Wenn Sie Dropbox Cloud-Speicher als Dateispeichersystem verwenden, kennen Sie vermutlich bereits die grundlegenden Vorteile. Möglicherweise sind Ihnen sogar einige fortgeschrittene Tricks für Dropbox bekannt. Es lohnt sich aber immer, noch ein paar versteckte Highlights mehr zu entdecken. Wir zeigen Ihnen gleich drei spezielle Dropbox-Funktionen. Bevor wir und die genauer ansehen, geben wir Einsteigern einen kurzen Überblick über die Funktionsweise von Dropbox.

Wie funktioniert der Dropbox Cloud-Speicher?

Dropbox ist ein Dateispeichersystem in der Cloud, in dem Benutzer ihre hochgeladenen Dateien aufbewahren. Es synchronisiert die Daten mit all Ihren Geräten. Haben Sie beispielsweise eine Datei auf Ihrem Computer bearbeitet, übernimmt Dropbox diese Änderungen automatisch in die Datei, die auf seinen Servern gespeichert ist.

Da Sie nun ein grundlegendes Verständnis von Dropbox besitzen, kommen wir nun zu drei besonderen Vorteilen.

Ein Screenshot von Dropbox, der Kernanwendung für den Dropbox Cloud-Speicher.
Informieren Sie sich über diese wichtigen Funktionen von Dropbox.

1. Ausfallsicheres System

Was viele nicht wissen: Der Dropbox Cloud-Speicher hat ein umfassendes Backup-System. Damit ist er ein Sicherungssystem für jede einzelne hochgeladene Datei im System. Benutzer laden oft Dateien auf einen Cloud-Server hoch, dass sie noch eine Kopie haben, wenn die Originale verloren gehen. Dabei bedenken sie nur selten, ob auch das genutzte Cloud-System über ein Backup verfügt. So misst sich der eigentliche Wert der Cloud eher daran, wie die Anwendung das Löschen und Wiederherstellen von Dateien handhabt.

Auch rechnen die Benutzer nicht mit dem Fall einer Löschung von Hand. Ihre Vorstellungen vom schlimmsten möglichen Fall, den sie bei ihren Überlegungen einplanen, sind normalerweise Funktionsfehler. Keiner glaubt, dass er versehentlich seine eigene Datei löschen würde – dabei kommt das tatsächlich recht häufig vor. Zum Glück verfügt Dropbox hier über eine Wiederherstellungsoption. Eine Datei bleibt noch für 120 Tage gespeichert. Also hat man genügend Zeit, nach einem solchen Missgeschick etwas zu unternehmen.

Die Suchfunktion der Dropbox-Benutzeroberfläche, sie ist wichtig für den Dropbox Cloud-Speicher.
Die Dropbox fungiert als Datensicherungssystem.

2. Unbegrenzter Speicherplatz

Wussten Sie, dass die meisten Cloud-Speichersysteme gar keinen unbegrenzten Speicherplatz bieten? Dieser Umstand kommt bei der Wahl eines Speichersystems nur selten zur Sprache. Er wird häufig übergangen, weil die meisten Benutzer einfach davon ausgehen, dass sie schon genügend verfügbaren Speicherplatz haben werden. Aufgrund der technologischen Weiterentwicklung, die höhere Auflösungen bei Fotos und Videos unumgänglich mit sich bringt, wachsen auch die Dateigrößen und somit der benötigte Speicherplatz.

Das gilt insbesondere für Unternehmen, da diese aller Wahrscheinlichkeit nach einen größeren Platzbedarf haben. Insofern empfiehlt es sich, wenn Unternehmen auf der Suche nach einer optimalen Cloud-Speicherlösung sind, sich mit den verfügbaren Dropbox-Alternativen zu beschäftigen.

Wenn ihre Recherchen Dropbox an erster Stelle sehen, können sie sich auf unbegrenzten Speicherplatz freuen. Im ungünstigsten Fall unterschätzen Firmen ihren Speicherbedarf und müssen mit einem zweiten Cloud-Speichersystem nachrüsten. Sofern Sie also über die Verwendung eines Cloud-Speichersystems nachdenken, behalten Sie Ihren Bedarf für Speicherplatz im Auge.

Ein Bild eines Laptops, aus dessen Bildschirm geöffnete Schubladen herausragen.
Dropbox bietet unbegrenzten Speicherplatz.

3. Verschiedene Zugriffspunkte

Es klingt schwer zu glauben: Viele Benutzer verwenden Dropbox nur mit halber Kraft. Das liegt daran, dass sie nicht über die vielen Möglichkeiten bescheid wissen, mit denen sie auf ihre Dateien zugreifen können. Oft verwenden Benutzer nur das Endgerät für den Zugriff auf Dropbox, das sie ursprünglich für den Zugang zur Cloud benutzt haben.

Beispielsweise nutzt jemand die Dropbox möglicherweise nur mit einem Desktop-PC statt mit seinem Mobilgerät. Insofern sollten Sie nun, da Sie um die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten von Dropbox wissen, diese auch zu Ihrem Vorteil einsetzen.

Es ist unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen sich nicht der Zugriffsmöglichkeiten auf Dropbox bewusst ist. Wenn Sie ein Teammitglied sind, sollten Sie dieses Wissen unbedingt mitbringen. Da Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Projekte und Dateien zugreifen können, erhöhen Ihre Arbeitsgeschwindigkeit und bleiben Sie mit anderen Teammitgliedern in Verbindung. Ganz gleich, ob Sie einen Computer, ein Smartphone oder einen Tablet-PC nutzen, dank der verschiedenen Zugangswege lässt sich Ihr Arbeitsablauf optimieren.

Dropbox ist das gängigste verfügbare Cloud-Speichersystem. Um Ihre Verwendung der Anwendung zu optimieren, sollten Sie sich unbedingt diese potenziellen Vorteile zunutze machen.

Wenn auch Ihr Unternehmen Dropbox nutzt, integrieren Sie es mit dem Digital Asset Management von Canto. Auf diese Weise können Sie Ihre wertvollen Dateien noch besser organisieren.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.