Angesichts der Vielzahl von verfügbaren Arten von Dokumentdateien empfiehlt sich eine grundlegende Vertrautheit mit den wichtigsten Formaten. Achten Sie darauf, dass Sie die Unterschiede der einzelnen Dokument-Dateitypen kennen, damit Sie Ihre Dateien in einem geeigneten Format weitergeben. Informieren Sie sich außerdem über besondere Feinheiten der jeweiligen Dateiformate. So können Sie Arbeitsabläufe optimieren und die Verwendung unpassender Formate reduzieren.

Der folgende Leitfaden gibt einen Überblick über die gängigsten Dokumentformate.

Dokument-Dateitypen .doc und .docx

Die Dokument-Dateitypen .doc und .docx entstammen der Software Microsoft Word. Ursprünglich wurden Word-Dokumente standardmäßig als im Format .doc gespeichert, bis die Software geändert wurde und fortan die Erweiterung .docx verwendete. Der Dokument-Dateityp .doc war wegen seiner Anbindung an Microsoft Office sehr verbreitet, hatte jedoch auch seine Nachteile. Die größte Einschränkung war hierbei, dass .doc-Dateien nur von Anwendern der Microsoft-Software geöffnet werden konnten.

Mit der Umstellung auf die .docx-Datei fiel diese Beschränkung weg, da sich das neue Format an andere Textverarbeitungsquellen anpasst. Die vielseitigen Dateiformate .doc und .docx sind in der Lage, unterschiedlichste Aufgaben für verschiedene Benutzertypen zu bewältigen. Die Dateien können Texte, aber auch eine Vielzahl von visuellen Elementen wie Grafiken und Tabellen enthalten.

Das wichtigste Merkmal, das Sie bei der Entscheidung über die Eignung dieser Dateitypen für Ihre Zwecke beachten sollten, sind die jeweiligen Bearbeitungsmöglichkeiten. In der Regel darf man von jedem Dateityp erwarten, dass eine Datei im entsprechenden Format sich von ihrem Urheber bearbeiten lässt. Hier gehen .doc und .docx sogar noch einen Schritt weiter: Jeder, der im Besitz einer solchen Datei ist, kann sie bearbeiten.

Ein Screenshot vom Logo des Dokument-Dateitypen .docx.
Maximieren Sie die Vorteile von .doc und .docx, indem Sie die Unterschiede zwischen beiden Dateitypen kennen.

Dokument-Dateitypen .xls und .xlsx

Das Dateiformat .xls sowie sein Gegenstück, das Dateiformat .xlsx ergeben sich aus der Verwendung der Microsoft Excel-Software, mit der sich Tabellenkalkulationen durchführen lassen. Hauptsächlich Vornehmlich werden .xls- und .xlsx-Dateien zur Datenverwaltung verwendet, insbesondere zur Strukturierung und Visualisierung von Daten.

Ähnlich wie bei Microsoft Word handelt es sich bei .xlsx um das aktualisierte Standarddateiformat von Excel. Der Dateityp .xls lässt sich von allen Benutzern verwenden, während der Dateityp .xlsx nur für aktuelle Systeme zugänglich ist, die nach der Einführung von .xlsx entsprechend angepasst wurden. Es existieren Möglichkeiten zum Konvertieren der Dateiformate, was in Anbetracht der Art und Weise der Speicherung dieser Formate sehr sinnvoll ist.

Dokument-Dateityp .pdf

Das Portable Document Format von Adobe, kurz PDF, ist heutzutage das am weitesten verbreitete Dateiformat im Internet. Die PDF-Dokumentdatei eignet sich optimal für den Druck von Dokumenten auf Papier, da sie das ursprünglich vorgesehene Layout der Datei beibehält. Eine PDF-Datei ist im Vergleich zu .doc und .docx die bessere Wahl, wenn der Anwender eine breitere Auswahl an visuellen Darstellungen in einem Dokument wünscht.

Viele Browser sowie andere Programme können PDF-Dateien öffnen. Nutzen Sie das PDF-Format für Dateien, die an viele Empfänger weitergegeben werden sollen. Dies gilt insbesondere für Dokumente, die nach Bereitstellung nicht mehr verändert werden sollen. Denn: PDF-Dateien verfügen über Schutzmechanismen gegen unerwünschtes Bearbeiten.

Ein Screenshot vom Logo des Dokument-Dateitypen PDF.
Informieren Sie sich, wann sich die Nutzung des beliebten Dateityps PDF im Web lohnt.

Dokument-Dateityp .html

Die Abkürzung HTML steht für Hypertext Markup Language, eine Sprache, die mithilfe von Webbrowsern angezeigt werden kann. Der Dokument-Dateityp HTML ist wesentlich komplexer als andere Dateiformate, da es sich um Webseiten handelt, die mit Hypertext verschlüsselt sind. Der Aufbau von HTML-Dokumenten ist für die Webseitenbesucher nicht ersichtlich, sofern diese nicht ausdrücklich danach suchen.

Mitunter können Webbrowser Textverarbeitungsdateien bei Bedarf im HTML-Format speichern. Mittels HTML lassen sich im Wesentlichen unterschiedliche Grafiken, Farben und Links auf einer Webseite festlegen.

Mit einem besseren Verständnis dafür, welche Dateiformate Ihren Aufgaben am besten entsprechen. So können bei einer Weitergabe der Datei alle Beteiligten darauf zugreifen und sie gegebenenfalls bearbeiten. Abschließend ist noch zu erwähnen, dass alle genannten Dokument-Dateitypen vom Digital Asset Management (DAM) Canto unterstützt werden. Wenn Sie also eine Vielzahl von Dokumenten verwalten müssen, ziehen Sie für die Zukunft ein DAM-System in Betracht.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.