So können Sie ganz einfach Google-Formulare in E-Mails einbetten

Am einfachsten teilen Sie ein Google-Formular, indem Sie den Link weiterleiten. Doch wussten Sie, dass Sie alternativ Ihre Google-Formulare in E-Mails einbetten können? Das bringt einige Vorteile mit sich.

So ist z. B. das Formular ist direkt sichtbar – d.h. die Empfänger müssen nicht erst klicken, wodurch sie motivierter sind, das Formular auszufüllen.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein Google-Formular in eine E-Mail einbetten können. Darüber hinaus erläutere ich, wann es sich empfiehlt, diese Möglichkeit zu nutzen, und wann man besser darauf verzichtet.

Erster Schritt – Erstellen Sie ein Google-Formular

Google Formulare ist eine Dokumentenart in Googles Office Suite, die auch Google Tabellen und Google Docs umfasst. Stellen Sie also zuerst sicher, dass Sie ein Google Konto haben und angemeldet sind.

Um ein neues Formular zu erstellen, rufen Sie einfach Google Formulare auf und wählen Sie eine der Optionen bei ‘Neues Formular anlegen’. Entweder entscheiden Sie sich für eine der Vorlagen oder Sie beginnen komplett bei Null, indem Sie ‘Leer’ auswählen.

Daraufhin öffnet sich der Formular-Editor, in dem Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Gestalten und Anpassen Ihres Formulars vorfinden.

So können Sie Ihre Google-Formulare in E-Mails einbetten

Nach der Erstellung eines Google-Formulars können Sie es versenden. Dazu bietet Google Ihnen verschiedene Möglichkeiten. So können Sie eine E-Mail oder einen Link erstellen oder einen iframe im HTML-Format verwenden, um das Formular auf einer anderen Website einzubetten.

Wir wollen uns zunächst mit der Variante der E-Mail befassen. Hier ist nun die schrittweise Anleitung, wie Sie Google-Formulare in E-Mails einbetten können:

1. Während das Formular in Google Formulare geöffnet ist, klicken Sie oben rechts in der Ecke auf ‘Senden’.

2. Ein separates Fenster zum ‘Formular senden’ wird angezeigt. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und passen Sie die Betreffzeile und den Nachrichtentext entsprechend an.

3. Setzen Sie zum Schluss den Haken im Kästchen ‘Formular in E-Mail einfügen’.

Nun wird eine E-Mail mit Ihrem eingebetteten Formular und Ihnen als Absender erstellt. Im Fall des von mir erstellten Formulars sieht das in Outlook folgendermaßen aus.

Wann empfiehlt sich diese Funktion (und wann nicht)?

Die Einbettung Ihres Formulars in eine E-Mail bietet sich an, wenn Sie nur wenige Personen anschreiben möchten – insbesondere, wenn Sie wissen, dass Ihre Empfänger Google Mail verwenden. Für Massen-E-Mails eignet sich diese Methode allerdings nicht, da Sie nicht die Möglichkeit haben, eine größere Anzahl von E-Mail-Adressen einzugeben.

Auch würde ich diese Methode nur bedingt außerhalb der Google Workspace-Plattform empfehlen. Theoretisch mag die Methode auch bei Empfängern mit anderen E-Mail-Clients funktionieren – in der Praxis erweist sie sich jedoch als nicht sehr zuverlässig. Mitunter funktioniert das eingebettete Formular einfach nicht.

Sofern ich also wichtige Umfragen durchführen muss, verzichte ich auf die Einbettung und füge einfach den Link zum Formular in die E-Mail ein.

Oder ich wähle gleich einen völlig anderen Ansatz, wie z. B. einen der nachfolgend beschriebenen.

Google-Formulare in E-Mails einbetten: Welche Alternativen gibt es?

Sie möchten lieber eine zuverlässige Alternative zu einem eingebetteten Google-Formular? Dann sind möglicherweise diese eher klassischen Verfahren zum Versenden von Formularen oder Umfragen per E-Mail interessant für Sie.

Variante 1: Verlinken Sie Ihr Formular über eine Schaltfläche

Die klassische Methode, eine Umfrage in einer E-Mail zu versenden, wäre ein Link zur Umfrage, der in Form einer auffälligen Schaltfläche eingefügt wird. Auf diese Weise wirken ihre E-Mails professionell und Ihr E-Mail-Design entspricht Ihrem gewohnten Branding.

Sie können entweder über einen Freigabelink direkt auf das Google-Formular verweisen oder Sie hosten das Formular auf Ihrer Webseite.

Variante 2: Nutzen Sie stattdessen ein E-Mail-Marketing-Tool

Falls Sie ein Formular in Werbe-E-Mails einbinden möchten, achten Sie zunächst darauf, ob Ihr E-Mail-Marketingprogramm über ein Inhaltselement für Umfragen oder Abstimmungen verfügt. Bei Mailchimp können Sie beispielsweise einfache Umfragen direkt in Ihre E-Mails einbetten.

Im Gegensatz zu Google Formulare sind diese Tools speziell für E-Mails konzipiert, wodurch sie eine zuverlässigere Alternative darstellen.

Abschließende Überlegungen

Sie sehen also, dass es eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, wie Sie Ihre Formulare an Ihre Empfänger herantragen können. Ob Sie nun wirklich Google-Formulare in E-Mails einbetten oder einen anderen Ansatz wählen, über Ihre E-Mails erreichen Sie mit Ihren Umfragen und Erhebungen ein breites Publikum und erhalten so die Antworten auf Fragen, die für Sie wichtig sind.