher auch ein Digital Asset Management-System in Betracht ziehen.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.