Der Dokumententyp DOC – eine Komplettanleitung für Einsteiger

   

Der Dokument-Dateityp .doc steht für ein robustes Dateiformat für Dokumente, das auch heute noch weit verbreitet ist. Er hat viele Einsatzmöglichkeiten, bietet zahlreiche Funktionen und lässt sich problemlos öffnen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Format einsetzen können und unter welchen Umständen Sie einen anderen Dateityp wählen sollten.

Was ist ein DOC-Dokument?

Der offizielle Dokument-Dateityp, der von Microsoft Word verwendet wird, ist die DOC-Datei. Sie enthält Text, Bilder und Grafiken. Das Format lässt sich mit vielen verschiedenen Anwendungen öffnen und Benutzer können nach dem Öffnen die Druckeinstellungen ändern. Wenn Sie das Dateiformat .doc verwenden, erhöhen Sie die Kompatibilität mit Ihren Benutzern.

Vorteile der Nutzung von DOC-Dateien

Die Verwendung einer DOC-Datei empfiehlt sich, wenn jemand sowohl Text als auch Bilder bearbeiten und außerdem Formatierungs- oder Druckeinstellungen anpassen muss. Das Dateiformat sollte auch verwendet werden, wenn es darum geht, möglichst viele Benutzer zu erreichen – denn die meisten Personen sind in der Lage, eine DOC-Datei zu öffnen.

Das Symbol für den Dokument-Dateityp .doc.
Eine DOC-Datei wird zur Bearbeitung von Text und Bildern benutzt.

Da Microsoft Office den Dokument-Dateityp .doc als bevorzugtes Format für die Textverarbeitung einsetzt, bietet die Verwendung von DOC-Dateien einen großen Mehrwert. So synchronisieren sich beispielsweise die anderen Microsoft-Programme wie Excel besser mit einer DOC-Datei, falls ein Benutzer Informationen aus anderen Bereichen einfügen möchte. Unternehmen, in denen die Microsoft Office Suite unternehmensweit zum Einsatz kommt, profitieren von der Nutzung von DOC-Dateien. Denn mit den vorhandenen Programmen können alle Mitarbeiter dieses Dateiformat öffnen.

So verwenden Sie den Dokument-Dateityp .doc

Wie bereits erwähnt, werden DOC-Dateien standardmäßig mit der Microsoft-Anwendung Word geöffnet. Allerdings ist das nicht die einzige Methode, mit der man auf die Inhalte des Dokument-Dateityps zugreifen kann. Privatanwendern und Unternehmen ohne Microsoft Office stehen mehrere Alternativen zur Verfügung. So lassen sich beispielsweise Anwendungen zum Öffnen von Dokumenten herunterladen, und die meisten davon sind kostenlos.

Eine weitere beliebte Möglichkeit ist Google Drive, bei dem Benutzer ihre DOC-Dateien in Google Docs hochladen können. Die Programme von Google und Microsoft bieten nahezu identische Eigenschaften, doch es gibt ein paar Feinheiten seitens Word, zu denen Google nicht in der Lage ist.

Falls Sie eine DOC-Datei in einem anderen Format benötigen, können Sie die Datei von .doc in eine beliebige andere Dateierweiterung konvertieren. Im folgenden Beispiel wird beschrieben, wie Sie ein DOC-Dokument mithilfe von Microsoft Word in ein PDF-Dokument konvertieren:

  1. Öffnen Sie das DOC-Dokument Ihrer Wahl in Microsoft Word.
  2. Klicken Sie auf ‚Datei‘ und dann auf ‚Speichern unter‘.
  3. Wählen Sie den gewünschten Zielordner, in dem die Datei gespeichert werden soll (Desktop, etc.).
  4. Geben Sie der Datei im dafür vorgesehenen Bereich einen entsprechenden Namen und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü für den Dateityp statt Word-Dokument (.doc) den Eintrag ‚PDF‘ aus.
Eine Abbildung einer Datei im Dateityp .doc in einem Office-Programm, die als PDF gespeichert wird.
Eine DOC-Datei kann problemlos in eine PDF-Datei konvertiert werden.

Wann ist die Verwendung anderer Dateiformate sinnvoll?

Für die Verwendung alternativer Dokument-Dateitypen kann es mehrere Gründe geben. Ein Hauptgrund wäre, wenn man Dokumente an eine Person oder ein Unternehmen senden möchte, diese aber ein anderes Format als DOC bevorzugen. So ist es beispielsweise im beruflichen Umfeld viel wahrscheinlicher, dass man als Standardformat PDF anstelle von DOC verwendet. Der Dokument-Dateityp .doc verfügt über Möglichkeiten zur Bearbeitung, wodurch er sich in zahlreichen Geschäftsbereichen als weniger vorteilhaft erweist, da Dokumente im Geschäftsverkehr in der Regel unbearbeitet bleiben sollen.

In Situationen, in denen die Möglichkeit zum Bearbeiten eher ein Nachteil als ein Nachteil ist, büßt die DOC-Datei etwas von ihrem Wert ein. Offizielle Dokumente und wichtige Protokolle wie z. B. Anleitungen, Geschäftsbedingungen, Vereinbarungen und Verträge dürfen sich nicht editieren lassen, wenn sie an Kunden gesendet werden. In einem solchen Fall würde das Dokumentformat .doc eher ein Schwachpunkt für das Unternehmen sein.

Das Dateiformat DOC hat eine Menge Vorzüge, da viele Anwender es nach wie vor problemlos nutzen können. Achten Sie aber auch auf die Art von Projekten, die Sie gerade durchführen, sowie auf den technischen Wissensstand der Anwender auf der Gegenseite, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.