Dokument-Dateitypen – Wichtige Neuerungen und Unterschiede

   

Im Geschäftsalltag zeugt es von Professionalität, wenn jede Ihrer versendeten Dateien das passende Format hat. Wenn das auch Ihr Ziel ist, sollten Sie sich mit den Merkmalen und Unterschieden der verschiedenen Dateiformate für Dokumente (Document File Types) vertraut machen. Je besser Sie die Nuancen der einzelnen Dokumenttypen kennen, desto besser können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Verwendung ungeeigneter Formate verringern.

Die Dokument-Dateitypen .doc und .docx

Dateien in den Formaten DOC und DOCX werden erstellt, wenn man das Programm Microsoft Word nutzt. Bis zur Einführung der Dateierweiterung .docx war .doc die Standarderweiterung für Worddokumente. Das Format DOC war aufgrund seiner Anbindung an Microsoft Office weit verbreitet, es hatte aber auch seine Nachteile. Eine der größten Einschränkungen von DOC-Dateien war, dass sie nur von Anwendern der Microsoft-Software geöffnet und bearbeitet werden konnten. Mit der Umstellung auf DOCX fiel diese Beschränkung weg, da sich das neue Format auch an andere Textverarbeitungsprogramme anpassen kann.

Die vielseitigen .doc- und .docx-Dateien sind in der Lage, den Anforderungen unterschiedlicher Benutzertypen gerecht zu werden. Die Dateien können sowohl Text beinhalten, als auch mit einer Vielzahl visueller Elemente wie Diagrammen und Tabellen umgehen.

Bei der Entscheidung, ob sich diese Dateitypen für Ihre Bedürfnisse eignen, sollte Ihr Hauptaugenmerk darauf liegen, wie gut sie sich bearbeiten lassen. Üblicherweise erwartet der Originalautor einer Datei bei der Wahl eines entsprechenden Dateiformats, dass er in der Lage sein wird, diese später zu bearbeiten. Die Dateiformate .doc und .docx gehen über diese Anforderung hinaus: Sie ermöglichen jedem die Bearbeitung, der die Datei erhält.

Ein Screenshot vom Logo des Dateityps DOCX.
Lernen Sie die Unterschiede zwischen .doc und .docx kennen und nutzen Sie beide Formate optimal aus.

Die Dokument-Dateitypen .xls und .xlsx

XLS- und XLSX-Dateien sind Tabellenkalkulationsformate, die bei der Verwendung der Excel-Software von Microsoft erstellt werden. Primär werden die Dateiformate .xls und .xlsx zur Verwaltung von Daten eingesetzt, insbesondere zur Strukturierung und Visualisierung von Daten.

Wie auch bei Microsoft Word ist .xlsx dabei die aktualisierte Version des früheren Excel-Dateiformats. Das Format .xls ist für das gesamte Spektrum der Benutzer leichter zugänglich, wohingegen XLSX-Dateien Systemen vorbehalten sind, die nach der Einführung von XLSX aktualisiert wurden. Es existieren Konvertierungsfunktionen, was angesichts der Art und Weise, wie jedes Format gespeichert wird, umsichtig ist.

Der Dokument-Dateityp .pdf

Das PDF-Dateiformat (Portable Document Format) wurde von Adobe für Dokumente entwickelt und ist mittlerweile das gängigste Dateiformat, das derzeit im Web verwendet wird. PDF eignet sich optimal zum Ausdrucken von Dokumenten, da es das ursprünglich vorgesehene Layout der Datei beibehält. Eine PDF-Datei ist gegenüber .doc und .docx überlegen, wenn es darum geht, Benutzern eine vielfältigere Auswahl an visuellen Darstellungen innerhalb eines Dokuments zur Verfügung zu stellen.

Die meisten Browser sowie auch andere Programme können zum Öffnen von .pdf verwendet werden. Sie sollten sich für das PDF-Format entscheiden, wenn Sie Dateien an ein breites Spektrum von Empfängern weitergeben möchten. Dies gilt insbesondere für Dokumente, die nach der Bereitstellung und Freigabe nicht mehr bearbeitet werden sollen, denn PDF-Dateien verfügen über Mechanismen, die eine ungewollte Bearbeitung verhindern.

Ein Screenshot vom Logo des Dateityps PDF.
Sie sollten wissen, wann die Verwendung des weit verbreiteten Dateityps PDF im Internet sinnvoll ist.

Der Dokument-Dateityp .html

HTML steht für Hypertext Markup Language, eine Sprache, die in Webbrowsern angezeigt werden kann. Ein Dokument im Format .html ist komplexer als andere Dokumentendateitypen, da es sich um eine Webseite mit Hypertext-Codierung handelt. Der Aufbau der HTML-Datei ist für Besucher der Website nicht ersichtlich, es sei denn, es wird gezielt danach gesucht. Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen können im HTML-Format gespeichert werden und lassen sich bei Bedarf auch in Webbrowsern aufrufen.

Verwenden Sie für Ihre Aufgaben die Dateiformate, die am besten Ihren Anforderungen entsprechen, damit bei einer Weitergabe von Dateien alle Beteiligten darauf zugreifen und sie gegebenenfalls bearbeiten können. Alle hier aufgeführten Dokument-Dateitypen werden vom Digital Asset Management von Canto unterstützt.