Noch immer kommt in vielen Privathaushalten und Unternehmen ein gemeinsam genutztes Laufwerk, ein so genanntes Shared Drive, zum Einsatz. Zwar bieten diese Laufwerke gewisse Vorteile, doch haben sie auch ihre Tücken. Wann empfiehlt sich der Einsatz eines solchen Laufwerks? Gibt es Lösungen für die aktuellen Probleme mit Shared Drives? Die nachfolgende Übersicht gibt Aufschluss.

Was versteht man unter einem Shared (Network) Drive?

Über ein Shared Drive oder Netzwerklaufwerk können Benutzer Dateien schnell über mehrere Computer hinweg gemeinsam nutzen. Das gemeinsam genutzte Netzwerk wird meist in einem lokalen Netzwerk (Local Access Network, LAN) betrieben. Ein Netzwerklaufwerk ermöglicht allen Benutzern im Netzwerk den Zugriff auf die darauf gespeicherten Dateien und gestattet den Austausch von Dateien untereinander.

Betrachten wir nun drei potenzielle Probleme bei der Verwendung eines Shared Drive sowie einer möglichen Lösung:

1. Shared Drives haben mangelhafte Sicherheit

Der überwiegende Teil der Sicherheitsmaßnahmen eines Shared Drive wird durch administrative Hilfsmittel und Funktionen gewährleistet. So erhalten beispielsweise Benutzer keinen Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner im LAN. Das dient dem Schutz vertraulicher Daten, die nur bestimmten Anwendern zugänglich sind. Diese Maßnahmen decken mögliche Sicherheitsfragen nur in begrenztem Umfang ab, was ein ernstes Problem darstellt.

Abbildung eines digitalen Vorhängeschlosses.
Bei einem Shared Drive sind Sicherheitsprobleme keine Seltenheit.

Die Sicherheitsprobleme sind gravierend. Es gibt zahlreiche Szenarien, in denen vertrauliche Daten offengelegt werden könnten. Dies kann infolge menschlichen Versagens geschehen oder durch vorsätzliches Eindringen von außen erfolgen. Zudem besteht ein hohes Gefährdungspotenzial durch Computerviren, mit denen sich die Benutzer infizieren können. Wenn Sie die Vernetzung von Benutzern und eine Umgebung für sicheres Filesharing gewährleisten möchten, aber der Sicherheitsaspekt für Sie von Bedeutung ist, finden Sie weiter unten einen Lösungsvorschlag.

2. Eingeschränkte Suchfunktionen

Zu den wichtigsten Elementen, mit denen sich die Suchfunktionalität sinnvoll erweitern lässt, zählen Metadaten. Leider können Benutzer ihre Dateien in Shared Drives nicht mit Metadaten verschlagworten. Das stellt insbesondere für Unternehmen ein ernstes Problem dar, die ihre Dateien in einem Netzwerk schnell wiederfinden müssen. Gemeinsam genutzte Dateien lassen sich ohne Metadaten nur sehr schwer für ein schnelles Auffinden organisieren.

Ein Raum, dessen Wände mit Fragezeichen bedeckt sind.
Es treten auch häufig Probleme mit der Suchfunktionalität auf.

Für Unternehmen mit tausenden Benutzern, die in ihrem LAN Millionen von Dateien teilen und austauschen, ergeben sich dadurch viele potenzielle Probleme. Braucht ein Team für die Erstellung einer Kampagne Dateien mit Markenlogos, wäre die Suche danach auf dem Shared Drive ein mühsames Unterfangen. Ohne Metadaten, die den Anwendern die Suche mithilfe bestimmter Schlüsselwörter erleichtern, müssten die Mitarbeiter zu viele Dateien durchforsten, als dass sie die Kampagne in einem vernünftigen Zeitrahmen abschließen könnten.

3. Doppelte Dokumente und andere Dateiduplikate

Eine falsch abgelegte Dokumentdatei ist in einem gemeinsam genutzten Laufwerk ein häufig auftretendes Problem. Wesentlich schwieriger ist die Handhabung von doppelten Dokumenten. Dubletten von Dokumenten stellen für Unternehmen ein erhebliches Problem dar, weil sie die Geschäftstätigkeit auf vielerlei Weise gefährden können.

Verwendet z.B. ein Mitarbeiter das seiner Meinung nach aktuellste Dokument für ein Projekt, obwohl es sich dabei um ein Duplikat handelt, in dem wesentliche Teile fehlen, kommt das einer Katastrophe gleich.

Ein Foto von vielen gelben Taxis aus der Vogelperspektive.
Duplikate von Dokumenten stellen für Unternehmen ein großes Problem dar.

Ein weiteres mögliches Problem in diesem Zusammenhang sind potenzielle Urheberrechtsfragen. Können Beteiligte aufgrund von bestimmten Dokumentduplikaten nicht das aktuellste urheberrechtlich geschützte Dokument verwenden, ist der Schutz nicht gewährleistet. Mehr noch, es besteht ein ernstzunehmendes Risiko eines Missbrauchs. Und nicht zuletzt ist das Löschen von Duplikaten ein zeitaufwändiger Vorgang, der auf Kosten der Benutzer geht.

Die beste Alternative zu einem Shared Drive

Gemeinsam genutzte Laufwerke bieten gewisse Vorteile. Doch finden sich diese auch bei anderen Systemen, die nicht den gleichen Einschränkungen unterliegen. Lassen Sie Shared Drives hinter sich. Nutzen Sie stattdessen ein Digital Asset Management (DAM)-System, um die oben genannten Probleme in den Griff zu bekommen. Mit einer DAM-Software können Ihre Mitarbeiter ihre Dateien sicher an einem zentralen Ort speichern und gemeinsam nutzen. Sie verhindert Dubletten, unterstützt die Verwendung von Metadaten und verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion.

Kennt auch Ihr Unternehmen die genannten Schwierigkeiten mit Shared Drives kennt, die eine reibungslose Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Dateien erschweren? Dann empfiehlt sich ein Upgrade auf eine Software, die in der Lage ist, den vollständigen Vorgang zu übernehmen.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.