Bewährte Vorgehensweisen für Metadaten

Metadaten sind Datensätze, die Informationen über andere Daten enthalten und direkt in der Software festgehalten werden. Durch die Verwendung von Metadaten bleibt Ihre Medienbibliothek auf dem neuesten Stand und die Suche nach Ihren Assets wird erheblich beschleunigt.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Metadaten am besten in die Arbeitsabläufe Ihres Teams einbinden können, um Ihre Assets zu organisieren.

Kategorien und Schlagwörter

Metadaten beruhen auf einer Namensstruktur, die Taxonomie genannt wird, wobei im Rahmen dieser Taxonomie ein eigenes System von Kategorien und Schlagwörtern existiert. Die Ausgestaltung der Taxonomie ist für jedes Unternehmen unterschiedlich. Dennoch sollte sie bestimmten Konventionen folgen, die für Ihre Mitarbeiter nachvollziehbar sind und sich natürlich anfühlen. Taxonomie und Metadaten sind nicht identisch, sie ergänzen sich aber.

Kategorien

Kategorien bilden die oberste Ebene der Bezeichnungskonvention. Anders ausgedrückt: Sie sollten Ihren Dateien möglichst weit gefasste Kategorien zuweisen, um so viele relevante Bereiche wie möglich abzudecken. Nur Administratoren können in Canto neue Kategorien anlegen, wohingegen auch Contributors Dateien bestimmten Kategorien zuweisen können.

Bei der Erstellung von Kategorien sollten Sie folgende bewährte Vorgehensweisen für Metadaten berücksichtigen:

1) Ihre Kategorien sollten die fünf W’s abdecken: wer, was, wann, wo, warum. Dadurch werden Ihre Assets rundum gut beschrieben und erfasst.

2) Achten Sie auf grammatikalische Inkonsistenzen wie abweichende Zeitformen, einheitliche Verwendung von Substantiven nur im Singular bzw. im Plural, Verlaufsformen sowie natürlich die Rechtschreibung.

3) Sollten Sie Homonyme, als gleich lautende Wörter mit unterschiedlicher Bedeutung, als Schlüsselwörter verwenden, kann dies zu falschen Suchergebnissen führen. Das Wort ‘Bank’ beispielsweise hat mehrere Bedeutungen und kann Ihre Suche uneindeutig machen.

4) Verwenden Sie Akronyme und Abkürzungen einheitlich. Weisen Sie beispielsweise einem Asset die Kategorie ‘DAM’ zu, einem anderen ‘Digital Asset Management’, so könnte das zu Unklarheiten führen.

5) Wenn Sie Ihre Kategorien zu stark eingrenzen, können die Benutzer sie möglicherweise nur schlecht zuordnen oder nutzen. Anstatt ‘Lüneburger Heide, Niedersachsen’ wäre für Ihre Mitarbeiter möglicherweise eine weiter gefasste Kategorie wie ‘Niedersachsen’ oder ‘Norddeutschland’ sinnvoller.

6) Wenn Sie Ihre Kategorien zu weit fassen, kann eine Suche möglicherweise die meisten, wenn nicht sogar alle Assets in Ihrer Medienbibliothek einbeziehen. So ist der Begriff ‘Universität’ unter Umständen zu umfassend, wenn er auf alle Inhalte Ihres Medienbestandes zutrifft. Hier empfiehlt sich dann eine spezifischere wie etwa ‘Fakultät für Geisteswissenschaften’.

7) Verwenden Sie möglichst simple Bezeichnungen für Ihre Kategorien, die sich auf die notwendigsten Informationen beschränken; so schaffen Sie eine intuitive, möglicherweise sogar klare Suchstruktur. Die Benutzer erhalten so einen direkten und eindeutigen Bezugspunkt, der ihnen die Suche nach Inhalten erleichtert.

8) Neben den reinen Metadaten können Sie in Canto auch andere Angaben machen, um die der Datei zugehörigen Informationen zu ergänzen. Mit Feldern für objektive Eigenschaften wie Name, Datum, Größe und Beschreibung erleichtern Sie die Suche nach Assets deutlich.

Schlagwörter

Tags, oder auch Schlagwörter, stellen die untergeordnete Ebene der Bezeichnungskonvention dar. Jeder Administrator oder Redakteur in einem DAM-System kann Schlagwörter erstellen und sie Dateien zuweisen.

Sie können sich Tags eine Art Unterstützung für Kategorien vorstellen: Mit ihrer Hilfe lässt sich ein Asset genauer beschreiben, als es mit den sehr breit gefassten Kategoriebezeichnungen möglich wäre, weshalb es sich empfiehlt, beide Arten der Kennzeichnung in Kombination zu verwenden. Schlagwörter verleihen einem Asset mehr Präzision und Aussagekraft als die Kategorien, die der allgemeinen Definition dienen.

Canto besitzt außerdem eine Funktion namens ‘Smart Tags’. Mithilfe der AWS Rekognition-Technologie werden automatisch passende Schlagwörter auf Basis der in einem Bild erkannten Objekte vergeben. Die ‘Wahrscheinlichkeit’ für Smart Tags, d. h. die Genauigkeit der Erkennung, lässt sich in Cantos Einstellungen festlegen.

Sie können Ihr gewünschtes Schlagwort manuell eingeben und es wird vom System entsprechend angelegt. Sollten Sie die vorgeschlagenen Schlagwörter nicht übernehmen wollen, drücken Sie einfach die ESC-Taste.

Sie können in Canto auch mehrere Kategorien und Schlagwörter zu einer einzelnen oder einer Vielzahl von Dateien hinzufügen.

Einige Beispiele:

Art des Schlagworts: Standort
Schlagworte: Namen von Wahrzeichen (‘Lüneburger Heide’, ‘Dom’), Namen von Gebäuden (‘Reichstag’, ‘Staatsoper’), Namen von Ökosystemen (‘Regenwald’, ‘Arktis’)

Art des Schlagworts: Vorlage
Schlagworte: Namen von noch auszufüllenden Dokumenten (‘Arbeitsvertrag’, ‘Geheimhaltungsvereinbarung’), Adobe CC Designs (‘Infografik’, ‘Flyer’, ‘Poster’)

Art des Schlagworts: Thema
Schlagworte: Reiseziele (‘Peking’, ‘Schweiz’), saisonale Begriffe (‘Sommer’, ‘Weihnachten’), Begriffe aus dem Bereich Lifestyle (‘gesund’, ‘grün’, ‘Surfkultur’)

Benutzerdefinierte Felder

Unternehmen, die ihrer Bilddatenbank eine besondere und persönliche Note verleihen möchten, können mithilfe benutzerdefinierter Felder auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Zusatzinformationen erfassen. Je nach Branche gelten dabei unterschiedliche Bezeichnungskonventionen, und Sie können diese Feldtypen individuell anpassen:

• Text: freies Eingabefeld für Text
• Zahl: freies Eingabefeld für Zahlen
• Datum: Datumsangabe (aus einem Kalender wählbar)
• URL: gültige Webseiten-Adresse

Benutzerdefinierte Felder lassen sich im Backend anlegen und sind nur über die erweiterte Suche durchsuchbar.

Struktur aus Ordnern und Alben

Ergänzend zur Verwaltung von Metadaten können Sie mit einer übersichtlichen Struktur aus Ordnern und Alben den Suchvorgang noch weiter vereinfachen. Durch die Einführung einer übergeordneten Ordner-Alben-Strategie lassen Sie die veralteten und ineinander verschachtelten Ordner früherer Datenbankgenerationen hinter sich. Diese wurden alle auf einem lokalen Server gespeichert, wobei man sich mit mehreren Klicks tief in die verschachtelten Ordner vorarbeiten musste, um das Gesuchte zu finden.

Mit einer gut durchdachten Strategie für Ordner und Alben können Sie jedoch eine gigantische Ordnerstruktur vermeiden. Welche Vorgehensweisen empfehlen sich für den Aufbau einer Ordner-Album-Struktur?

1) Gruppieren Sie Ihre Ordner sinnvoll und systematisch. Nach Kategorien (z. B. Lebensmittel, Sport, Abteilung), nach Datum (Quartal, Jahr, Monat), nach dem Stand der Fertigstellung (Entwurf, Endfassung, Archiv) – alles das sind nützliche Methoden, um große Datenmengen in kleinere, besser sortierbare Einheiten zu unterteilen.

2) Ordner und Alben folgen einer Hierarchie. Ordner können sowohl Alben als auch andere Ordner enthalten. Alben können nur Dateien enthalten. Es ist wichtig zu wissen, dass ein Ordner keine Dateien enthalten kann; er muss ein Album enthalten, das wiederum die Dateien enthält.

3) Ordner sollten möglichst kompakt gehalten werden, indem die Anzahl der darin enthaltenen Alben beschränkt wird. Wenn ein Ordner nicht mehr als 20 oder 30 Alben enthält, bleibt er übersichtlich.

4) Bei Ordnern, die mehr als 20 bis 30 Alben enthalten, empfiehlt sich die Verwendung von Kategorien. Bei dieser Menge an Assets tragen diese gemeinsam mit weiteren Suchparametern und Filtern dazu bei, die Trefferliste bei einer Suche einzugrenzen.

5) Verwenden Sie für Ihre Ordner und Alben nicht dieselben Bezeichnungen, wie für Ihre Kategorien. Durch eine Verdoppelung der gleichen Nomenklatur erreichen Sie keine Konsistenz. Im Gegenteil, Ihre Suchergebnisse werden möglicherweise dadurch überfrachtet.

Mithilfe von Metadaten und unter Nutzung der verschiedenen Metadatentypen können Sie die Art und Weise verbessern, wie Sie Ihre Inhalte ordnen und gleichzeitig Ihre Medienbibliothek entlasten. Falls es Sie interessiert, wie Metadaten Ihren Mitarbeitern bei der Bewältigung ihrer Aufgaben helfen können, buchen Sie noch heute eine unverbindliche Demo für Canto.