Die heutige Arbeitswelt befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Arbeitgeber müssen sich weiterhin mit den Belastungen durch die COVID-19-Pandemie auseinandersetzen, weshalb sich zahlreiche Unternehmen nach Alternativen zum traditionellen Präsenzbüro umsehen.

Eine aktuelle Umfrage von CNBC unter US-Führungskräften ergab, dass 45 Prozent der Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben. Da die Arbeitnehmer in einem angespannten Arbeitsmarkt weiterhin mehr Flexibilität anstreben, sind Unternehmen in der Verantwortung, ihr digitales Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass hybride Arbeitsmodelle umgesetzt werden können.

Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell?

Unter einem hybriden Arbeitsplatz versteht man ein speziell konzipiertes Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter am Standort im Büro arbeiten und gleichzeitig andere Mitarbeiter sich virtuell mit ihren Teams abstimmen. Diese flexible Lösung kann viele unterschiedliche Formen annehmen.

So könnten in manchen Fällen bestimmte Mitarbeiter ausschließlich remote arbeiten, wohingegen andere jeden Tag im Büro anwesend sein müssen. In den vergangenen Jahren haben sich jedoch flexible, hybride Arbeitsumgebungen durchgesetzt, in denen die Mitarbeiter abwechselnd im Büro und virtuell arbeiten.

Dieses neue Konzept der Arbeitsplatzorganisation verträgt sich nur bedingt mit klassischen Büroanwendungen, die lokale Infrastrukturen und standortbasierten Netzwerkzugang voraussetzen. Bisher konnten Unternehmen die Remote-Arbeit mithilfe eines VPNs bewältigen.

Ein VPN ermöglicht es Mitarbeitern, sich von außerhalb des Unternehmens mit ihren Computersystemen zu verbinden. Allerdings lässt sich diese Lösung aufgrund von Fragen hinsichtlich der Bandbreite, der Latenzzeiten und der Sicherheit nicht kosteneffizient skalieren.

Neugestaltung des Arbeitsumfelds für eine bessere hybride Arbeitsplatzkultur

Abgesehen von den finanziellen Aspekten bieten diese Modelle auch sonst eher kein positives Erlebnis für die Mitarbeiter.

Kollegen in der Remote-Arbeit haben den zusätzlichen Aufwand, sich mit Systemen zu müssen, die eigentlich nicht für einen dezentralen Zugriff konzipiert wurden. Mitarbeiter vor Ort müssen hingegen sicherstellen, dass ihre Kollegen in der virtuellen Arbeitsumgebung stets auf dem Laufenden sind, was aktuelle Änderungen und Entwicklungen betrifft.

Dadurch wird eine effektive Zusammenarbeit erschwert, was sich negativ auf Produktivität und Innovation auswirkt.

Zwei Fotos in der DAM Medienbibliothek, die jeweils mit Status 'genehmigt' bzw. 'abgelaufen' gekennzeichnet sind.

Wenn sich Unternehmen für ein hybrides Arbeitsplatzmodell entscheiden, müssen sie sich über die Auswirkungen dieser Umstellung auf die Mitarbeiter Gedanken machen. Immerhin sollen hybride Arbeitsmodelle den Arbeitnehmern das Leben erleichtern und ihnen die Flexibilität bieten, von überall aus zu arbeiten.

Sofern die vorhandene technische Infrastruktur dieses Konzept nicht unterstützen kann, dürfte es schwierig werden, den Beschäftigten eine entsprechende Arbeitsumgebung zu bieten, die den Anforderungen und Möglichkeiten eines hybriden Arbeitsplatzes gerecht wird.

Ein Ansatz für Technologie mit Fokus auf Digitalisierung

Es gibt bei der Schaffung von hybriden Arbeitsplätzen ein wesentliches Element – nämlich den Einsatz von Technologien, die der digitalen Transformation Priorität einräumen; das Stichwort lautet ‘digital first’ oder auch digitale Transformation.

Die digitale Transformation ist mehr als nur ein Modewort, das sich gut in einer Pressemitteilung macht. Vielmehr ist es eine unternehmerische Denkweise, bei der Effizienz und Optimierung im Vordergrund stehen, um so bessere Resultate zu erzielen. Viele Unternehmen neigen dazu, sich nur auf die Technologien zu konzentrieren, die sie für die Digitalisierung benötigen, doch leider verfehlt dies das Ziel.

Das Hauptaugenmerk des digitalen Wandels muss immer auf den Möglichkeiten liegen, die diese Technologie den Menschen eröffnet. Ein digitaler Ansatz für einen hybriden Arbeitsplatz bedeutet, dass die Barrieren zwischen den Mitarbeitern beseitigt werden müssen, damit Ideen und Kreativität im Unternehmen besser zur Geltung kommen.

Jeder Augenblick, den eine Person damit zubringt, sich über Abläufe oder Softwareprogramme den Kopf zu zerbrechen, ist verlorene Zeit, die stattdessen in die Zusammenarbeit mit den Kollegen fließen könnte, um so innovative Ergebnisse zu erzielen, die den Unternehmenszielen dienen.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie ein digitaler Ansatz zur Verbesserung eines hybriden Arbeitsplatzes beitragen kann.

1. Mehr Engagement

Nicht immer unternehmen Firmen genug, um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter am Hybridarbeitsplatz auch wirklich eingebunden sind. Das trifft vor allem auf Beschäftigte zu, die Vollzeit virtuell arbeiten und möglicherweise nicht einmal im gleichen Ort, Bundesland oder sogar Land leben wie die Kollegen vor Ort.

Wenn ihre primäre Interaktion mit dem Unternehmen über umständliche Softwaresysteme erfolgt, sind sie eher geneigt, solche Interaktionen nach Möglichkeit zu vermeiden. Dies führt langfristig zu einer Entfremdung, die bei den virtuellen Arbeitnehmern ein Gefühl der unzureichenden Einbindung ins Team hervorrufen kann.

Mitarbeiter bei der Hybrid- und Remote-Arbeit besprechen das Bild einer Kathedrale über Kommentare innerhalb der DAM-Plattform.

Durch die Schaffung eines technologischen Umfelds mit digitalem Schwerpunkt können Unternehmen dafür sorgen, dass Hemmnisse beseitigt werden, die dem Engagement häufig entgegenstehen. Können alle Beteiligten mühelos auf erforderliche Ressourcen zugreifen und effektiv kommunizieren, fühlen sie sich eher als Teil des Teams, unabhängig von ihrem tatsächlichen Aufenthaltsort.

Kreative Arbeitsgruppen sind in allen Bereichen auf erfahrene Experten angewiesen, um effektiv arbeiten zu können. Daher ist die Implementierung von Digital First-Strategien für ihre Arbeit unerlässlich.

2. Gesteigerte Produktivität

Den Einsatz falscher technologischer Hilfsmittel kann man weder als unbedeutende Lappalie bezeichnen noch als unbedeutenden Umstand abtun. Vielmehr beeinträchtigt es die Produktivität und erschwert den Beschäftigten ihre Arbeit.

In vielen Unternehmen hat sich gezeigt, dass die für die Unterstützung am physischen Arbeitsplatz eingesetzte Technologie weitgehend auf manuelle Abläufen und Ad-hoc-Lösungen fußt, die schon seit Jahren von den Beschäftigten praktiziert werden. Versucht man, remote Arbeitskräfte in einen hybriden Arbeitsplatz einzubinden, treten diese Ineffizienzen schnell zutage und es wird ersichtlich, wo Produktivitätssteigerungen erzielt werden können.

Die Implementierung von Digital First-Technologien kann die überholten Systeme und Prozesse schnell ablösen, so dass Mitarbeiter sich wieder auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können, anstatt lästige Aufgaben zu erledigen, die sich problemlos automatisieren ließen.

So ergab eine kürzlich durchgeführte Studie, dass ein Drittel aller Marketing-Mitarbeiter jedes Jahr etwa drei Wochen damit verbringen, in ihren veralteten Redaktionssystemen nach digitalen Dateien zu suchen. Durch den Wechsel zu Digital First-Lösungen, die das Content Management optimieren, wären erhebliche Produktivitätssteigerungen möglich.

In der Digital Asset Management-Medienbibliothek werden Fotos von Sofia in Bulgarien als Suchergebnisse angezeigt.

3. Bessere Zusammenarbeit

Wenn komplizierte Arbeitsabläufe und überholte Technik die Zusammenarbeit zwischen Remote-Mitarbeitern und ihren Kollegen behindern, wird effektive hybride Teamarbeit nahezu unmöglich.

Eine ineffiziente Kommunikation führt dazu, dass die Mitarbeiter eher isoliert als in einem Team arbeiten. Fehlende Interaktion kann schnell zu Unklarheiten bezüglich der Ziele und schlimmstenfalls zu einem Vertrauensverlust und zum Verlust der Verantwortlichkeit führen. Diese Problematik verschärft sich für Remote-Mitarbeiter, die oftmals keine Gelegenheit haben, mit ihren Kollegen jenseits der Unternehmenssoftware zu interagieren.

Mithilfe einer Strategie, die auf digitale Technologien ausgerichtet ist und Kollaboration in den Mittelpunkt stellt, lassen sich viele der Hindernisse beseitigen, die den Austausch von Ideen zwischen Teammitgliedern und die Zusammenarbeit erschweren. Anstatt mehrere Plattformen und Prozesse gleichzeitig unter einen Hut bringen zu müssen, um eine Aufgabe zu erledigen, können sich Mitarbeiter schnell und einfach untereinander austauschen, um innovative Projekte zum Abschluss zu bringen.

Indem die Beteiligten über eine einzige, jederzeit zugängliche Plattform nach Inhalten suchen, diese bearbeiten und gemeinsam nutzen können, wird das Risiko von Versionskonflikten deutlich verringert und alle bleiben über die neuesten Entwicklungen eines Projekts auf dem Laufenden.

Die Digital Asset Management-Anwendung zeigt den Versionsverlauf nach Aktualisierung des Deckblatts an.

Ein Schritt in Richtung digitales Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen – mit dem DAM von Canto

Angesichts der zunehmenden Bedeutung hybrider Arbeitsplätze sind Unternehmen gefordert, digitale Lösungen zur Unterstützung ihrer kreativen Teams zu implementieren. Ein erster Schritt dazu sind Digital Asset Management (DAM)-Plattformen, die eine einheitliche Bezugsquelle für digitale Inhalte schaffen.

Insbesondere für Marketing- und Kreativteams, die sowohl intern als auch extern auf Assets zugreifen und diese gemeinsam nutzen müssen, ist ein optimiertes, intuitives System, das eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht, eine wesentliche Voraussetzung, um in unserer schnelllebigen digitalen Welt erfolgreich arbeiten zu können. Cantos innovative DAM-Software unterstützt Unternehmen dabei, digitale Inhalte über eine einzige, übersichtliche Lösung zu erfassen, zu verwalten und über mehrere Kanäle hinweg bereitzustellen.

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