Was ist Dropbox?

Dropbox ist das meistgenutzte Cloud-Speichersystem auf dem Markt, und es arbeitet ständig an der Weiterentwicklung seiner Funktionen, um diese Position auch weiterhin zu halten. Mit Dropbox können Benutzer Dateien wie Bilder und Videos von ihren Computern auf eine Datenbank in der ‘Cloud’ übertragen. Dropbox hilft den Benutzern dabei, Speicherplatz zu sparen und Dateien schnell zu teilen.

Bevor Sie sich dazu entschließen, Dropbox zu Ihrem primären Dateiablagesystem zu machen, empfiehlt es sich, diese fünf interessanten Vor- und Nachteile durchzulesen.

Vorteil: Automatische Datensicherung und -wiederherstellung.

Wenn Benutzer Dateien direkt in der Cloud speichern, stellen sie sich gewöhnlich die Frage: “Was, wenn ich sie versehentlich verliere oder lösche?” Sobald ein Dokument in der Dropbox gespeichert ist, wird ein Backup erstellt. Damit können Sie nicht nur Ihr Gewissen beruhigen, sondern Sie sparen zudem noch potenziellen Festplattenspeicher, denn die meisten Benutzer sehen keine Notwendigkeit mehr für eine Sicherungskopie der Datei auf ihrer eigenen Festplatte.

Ein weiter möglicher Anlass zur Sorge betrifft den Wiederherstellungsprozess für die verlorene oder gelöschte Datei. Auch hier können Sie sich darauf verlassen, dass Dropbox das Verfahren sehr einfach gestaltet. Es erfordert keinerlei technisches Know-how oder Echtzeit-Support. Alle Benutzer sind in der Lage, ihre Dateien selbstständig und ohne Hilfe wiederherzustellen. Damit reduziert sich auch der IT-Aufwand für Unternehmen.

Ein Screenshot der Benutzeroberfläche von Dropbox.
Die Funktionen von Dropbox zur automatischen Datensicherung sind für Unternehmen sehr wichtig.

Vorteil: Verbesserte Software-Integrationsmöglichkeiten

Dropbox zeichnet sich unter den Anbietern von Cloud-Speicherlösungen dadurch aus, dass es sich mit anderen Systemen integriert. Nicht nur, dass es über sehr vielfältige Integrationsmöglichkeiten verfügt, es bestehen auch Partnerschaften mit einigen der gängigsten Unternehmen. So integriert sich Dropbox u. a. in Microsoft und Slack. Es lässt sich sogar mit umfangreicheren Cloud-Speichersystemen wie einem Digital Asset Management synchronisieren.

Die Vorteile der verschiedenen Integrationen von Dropbox liegen in der Gewissheit, dass die von Ihrem Unternehmen bereits verwendete Software durch den Einsatz von Dropbox noch weiter verbessert wird. Ob es sich nun um Software der IT-Abteilung oder um Instrumente des Marketingteams handelt, Dropbox verfügt höchstwahrscheinlich über eine Integration damit. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Projekte schnell und effizient abgeschlossen werden.

Ein Screenshot des Bereichs der 'zuletzt verwendeten Dateien' auf der Dropbox.
Erwägen Sie die von Dropbox angebotenen Integrationen und wie sich diese auf Ihre Effizienz auswirken.

Vorteil: Funktionen für Offline-Arbeiten

Der Einsatz von Cloud-Speichern erfreut sich großer Beliebtheit und dieser Trend scheint vorläufig anzuhalten. Tatsächlich birgt die Verwendung von Dropbox als Dateiablage das Risiko von Zugriffsproblemen. Unternehmen verstehen, dass es bei einem Zugriff auf die Dropbox Ausfallzeiten gibt. Entscheidend ist, dass man während dieser Zeit weiterarbeiten und Dateien bearbeiten kann. Dropbox gewährleistet dies durch die Möglichkeit des Offline-Arbeitens. Die Benutzer können Dateien auch ohne Internetzugang weiter bearbeiten, und die vorgenommenen Änderungen werden automatisch übernommen, sobald der Zugriff wieder hergestellt ist.

Nachteil: Fehlende Sicherheit auf höchstem Niveau

Der Mangel an Sicherheit sollte sowohl Einzelanwendern als auch Unternehmen zu denken geben. Gerade für ein Unternehmen sind die berüchtigten Hacking-Angriffe auf Dropbox ein zentrales Anliegen. Die Art von Inhalten, die Unternehmen in der Cloud speichern, ist in der Regel auch die, die am wahrscheinlichsten anvisiert und ausgebeutet wird. Außerdem wird nicht jeder Benutzer in einem Unternehmen alle erforderlichen Schritte unternehmen, um sein Dropbox-Konto ordnungsgemäß zu schützen. Ob es sich nun um unsichere Passwörter oder die falsche Verwendung der Dateiablage handelt – es genügt ein einziger Fehler eines Teammitglieds und schon werden wertvolle Daten offengelegt.

Ein Screenshot der Benutzeroberfläche des Dropbox-Systems.
Seien Sie sich der Mängel hinsichtlich der Sicherheit von Dropbox bewusst.

Das wahrscheinlichste Problem hinsichtlich der Sicherheit ist die Möglichkeit, dass ein Seiten-Administrator vertrauliche Dateien einsieht. Dropbox macht bei der Sicherheit weiterhin Fortschritte, aber bis sie eine umfassendere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten, werden die Leute hinsichtlich der Weitergabe oder Speicherung von vertraulichen Daten in der Dropbox-Cloud eher skeptisch eingestellt bleiben. Einige Unternehmen haben aus Sicherheitsgründen ihre Verbindungen zu Dropbox gekündigt. Wenn das Programm nicht Ihren Erwartungen entspricht, empfiehlt es sich, über einige Dropbox-Alternativen nachzudenken.

Deckblatt eines E-Books, es zeigt ein Paar Hände, die ein ausgedrucktes Foto zum Vergleich mit weiteren Fotos auf einem Bildschirm im Hintergrund hochhalten.

Nachteil: Schwierigkeiten bei der Dateisuche über die Suchfunktion

Benutzer mit großen Dateibeständen in der Cloud von Dropbox haben aufgrund der unzureichenden Suchfunktionalität Probleme beim Finden von Dateien. Dropbox mangelt es an allen grundlegenden Suchwerkzeugen, die für das Auffinden bestimmter Dateien erforderlich sind, und die Entwicklung in diesem Bereich verlief extrem schleppend.

Leider kann Dropbox nicht mit der aktuellsten Technologie für die Suche aufwarten. Am meisten enttäuscht die Tatsache, dass es keinerlei Suchfunktionen für Metadaten gibt. Metadaten sind Informationen über eine Datei, wie z.B. das Erstellungsdatum. Ein Cloud-Speichersystem ist darauf angewiesen, große Mengen an Daten und Dateien zu speichern. Ohne elementar notwendige Suchfunktionen kann Dropbox den Benutzern keine Möglichkeit bieten, die hochgeladenen Dateien zu durchsuchen.

Ein Screenshot des Menüs 'Datei' in Dropbox.
Dateien in Dropbox wiederzufinden, stellt Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen.

Wahrscheinlich wird Ihr Unternehmen irgendwann über den Einsatz eines Cloud-Speichersystems entscheiden müssen. Wegen seiner einfachen Handhabung und großen Beliebtheit sollte Dropbox als eine Möglichkeit in Betracht gezogen werden. Vergewissern Sie sich, dass die Software Ihren Anforderungen entspricht, bevor Sie sie einführen.

Möglicherweise stellen die Schwachstellen von Dropbox für Sie ein nicht zu tolerierendes Hindernis dar. In diesem Fall sollten Sie das Digital Asset Management von Canto als Alternative in Betracht ziehen.

Casey Schmidt – Content Manager and Industry Expert | Canto

Casey Schmidt ist Content Manager bei Canto und interessiert sich dafür, komplexe Themen zu erfassen und für unsere Leser leicht verständlich zu machen.