Metadaten – Die wichtigsten Prinzipien eines wertvollen Instruments

   

Metadaten bieten Vorteile, sowohl direkte als auch indirekte. Unter anderem unterstützen sie Unternehmen, indem sie die Verwendung von Schlagwörtern ermöglichen. Erfahren Sie mehr darüber, was Metadaten leisten können, und finden Sie heraus, wie auch Ihr Unternehmen von ihrer Verwendung profitieren kann.

Was sind Metadaten?

Metadaten enthalten spezifische Informationen über Daten, insbesondere Dateien, Fotos oder Videos. Sie ermöglichen die Klassifizierung von Assets anhand von Attributen wie beispielsweise Datum, Dateigröße und Speicherort. Metadaten fügen den Dateien Deskriptoren hinzu – Informationen, die detailliert beschreiben, was die Datei enthält. Durch kreative Verwendung von Metadaten ist es Ihnen möglich, Ihr Unternehmen nachhaltig umzugestalten.

Einige besondere Eigenschaften von Metadaten

Metadaten lassen sich in mehrere Kategorien aufteilen. Die wichtigsten sind deskriptive, strukturelle und administrative Metadaten. Man unterscheidet sie danach, zu welchem Zweck sie jeweils verwendet werden. So umfassen deskriptive Metadaten vor allem Elemente, die der Identifizierung und Bestimmung der Daten dienen – dies können Titel, Inhaltsbeschreibung, Autor und Schlagworte sein.

Strukturelle Metadaten finden sich vornehmlich bei digitalen Materialien und beschreiben die fraglichen Daten kontextabhängig, also in welcher Beziehung sie zu einem Datengefüge oder zu anderen Daten stehen. Dies könnte beispielsweise eine Kapitel- oder Seitennummerierung oder Version sein. Administrative Metadaten dienen der Verwaltung von Daten oder Dateien und umfassen häufig das Erstellungsdatum, den Dateityp und die Zugriffsrechte.

Eine Mitarbeiterin entnimmt eine Akte aus der Schublade eines gut sortierten Aktenschranks.
Metadaten ermöglichen die präzise Organisation von Daten, Dateien und Assets.

Eine weitere Eigenschaft von Metadaten betrifft ihre Speicherung. Beim externen Ansatz werden die Metadaten separat von den Daten abgespeichert, in Referenzdokumenten oder Datenbanken (sogenannte Data Dictionaries oder Metadata Repositories). Intern gespeicherte Metadaten werden stets mit den jeweils beschriebenen Daten zusammen abgespeichert.

Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile: Extern gespeicherte Metadaten können verloren gehen, wenn die Daten ohne die externe Aufzeichnung verschoben werden. Bei der internen Metadatenspeicherung hingegen bedeutet jede Änderung an einem Metadateneintrag – z.B. das Datum des letzten Zugriffs – auch eine Änderung des gesamten Assets. Dies sehen vor allem Urheber von Inhalten kritisch, da bei einem unzureichenden Metadaten-Management nicht sofort klar ist, ob auch die Inhalte selbst geändert wurden – das könnte nämlich einen möglichen Verstoß gegen das Urheberrecht bedeuten.

Metadaten verhindern den Missbrauch urheberrechtlich geschützter Assets

Eine spezielle Einsatzmöglichkeit für Metadaten ist ihre Verwendung als Ausfallsicherung, um Missgeschicke bezüglich der Urheberrechte von Assets zu vermeiden. Dadurch können Administratoren laufende Projekte zum Abschluß bringen und müssen nicht erst aufwändig überprüfen, ob die Mitarbeiter die lizenzierten Materialien auch korrekt verwendet haben. Diese Schutzvorkehrungen bilden dabei sozusagen die letzte Instanz zur Abwehr möglicher Urheberrechtsklagen. Gleichzeitig sind sie von zentraler Bedeutung für das Digital Rights Management, die Rechteverwaltung digitaler Assets.

Metadaten ermöglichen es Administratoren, nach aktuelleren Bildern zu suchen und diese mit Wasserzeichen zu versehen, wodurch viel Zeit gespart wird und wertvolle Assets geschützt werden. Verwenden Sie wichtige Suchbegriffe, um nicht geschützte Dateien schnell ausfindig zu machen und zu bestimmen, auf welche Weise Sie sie am besten schützen können.

Eine junge Frau sitzt in einem hellen Büro an ihrem Schreibtisch, sie telefoniert, während sie auf ihren Laptop schaut und hält dabei einen Stapel Papiere in der Hand.
Schützen Sie Ihre wertvollen Assets und verhindern Sie Urheberrechtsverletzungen.

Metadaten verbessern unternehmensweit den Wissensstand über Assets

Wenn Sie Assets erstellen, dann geschieht dies mit dem Ziel, sie mit anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens zu teilen und ihren Wert zu kommunizieren. Lädt beispielsweise jemand ein Bild herunter und fügt es dann einer Bilddatenbank hinzu, dann wird es eine Begründung geben, weshalb dieses Bild für ein Projekt wichtig ist. Ohne Metadaten haben diese Beweggründe möglicherweise keine Bedeutung für alle sonstigen Personen, die das Bild betrachten.

Durch die Klassifizierung von Assets erreicht ein Unternehmen, dass innerhalb eines gesamten Teams die Daten sofort und differenziert verstanden werden. Das kommt auch Administratoren zugute, die sich nicht länger fragen müssen, woher bestimmte Assets stammen, von wem sie bereitgestellt wurden oder wann sie gespeichert wurden.

Zwei Mitarbeiterinnen in einem Büro arbeiten konzentriert an etwas, das auf dem Computerbildschirm vor ihnen angezeigt wird.
Durch eine bessere Klassifizierung lässt sich die Konnektivität zwischen den Teammitgliedern verbessern.

Ein effizientes, vernetztes Team dank Metadatenorganisation

Administratoren stehen vor der Herausforderung, Systeme zu entwickeln, mit denen sie die Assets, die innerhalb eines Unternehmens generiert werden, katalogisieren und für einen schnellen Abruf bereit halten können. Es ist nicht auszuschließen, dass sie zum Protokollieren der Dateien nur einen Teil der verfügbaren Metadaten verwenden, wie z.B. Titel oder Datum. Lassen Sie die veralteten Archivierungsverfahren hinter sich und minimieren Sie für Ihre Mitarbeiter die Zeit, die sie mit der Suche nach wertvollen Assets verbringen.

Unternehmen schaffen sich durchsuchbare Strukturen, indem sie Elemente in unternehmenseigene Systeme übertragen, die über erweiterte Metadatenfunktionen verfügen, wie beispielsweise eine Digital Asset Management-Software. Damit werden aus gespeicherten Assets komplexe Ressourcen, die von Teams verwendet, recherchiert und durchsucht werden können. Wenn Mitarbeiter einer Kampagne nach detailliert protokollierten Daten suchen, finden sie diese schneller und können mehr Zeit darauf verwenden, tolle Projekte zu entwickeln.

Angesichts der Vielzahl variabler Komponenten innerhalb jeder Kampagne bietet das Metadaten-Management die Voraussetzung dafür, dass über die digitale Suche leichter auf Assets zugegriffen werden kann und dass die Überprüfung der Urheberrechtslizenzen schneller erfolgt. Mit diesen leistungsfähigen Instrumenten lassen sich Projekte termingerecht realisieren, während die Teammitglieder aufgabenorientiert arbeiten.